Cómo escribir su caso para pedir apoyo

Esta guía es para cualquier persona que pide dinero para una organización benéfica pequeña: el fundador que escribe su primera solicitud de subvención, el miembro de la junta que está por visitar a un donante, el voluntario que actualiza el sitio web. Todos necesitan lo mismo en el fondo: una explicación clara y honesta de por qué importa el trabajo. Esa explicación es su caso de apoyo (case for support): por qué importa su trabajo, qué necesita y qué hará posible una donación. Al terminar, sabrá qué lleva, cómo respaldarlo con datos y cómo reutilizarlo cada vez que pida.

Qué es un caso de apoyo, y qué no es

Un caso de apoyo es un documento que la organización escribe primero para sí misma. Es la respuesta acordada a "¿por qué alguien debería donarnos?". Una vez que lo tiene, lo recorta y lo adapta para solicitudes de subvención, cartas de petición, su sitio web y conversaciones con donantes.

No es un folleto, un informe anual ni un plan estratégico, aunque toma algo de los tres. Es un solo argumento, bien hecho: hay una necesidad real, usted tiene una forma sensata de atenderla, puede mostrar que funciona, y una donación ahora hará una diferencia concreta.

Escribirlo también ayuda a la junta. Si los miembros de la junta no se ponen de acuerdo sobre el caso, cada uno les contará a los donantes una historia distinta. Trabájenlo juntos.

Las seis partes

1. La necesidad, con datos

Empiece con el problema en el mundo, no con su organización. ¿A quién afecta, a cuántas personas, dónde, y qué pasa si nada cambia?

Use datos que pueda citar. Una cifra con una fuente nombrada pesa más que "muchas familias pasan dificultades". Buenos lugares para empezar:

• La Encuesta sobre la Comunidad Estadounidense (ACS) de la Oficina del Censo de EE. UU. La Oficina del Censo la describe como una encuesta continua que da información cada año sobre el país y su gente, en temas como empleo, educación, veteranos y si las personas son dueñas de su vivienda o rentan. Sus estimaciones de 5 años cubren todas las áreas, incluso las pequeñas (más sobre esto abajo).
• Las Estadísticas de Desempleo por Área Local (LAUS) de la Oficina de Estadísticas Laborales de EE. UU., que publica cifras mensuales y anuales de empleo y desempleo para estados, condados, áreas metropolitanas y muchas ciudades.
• El gobierno de su estado y el local: los departamentos de salud, los distritos escolares y las agencias de vivienda suelen publicar datos locales.
• Sus propios registros. Listas de espera, personas que no pudo atender, solicitudes que no pudo cubrir. Esta suele ser su evidencia más convincente, porque nadie más la tiene.

2. Su enfoque

¿Qué hace usted ante la necesidad, y por qué de esa manera? Describa su programa con palabras sencillas: a quién sirve, qué pasa, con qué frecuencia. Si su enfoque se basa en investigaciones o en lo que pidieron las personas a quienes sirve, dígalo.

3. Resultados hasta ahora, con honestidad

Muestre lo que ha pasado gracias a su trabajo. Use cifras reales de sus registros: personas atendidas, sesiones realizadas, resultados que midió. Nuestra guía sobre cómo medir el impacto puede ayudarle a decidir qué contar.

Sea honesto sobre la escala y sobre lo que todavía no sabe. Una organización nueva puede decir: "En nuestros primeros seis meses atendimos a 40 familias. Estamos empezando a medir si mejora la lectura de los niños, y daremos los resultados el próximo año". Eso genera más confianza que una gran afirmación que no puede respaldar.

4. Lo que hace una donación

Convierta el dinero en algo que la gente pueda imaginar. Calcule lo que realmente cuestan las cosas, a partir de su presupuesto, y diga lo que hace posible una donación de cierto tamaño: una semana de comidas, un mes de tutorías, una parte de una camioneta nueva. Use solo cifras que vengan de sus costos reales.

