Cómo hacer documentos que todos puedan leer

Esta guía es para cualquier persona de una organización benéfica pequeña que hace boletines, informes, formularios, volantes o publicaciones en redes sociales. No necesita programas especiales ni un título en diseño. Al terminar, conocerá los pocos hábitos que permiten que lectores ciegos, con baja visión, con dislexia o de edad avanzada usen sus documentos, y cómo revisar su trabajo con herramientas gratuitas que ya tiene.

Su sitio web tiene sus propias reglas, que explicamos en su primer sitio web. La elección de los colores de su marca está en lo básico de la marca. Esta guía trata de todo lo demás que usted escribe y comparte.

Por qué importa

Los CDC (Centros para el Control y la Prevención de Enfermedades) dicen que más de 1 de cada 4 adultos en EE. UU. tiene algún tipo de discapacidad. Algunas de las personas a las que sirve, sus voluntarios y sus donantes están entre ellos, lo sepa o no.

Muchas personas ciegas o con baja visión usan un lector de pantalla, un programa que lee un documento en voz alta o lo envía a una pantalla braille. Un lector de pantalla solo puede usar lo que está integrado en el archivo. Si un título solo se ve grande y en negrita, no puede saber que es un título. Si una foto no tiene descripción, puede leer el nombre del archivo o saltarla.

La guía de la ADA (ley de estadounidenses con discapacidades) del Departamento de Justicia sobre comunicación efectiva dice que las empresas y organizaciones sin fines de lucro que atienden al público deben ofrecer ayudas y servicios auxiliares cuando hagan falta. Entre sus ejemplos están la letra grande y las funciones de accesibilidad en documentos electrónicos. Hacer documentos accesibles desde el principio es mucho más fácil que arreglarlos cuando alguien lo pide.

Los documentos accesibles también ayudan a personas sin discapacidad: alguien que lee en el teléfono, alguien cansado después de un turno largo, alguien que lee en inglés como segundo idioma.

Empiece con lenguaje claro

La guía federal de lenguaje claro de Digital.gov dice que el lenguaje claro es comunicarse con claridad para su público específico. Sus consejos principales:

• Use la voz activa, que "deja claro quién debe hacer qué". Escriba "Traiga su identificación", no "La identificación debe ser traída".
• Use el tiempo presente cuando pueda.
• Devuelva los verbos escondidos a su forma de verbo: "revisamos las solicitudes", no "realizamos una revisión de las solicitudes".
• Mantenga las secciones cortas, con títulos claros, y use listas para que sea fácil recorrerlas con la vista.

Las palabras sencillas ayudan a todos, y sobre todo a quienes usan lector de pantalla, porque escuchar es más lento que leer por encima.

Use títulos de verdad

Un estilo de título marca el texto como título dentro del archivo, no solo en la pantalla. Quienes usan lector de pantalla pueden saltar de título en título, como quien lee por encima con la vista.

• En Word: seleccione el texto y elija Título 1, Título 2 o Título 3 (Heading 1, 2 o 3) en la galería de Estilos de la pestaña Inicio. Microsoft recomienda usar los estilos integrados y no saltarse niveles: Título 1, luego 2, luego 3.
• En Google Docs: seleccione el texto, elija Formato, Estilos de párrafo y escoja un título. Los títulos también alimentan su tabla de contenido.

No haga títulos solo agrandando el texto o poniéndolo en negrita. Use el estilo integrado Título (Title) para el título del documento, luego Título 1 para las secciones principales, y escriba títulos que digan lo que hay en cada sección.

Color y contraste

El contraste es cuánto resalta el texto sobre su fondo. Las Pautas de Accesibilidad para el Contenido Web (WCAG) del W3C, el estándar internacional, piden una relación de contraste de al menos 4.5 a 1 para el texto normal y 3 a 1 para el texto grande. Texto grande quiere decir de al menos 18 puntos, o 14 puntos en negrita.

Section508.gov, el sitio de accesibilidad del gobierno federal, agrega dos puntos prácticos. Primero, juzgar el contraste a simple vista no es confiable, así que use un verificador. Segundo, nunca use solo el color para dar un significado. Si marca en rojo las tareas atrasadas, agregue también una palabra como "Atrasada" o un símbolo.

Cuidado con el texto sobre fotos en portadas y volantes. El contraste cambia a lo largo de la imagen, así que revise el punto más claro detrás de las palabras, o ponga el texto sobre un recuadro de color sólido.

Texto alternativo que dice lo importante

El texto alternativo (alt text) es una descripción breve y escrita de una imagen, que los lectores de pantalla leen en voz alta. Section508.gov dice que el texto alternativo debe dar el contenido relevante de la imagen, en lugar de solo describir cómo se ve, y debe ser breve y directo.

Pregúntese: ¿por qué está aquí esta imagen? Luego escriba eso.

• Una foto junto a una historia sobre el nuevo congelador de su despensa de alimentos: "Voluntarios llenan el nuevo congelador con frutas y verduras donadas". No "Foto de personas".
• Un gráfico: empiece por el tipo, como "Gráfico de barras", y luego dé la idea principal. Ponga los números completos en una tabla o en el texto cercano.
• La imagen de un volante con palabras: incluya las palabras, tal cual.
• Un borde o adorno decorativo: márquelo como decorativo, para que los lectores de pantalla lo salten.

Microsoft también aconseja limitarlo a una o dos oraciones y no empezar con "una imagen de".

