Calendario de conservación de registros y bitácora de destrucción
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Calendario de conservación de registros de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN]

Acompaña nuestra política de conservación y destrucción de documentos, adoptada el [FECHA].
Última revisión del calendario: [FECHA], por [NOMBRE Y CARGO]

1. Calendario de conservación

| Registro | Dónde se guarda | Responsable (cargo) | Guardar por | A partir de | Notas y origen del plazo | Última revisión |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Acta constitutiva, estatutos y enmiendas | [LUGAR] | Secretario | Permanentemente | No aplica | Política | [FECHA] |
| Actas de la junta y de comités, consentimientos por escrito | [LUGAR] | Secretario | Permanentemente | No aplica | Política | [FECHA] |
| Carta de determinación del IRS y solicitud de exención | [LUGAR] | Secretario | Permanentemente | No aplica | Política | [FECHA] |
| Formularios 990, 990-EZ o confirmaciones del 990-N | [LUGAR] | Tesorero | Permanentemente | No aplica | Política | [FECHA] |
| Registros estatales de la organización, renovaciones y certificados | [LUGAR] | [CARGO] | Permanentemente | No aplica | Política | [FECHA] |
| Políticas adoptadas, con fechas de adopción y de cambios | [LUGAR] | Secretario | Permanentemente | No aplica | Política | [FECHA] |
| Estados financieros anuales, informes de auditoría o revisión | [LUGAR] | Tesorero | Permanentemente | No aplica | Política | [FECHA] |
| Estados de cuenta, conciliaciones bancarias y cheques cancelados | [LUGAR] | Tesorero | [NÚMERO, AL MENOS 7] años | Cierre del año fiscal | Política (se sugieren al menos 7); IRS: en general 3 años, más en algunos casos | [FECHA] |
| Libro mayor, facturas, recibos, reembolsos | [LUGAR] | Tesorero | [NÚMERO, AL MENOS 7] años | Cierre del año fiscal | Política (se sugieren al menos 7); IRS: en general 3 años, más en algunos casos | [FECHA] |
| Registros de donaciones y agradecimientos a donantes | [LUGAR] | [CARGO] | [NÚMERO, AL MENOS 7] años | Cierre del año fiscal | Política (se sugieren al menos 7); consulte a su contador | [FECHA] |
| Acuerdos de donaciones restringidas y de fondos permanentes | [LUGAR] | Tesorero | Mientras dure la restricción, más al menos [NÚMERO] años | Fin de la restricción | Política | [FECHA] |
| Solicitudes, acuerdos e informes de subvenciones | [LUGAR] | [CARGO] | [NÚMERO, AL MENOS 7] años | Cierre de la subvención | Política (se sugieren al menos 7); revise cada acuerdo de subvención | [FECHA] |
| Contratos y arrendamientos | [LUGAR] | [CARGO] | [NÚMERO, AL MENOS 7] años | Fin del contrato | Política (se sugieren al menos 7) | [FECHA] |
| Escrituras de propiedades y registros de activos importantes | [LUGAR] | Tesorero | Mientras se tengan, luego al menos [NÚMERO] años | Venta o baja del bien | IRS: hasta que venza la prescripción del año en que se deshace del bien | [FECHA] |
| Pólizas de seguro y reclamos | [LUGAR] | [CARGO] | Permanentemente (sugerido) | No aplica | Política: los reclamos pueden surgir años después; pregunte a su aseguradora | [FECHA] |
| Registros de nómina | [LUGAR O PROVEEDOR DE NÓMINA] | Tesorero | Al menos 4 años | Vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra después | IRS, impuestos sobre la nómina: al menos 4 años; DOL: al menos 3 años | [FECHA] |
| Tarjetas de tiempo y horarios de trabajo | [LUGAR] | [CARGO] | Al menos 4 años | Vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra después | DOL: 2 años; se guardan con los registros de nómina | [FECHA] |
| Formularios W-2, W-4, 1099-NEC | [LUGAR] | Tesorero | Al menos 4 años | Vencimiento o pago del impuesto, lo que ocurra después | IRS, registros de impuestos sobre la nómina | [FECHA] |
| Formularios I-9 | [LUGAR, APARTE DE LOS EXPEDIENTES DEL PERSONAL] | [CARGO] | 3 años después de la contratación o 1 año después de que termine el empleo, lo que ocurra después | Fecha de contratación / fin del empleo | USCIS | [FECHA] |
| Expedientes de empleados | [LUGAR] | [CARGO] | [NÚMERO] años | Fin del empleo | EEOC: al menos 1 año; revise su estado | [FECHA] |
| Solicitudes de empleo de personas no contratadas | [LUGAR] | [CARGO] | [NÚMERO] años | Decisión de contratación | EEOC: registros de personal y de empleo, al menos 1 año | [FECHA] |
| Solicitudes, acuerdos y verificaciones de antecedentes de voluntarios | [LUGAR] | Coordinador de voluntarios | [NÚMERO] años | El voluntario se va | Política; pregunte a su aseguradora y a su abogado | [FECHA] |
| Informes de incidentes, accidentes y protección | [LUGAR] | [CARGO] | [NÚMERO] años | Cierre del incidente | Pregunte a su aseguradora y a su abogado; a menudo mucho más tiempo | [FECHA] |
| Formularios de consentimiento para fotos, video e historias | [LUGAR] | [CARGO] | Mientras se use el material, más [NÚMERO] años | Último uso | Política | [FECHA] |
| Registros de participantes en programas | [LUGAR] | [CARGO] | [NÚMERO] años | Fin del servicio | Revise reglas de financiadores y de salud o privacidad | [FECHA] |
| Listas de correo y suscriptores del boletín | [LUGAR] | [CARGO] | Hasta que la persona se dé de baja o se depure la lista | No aplica | Política | [FECHA] |
| Correo de rutina y borradores | [LUGAR] | Todos | Hasta que ya no se necesiten | No aplica | Política | [FECHA] |
| [OTRO REGISTRO] | [LUGAR] | [CARGO] | [PLAZO] | [PUNTO DE PARTIDA] | [ORIGEN] | [FECHA] |

2. Retenciones legales

Los registros de esta lista no deben destruirse, diga lo que diga el calendario, hasta que [CARGO] confirme por escrito que se levantó la retención.

| Asunto | Registros cubiertos | Inicio de la retención | Puesta por | Retención levantada (fecha y por quién) |
|---|---|---|---|---|
| [DESCRIPCIÓN] | [REGISTROS Y LUGARES] | [FECHA] | [NOMBRE] | [FECHA Y NOMBRE] |

3. Bitácora de destrucción

| Fecha | Registro y período | Cómo se destruyó (triturado, borrado y vaciado de la papelera, dispositivo borrado) | Destruido por | Revisado contra retenciones legales por |
|---|---|---|---|---|
| [FECHA] | [DESCRIPCIÓN] | [FORMA DE DESTRUCCIÓN] | [NOMBRE] | [NOMBRE] |

4. Revisión anual

- [ ] Todos los tipos de registro que tenemos están en el calendario
- [ ] Cada fila tiene responsable, lugar, plazo y punto de partida
- [ ] Plazos revisados contra subvenciones, arrendamientos, pólizas de seguro o reglas estatales nuevas
- [ ] Retenciones legales revisadas
- [ ] Registros vencidos destruidos y anotados en la bitácora
- [ ] Calendario informado a la junta el: [FECHA]