Política de reembolso de gastos =============================== Política de reembolso de gastos [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] Adoptada por la Junta Directiva el [FECHA] 1. Propósito Esta política explica cómo [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] reembolsa a empleados y voluntarios los gastos razonables que pagan mientras hacen el trabajo de la organización. Busca cumplir los requisitos de un plan con rendición de cuentas (accountable plan) como lo describe el IRS. 2. A quiénes cubre esta política Esta política cubre a los empleados, miembros de la junta directiva y voluntarios de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] que pagan gastos aprobados en su nombre. 3. Lo que reembolsamos Reembolsamos gastos que: - tienen una cantidad razonable, - se pagaron mientras se hacía trabajo para [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], y - se aprobaron por adelantado cuando lo exige la sección 5. Algunos ejemplos son los materiales comprados para los programas, el correo postal, los viajes aprobados, la inscripción en capacitaciones aprobadas y las millas de viajes aprobados. 4. Lo que no reembolsamos No reembolsamos gastos personales, el traslado entre la casa y un lugar habitual de trabajo, multas o sanciones, alcohol, [OTROS ARTÍCULOS], ni ningún gasto sin recibo, salvo lo que permite la sección 6. 5. Aprobación antes de gastar Cualquier gasto individual de más de $[CANTIDAD] necesita la aprobación de [CARGO QUE APRUEBA] antes de hacerse. Los viajes fuera de casa siempre necesitan aprobación por adelantado. Nadie puede aprobar sus propios gastos. Los gastos del [DIRECTOR EJECUTIVO / PRESIDENTE DE LA JUNTA] los aprueba el [TESORERO / PRESIDENTE DE LA JUNTA]. 6. Cómo reclamar 1. Llene el formulario de reclamo de gastos, con la fecha, la cantidad y el motivo de cada gasto. 2. Adjunte un recibo detallado de cada gasto. Si pierde un recibo, adjunte una nota firmada que explique el gasto, la cantidad y por qué no hay recibo. Las notas por recibos perdidos solo se aceptan para gastos de hasta $[CANTIDAD]. 3. Entregue el reclamo a [CARGO QUE APRUEBA] dentro de los 60 días después de pagar el gasto. 4. Los reclamos que se entreguen después de 60 días pueden ser rechazados. 7. Millas Cuando una persona usa su propio vehículo para un viaje aprobado de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], reembolsamos según la tarifa estándar por milla del IRS para uso de negocios vigente en la fecha del viaje, publicada en irs.gov. [OPCIONAL: A LOS VOLUNTARIOS SE LES REEMBOLSA CON LA MISMA TARIFA / A LOS VOLUNTARIOS NO SE LES REEMBOLSAN LAS MILLAS.] El estacionamiento y los peajes se reembolsan con recibos. El reclamo debe incluir un registro de millas con la fecha, el punto de salida, el destino, el motivo y las millas recorridas. 8. Adelantos [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] puede adelantar dinero para un gasto aprobado, no antes de 30 días antes de la fecha prevista del gasto. Dentro de los 60 días después del gasto, la persona debe entregar los recibos del adelanto. Todo el dinero que no se gaste debe devolverse dentro de los 120 días después del gasto. 9. Pago Los reclamos aprobados se pagan por [CHEQUE / DEPÓSITO DIRECTO] dentro de los [NÚMERO] días después de la aprobación. Los reembolsos se anotan en las cuentas de la organización según el tipo de gasto que cubren. 10. Cantidades no comprobadas o no devueltas Si los gastos no se comprueban, o los adelantos sobrantes no se devuelven, dentro de los plazos de esta política, [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] tratará la cantidad no justificada como lo exigen las reglas del IRS. Para los empleados, esto puede significar informarla como salario. 11. Registros El [TESORERO / CONTADOR] guarda los formularios de reclamo, los recibos y los registros de millas según nuestra política de conservación de documentos. 12. Revisión La Junta Directiva revisa esta política cada [NÚMERO] año(s). Aprobada por: [NOMBRE], [CARGO] Fecha: [FECHA]