Lista de control de la carpeta de documentos de formación
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Carpeta de documentos de formación: [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN]

Responsable de la carpeta: [NOMBRE] Suplente: [NOMBRE]

Ubicación de la carpeta digital: [ENLACE O UBICACIÓN]

Ubicación de la copia en papel: [UBICACIÓN]

Última revisión: [FECHA]

Formación ante el estado

- [ ] Artículos de incorporación (o certificado de incorporación o de formación), tal como se presentaron y los confirmó el estado. Fecha de presentación: [FECHA]
- [ ] Cualquier enmienda a los artículos, tal como se presentó
- [ ] Confirmación o certificado de presentación del estado
- [ ] Nombre y dirección del agente registrado: [NOMBRE, DIRECCIÓN]

Documentos de gobierno

- [ ] Estatutos, versión vigente, con la fecha en que la junta los adoptó: [FECHA]
- [ ] Versiones anteriores de los estatutos, marcadas como reemplazadas
- [ ] Acta de la primera reunión (de organización) de la junta. Fecha: [FECHA]
- [ ] Actas de cada reunión de la junta desde entonces, aprobadas y firmadas
- [ ] Política de conflictos de interés y la declaración anual firmada de cada director
- [ ] Otras políticas adoptadas: [DENUNCIAS, CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS, ACEPTACIÓN DE DONACIONES, OTRAS]

Documentos del IRS

- [ ] Carta o aviso del IRS que confirma su EIN. EIN: [NÚMERO]
- [ ] Copia del Form 1023 o 1023-EZ tal como se presentó, con todos los adjuntos
- [ ] Carta de determinación del IRS. Fecha: [FECHA]
- [ ] Cualquier otra carta del IRS sobre la solicitud
- [ ] Copias de cada declaración anual (Form 990, 990-EZ o confirmación del 990-N)

Registros estatales e impuestos

- [ ] Registro para pedir donaciones en cada estado, con fechas de renovación: [ESTADOS Y FECHAS]
- [ ] Cartas o certificados de exención de impuestos estatales: [LISTA]
- [ ] Informes anuales o periódicos presentados ante la secretaría de estado

Banco y dinero

- [ ] Resolución de la junta que abre la cuenta bancaria y nombra a quienes pueden firmar
- [ ] Lista actual de firmantes autorizados: [NOMBRES]
- [ ] Contrato de la cuenta bancaria y datos de contacto
- [ ] Contratos con el procesador de pagos o la plataforma de donaciones en línea

Seguros y contratos

- [ ] Pólizas de seguro (responsabilidad civil general, directores y funcionarios, otras), con fechas de renovación: [FECHAS]
- [ ] Contrato de arrendamiento o de uso del espacio, si lo hay
- [ ] Contratos clave y acuerdos de subvención

Se guarda aparte y de forma segura (no en esta carpeta)

- [ ] Lista de accesos a las cuentas del banco, del IRS, del estado, del sitio web, del correo electrónico y de las redes sociales, en un administrador de contraseñas. Quién tiene acceso: [NOMBRES]

Revisado por: [NOMBRE], [CARGO] Fecha: [FECHA]