Para agregar texto alternativo en Word, seleccione la imagen y elija Texto alternativo. En Google Docs, seleccione la imagen, abra Opciones de imagen y elija Texto alternativo. Google advierte que revise cualquier texto alternativo que el programa escriba automáticamente.

Texto de los enlaces

El W3C explica que quienes usan lector de pantalla pueden ver una lista de todos los enlaces de un documento y escoger de ella. Una lista de diez enlaces que dicen "haga clic aquí" no les dice nada. Escriba textos de enlace que se entiendan solos.

• En lugar de: "Para ser voluntario, haga clic aquí".
• Escriba: "Lea nuestra guía para inscribirse como voluntario".

Microsoft da el mismo consejo para Word: evite "haga clic aquí" y "más información", y use el nombre de la página a la que enlaza.

Tablas

Use tablas para datos, no para diseñar una página. El tutorial de tablas del W3C dice que las tablas accesibles necesitan celdas de encabezado marcadas como encabezados, para que el lector de pantalla pueda anunciar "Fecha" o "Monto" mientras se avanza por una fila.

En Word, active la fila de encabezado en las opciones de diseño de la tabla y escriba nombres de columna reales en la primera fila. Microsoft recomienda evitar celdas vacías, celdas combinadas o divididas y tablas dentro de tablas. Si una tabla se complica, divídala en dos tablas sencillas.

Archivos PDF

Los PDF son difíciles de arreglar después, así que integre la accesibilidad primero en el documento de origen.

1. Escriba el documento en Word o Google Docs con los hábitos anteriores.
2. Ejecute el verificador de accesibilidad y corrija lo que encuentre.
3. Exporte un PDF etiquetado. Las etiquetas son marcas ocultas que le dicen al lector de pantalla qué parte es un título, una lista o una tabla. En Word para Windows, use Archivo, Guardar como, elija PDF, haga clic en Opciones y asegúrese de que esté marcada la casilla "Etiquetas de la estructura del documento para accesibilidad".

Section508.gov señala que los PDF a menudo no son la opción más accesible ni la más cómoda en el teléfono, y la política federal indica a las agencias que prefieran las páginas web y usen PDF solo cuando sea necesario. Para todo lo que la gente necesita leer en el teléfono, como los detalles de un evento o cómo pedir ayuda, ponga la información en su sitio web o en el mismo correo electrónico, y ofrezca el PDF como extra. Tenga también a mano la versión en Word, para enviarla a quien la pida.

Publicaciones en redes sociales

Section508.gov da consejos claros para las publicaciones en redes sociales:

• Agregue texto alternativo a cada imagen. X, LinkedIn y Facebook tienen un campo para eso. No repita lo que ya dice el texto de la publicación.
• Ponga en mayúscula la primera letra de cada palabra de un hashtag, como #ColectaDeAlimentosSabado. Esto se llama camel case. Sin eso, los lectores de pantalla pueden leer el hashtag como un solo revoltijo largo.
• Use pocos emojis. Los lectores de pantalla describen cada uno en voz alta, así que una fila de cinco corazones se lee como cinco descripciones. Ponga cualquier emoji en una pausa natural, como el final de un párrafo, no entre oraciones.
• Ponga subtítulos a sus videos.
• Revise el contraste de cualquier imagen o GIF que tenga palabras.

Para más sobre publicaciones, vea redes sociales para organizaciones pequeñas.

Volantes y material impreso

Los volantes impresos siguen las mismas ideas: buen contraste, ningún significado que dependa solo del color y palabras claras y sencillas. Microsoft sugiere fuentes sin serifa conocidas, como Arial o Calibri, y evitar todo en mayúsculas y el exceso de cursivas o subrayados.

Ponga los datos clave, como qué, cuándo, dónde y cómo pedir ayuda, en letra grande y clara. Tenga una versión digital que pueda enviar por correo electrónico, porque un lector de pantalla no puede leer papel. La guía de la ADA incluye la letra grande como una forma de comunicarse con eficacia, así que esté listo para imprimir una copia más grande si alguien la pide.

Revise su trabajo con herramientas gratuitas

• El Comprobador de accesibilidad de Word: en la pestaña Revisar, elija Comprobar accesibilidad. Un panel muestra errores y advertencias con cómo arreglar cada uno. También funciona en Word para la web.
• Google Docs: no tiene un comprobador como el de Word, así que revise a mano. Verifique que cada título aparezca en su tabla de contenido o esquema, que las imágenes tengan texto alternativo, y pruebe el contraste con un verificador de contraste gratuito en línea.
• Una prueba de escucha: Microsoft sugiere probar con el Lector inmersivo o con un lector de pantalla, para que oiga su documento como lo oirán algunos lectores.

Section508.gov advierte que Word puede señalar un contraste bajo sin decirle la relación exacta, así que revise sus colores también con un verificador de contraste.

Lista de control de documentos accesibles

• Arregle sus plantillas principales con estilos de título y colores probados
• Agregue texto alternativo a cada imagen con significado
• Cambie los enlaces que dicen "haga clic aquí" por texto descriptivo
• Exporte los PDF con las etiquetas de accesibilidad activadas
• Haga una revisión de accesibilidad antes de enviar o publicar

Si quiere que un voluntario revise un informe o un volante para ver si es accesible, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.

Información general, no asesoría legal, tributaria ni financiera. Las reglas cambian y cada situación es distinta, así que revise las fuentes oficiales y hable con un profesional calificado antes de actuar.