Diga también cuánto cuesta todo el plan y cuánto le falta por recaudar. A los donantes les gusta saber que su donación es parte de un plan completo.

5. Por qué ahora

¿Qué hace que este sea el momento de donar? Una lista de espera que crece, una subvención de contrapartida con fecha límite, un contrato de renta que termina, un programa nuevo listo para empezar. El "por qué ahora" debe ser verdad. La urgencia inventada desgasta la confianza muy rápido.

6. Quiénes son ustedes

Termine con por qué su organización es la indicada para hacer esto: su historia, su relación con la comunidad, su junta y sus voluntarios, sus socios. Sea breve. Los donantes dan por la necesidad y el cambio, y luego confirman que ustedes son de confianza.

Usar datos públicos con responsabilidad

Las cifras dan autoridad, así que necesitan cuidado:

• Cite cada cifra. Nombre la fuente, la tabla o el informe, y el año. Guarde una lista de enlaces para que cualquiera pueda revisarla.
• Use la geografía correcta. No use una cifra nacional para describir su pueblo. Busque la local, o diga con claridad que es nacional.
• Entienda los datos que usa. La Oficina del Censo publica datos de la ACS como estimaciones de 1 año, para áreas con 65,000 habitantes o más, y estimaciones de 5 años, para todas las áreas. Describe las estimaciones de 5 años como las más confiables, mejores para poblaciones pequeñas y áreas como los sectores censales (census tracts), y las de 1 año como más actuales pero menos confiables. Para un pueblo pequeño o un vecindario, por lo general usará estimaciones de 5 años; dígalo.
• No estire las cifras. El número de todas las personas en pobreza en su condado no es el número de personas que su programa podría atender.
• Actualice cada año. Salen datos nuevos con regularidad. Ponga una fecha en su caso y renuévelo.
• Proteja la privacidad de las personas. Comparta sus propios datos en totales, nunca de una forma que identifique a alguien, y use historias personales solo con permiso. Vea cómo contar su historia.

Una página y la versión completa

Escriba dos versiones:

• El caso completo (de cuatro a diez páginas): las seis partes con datos, un breve resumen del presupuesto y una lista de fuentes. Esta es su copia maestra interna, y la versión para un donante importante o un financiador que quiere profundidad.
• El caso de una página: un párrafo corto para cada parte, las cifras principales y una petición clara. Los miembros de la junta pueden llevarlo a reuniones, y muchas veces es lo primero que le envía a un contacto nuevo.

Escriba primero el caso completo. Es más fácil recortar la versión de una página de algo completo que hacerla crecer a partir de un lema.

Cómo el caso alimenta todo lo demás

Una vez que existe el caso, casi toda la escritura para recaudar fondos se vuelve reutilizar y adaptar:

• Solicitudes de subvención. La declaración de necesidad, la descripción del programa, los resultados y los antecedentes de la organización suelen corresponder directamente a su caso. Adapte la redacción a las preguntas y prioridades de cada financiador. Vea lo básico para escribir solicitudes de subvención.
• Cartas y correos de petición. Empiece con una historia de la parte de "resultados", use una cifra de la parte de "necesidad", y termine con "lo que hace una donación" y "por qué ahora".
• Su sitio web. Las páginas "quiénes somos" y "done" deben decir lo mismo que su caso, en forma más corta.
• Conversaciones con donantes. Los miembros de la junta que conocen el caso pueden explicarlo con sus propias palabras. Nuestra guía para crear una base de donantes explica cómo pedir.

Lista de verificación del caso de apoyo

• La junta acordó el caso en conjunto
• La necesidad se describe con datos citados, locales y con fecha
• Nuestro enfoque, y por qué lo elegimos, están en palabras sencillas
• Los resultados vienen de nuestros propios registros, dichos con honestidad
• Los montos de donación vienen de nuestros costos reales
• El "por qué ahora" es verdad
• Tenemos una versión completa y una de una página
• Las fuentes están en una lista y el caso tiene fecha
• Las historias se usan con permiso

Si quiere que alguien lea su borrador con ojos nuevos, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.