Un informe anual sencillo para sus simpatizantes

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que quieren contarles a sus simpatizantes, una vez al año, lo que su ayuda hizo posible. Aquí, un informe anual es un documento corto y amable para donantes, voluntarios, aliados y su comunidad. No es su Form 990 (declaración anual al IRS) ni ningún otro trámite ante el gobierno (y tampoco es el "annual report" que algunos estados piden para mantener activa una corporación), y ninguna regla federal lo exige. Eso es lo que lo hace útil: es su oportunidad de contar, con sus propias palabras, qué pasó, cuánto costó y qué sigue. Al terminar, sabrá qué incluir, cómo hacer que quepa en una o dos páginas, y cuándo y dónde compartirlo.

Por qué vale la pena

Los simpatizantes dan dinero, tiempo y confianza. Un informe anual cierra el círculo. Le muestra a cada persona que su donación se convirtió en algo real, y eso muchas veces es lo que hace que vuelva a dar. También ayuda a su junta directiva a ver el año completo, les da a los voluntarios nuevos una forma rápida de conocerlos y ahorra tiempo cuando un financiador pregunta "¿qué hicieron el año pasado?"

Qué incluir

Limítese a estas seis partes. Cada una puede ser un párrafo corto o unas pocas líneas.

1. Su misión, en una frase

Recuérdeles a los lectores por qué existen. Use la misma frase que usa en todas partes. Si todavía no tiene una, el paso de la misión en la ruta para fundadores le ayudará.

2. Qué cambió para las personas

Esta es la parte central del informe. Empiece con los resultados, es decir, lo que cambió para las personas o el lugar al que sirve, no solo las actividades. "Treinta y dos familias tuvieron verduras frescas cada semana de junio a octubre" dice más que "hicimos 20 repartos."

Use cifras honestas:

• Cuente solo lo que pueda respaldar con sus registros.
• Diga qué significa cada cifra. "Servimos 1,200 comidas" se entiende mejor como "unas 1,200 comidas para 85 personas durante el año."
• No cuente dos veces a la misma persona y no redondee hacia arriba para parecer más grandes.
• Si no está seguro, diga "unos" o "unas" y explique cómo contó.

Agregue una historia corta con un nombre solo si la persona está de acuerdo, y trátela con dignidad. Nuestra guía para contar su historia explica el consentimiento y cómo escribir sobre las personas sin usarlas como adorno. Para elegir qué contar, vea medir el impacto.

3. Ingresos y gastos

Muestre de dónde vino su dinero y a dónde se fue, en cifras redondas y categorías sencillas. Por ejemplo:

Estas cifras son ilustrativas. Lo que muestre debe coincidir con su contabilidad y, una vez presentada, con su declaración anual al IRS. Un donante que compare su informe con su Form 990 debe encontrar la misma historia. Si las cifras no coinciden porque su informe cubre otro periodo o usa cifras redondas, dígalo en una nota al pie.

Pida a su tesorero que revise esta sección antes de publicar nada.

4. Agradecimientos

Agradezca a los donantes, voluntarios, aliados y financiadores por su nombre cuando hayan aceptado que se les nombre, y como grupo cuando no. Siempre pregunte antes de nombrar a donantes individuales. Algunas personas dan en silencio a propósito. No ponga montos de donaciones junto a los nombres a menos que los donantes hayan dicho que sí.

5. Lo que no funcionó

Un párrafo honesto sobre lo que fue difícil o lo que haría distinto genera más confianza que cualquier foto. Un ejemplo inventado: "Pocas personas venían a nuestras tutorías de los sábados, así que en la primavera las pasamos a las tardes entre semana, y la asistencia se duplicó." Eso muestra que presta atención y usa el dinero con cuidado.

6. Lo que sigue

Diga qué planea para el próximo año y cómo pueden ayudar los lectores: donar, ser voluntarios, compartir o venir a un evento. Haga una sola petición clara, con un enlace o un contacto.

Un diseño de una página

Muchas organizaciones pequeñas pueden poner todo el informe en una sola hoja, por ambos lados. Un diseño que funciona:

• Arriba: su nombre, su logotipo, el año que cubre y la frase de su misión.
• Columna izquierda: tres cifras grandes, cada una con una línea de explicación.
• Columna derecha: una historia corta con una foto (con consentimiento).
• Franja del medio: la tabla de ingresos y gastos.
• Abajo: los agradecimientos, el párrafo de "lo que no funcionó", lo que sigue y cómo donar.

Una versión más larga puede agregar una página de agradecimientos o algunas historias más. Casi siempre, más corto es mejor.

Lenguaje sencillo y accesibilidad

Escriba como le hablaría a un simpatizante tomando un café. Use frases cortas y palabras de todos los días, y explique cualquier término que sus lectores tal vez no conozcan. Léalo en voz alta antes de publicarlo.

Asegúrese de que todos puedan leerlo, incluidas las personas que usan lectores de pantalla o leen en el teléfono:

• Use encabezados reales, no solo texto en negrita.
• Dé a cada foto y gráfica una descripción en texto.
• Use suficiente contraste entre el texto y el fondo, y no dependa solo del color para dar un significado.
• Publique una página web o un documento accesible, no solo una imagen o un PDF escaneado.

Nuestra guía de documentos accesibles explica cada uno de estos puntos.

Cuándo publicarlo

Elija una época del año y manténgala. Las opciones más comunes son:

• Unos meses después de que termine su año fiscal, cuando ya se cerró la contabilidad, para que la sección de dinero sea final.
• Antes de su temporada principal de donaciones, para que sus simpatizantes vean lo que se logró el año pasado antes de que vuelva a pedir.

No espere a tener un diseño perfecto. Un informe claro y exacto a tiempo es mejor que uno lujoso seis meses tarde.

Dónde publicarlo

• Su sitio web: una página que se quede publicada, con un enlace desde su página "Quiénes somos" o "Done".
• Correo electrónico: envíelo a donantes y voluntarios con una nota personal corta.
• Impreso: unas cuantas copias para eventos, su oficina y los aliados que prefieren el papel.
• Redes sociales: comparta una cifra o una historia a la vez, con un enlace al informe completo.
• Solicitudes de subvenciones: muchos financiadores agradecen recibir una copia.

Su Form 990 es público de todos modos

Su informe anual no reemplaza sus declaraciones al IRS, y no puede ocultar nada de lo que dicen. La ley federal exige que una organización exenta de impuestos permita que el público revise y copie su solicitud de exención y sus declaraciones anuales, como el Form 990 o el 990-EZ (versión corta de la declaración anual). Cada declaración anual debe estar disponible durante tres años a partir de su fecha límite (incluidas las prórrogas) o de la fecha en que se presentó, la que sea más tarde (IRS). Las instrucciones del Form 990 explican que puede dar copias a quien las pida o hacer que las declaraciones estén "ampliamente disponibles" (widely available) en internet, que de cualquier forma debe permitir que se revisen, y que debe decirle a quien pregunte dónde encontrarlas. No tiene que revelar los nombres ni las direcciones de los donantes (salvo en el caso de las fundaciones privadas).

Si sus ingresos brutos son normalmente de $50,000 o menos, puede presentar solo el Form 990-N e-Postcard (tarjeta electrónica), que no tiene detalles financieros. En cualquier caso, haga que su informe y sus declaraciones al IRS cuenten la misma historia. Algunas organizaciones ponen un enlace a su último Form 990 en la misma página web del informe anual, y así no tienen que responder las solicitudes una por una.

Lista de verificación del informe anual

• La frase de nuestra misión está arriba
• Empezamos con lo que cambió para las personas, con cifras que podemos respaldar
• Usamos historias y nombres solo con consentimiento
• Nuestro tesorero revisó que las cifras de dinero coincidan con nuestra contabilidad
• Nombramos a los donantes solo si aceptaron
• Incluimos un párrafo honesto sobre lo que no funcionó
• Las fotos y gráficas tienen descripciones en texto, y el informe funciona en el teléfono
• Está en nuestro sitio web y ya se envió a nuestros simpatizantes

Información general, no asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian y cada situación es distinta, así que revise las fuentes oficiales y hable con un profesional calificado antes de actuar.