Cómo elegir y revisar el nombre de su organización benéfica

Esta guía es para fundadores que eligen un nombre para una nueva organización benéfica. También es para grupos que han usado un nombre informal y van a constituirse como corporación. Su nombre aparece en su acta constitutiva (articles of incorporation), en sus documentos del IRS, en su cuenta bancaria, en su sitio web y en cada carta de agradecimiento. Cambiarlo después cuesta tiempo, dinero y reconocimiento. Al terminar, sabrá qué hace bueno a un nombre, cómo revisar que puede usarlo y qué reglas adicionales aplican algunos estados.

Elegir un nombre es la primera tarea del paso de formación de la ruta para fundadores. Conviene tener clara su misión primero, porque un buen nombre nace de ella.

Qué hace bueno a un nombre

• Fácil de decir y de escribir. La gente lo oirá en la radio, se lo dirá a sus amigos y lo escribirá en un buscador.
• Claro sobre lo que hace o a quién sirve, o al menos que no confunda sobre eso.
• Espacio para crecer. "Despensa de Comida de los Martes del Eastside" queda atrapado si agrega los sábados o se muda a otra parte de la ciudad.
• Distinto de otras organizaciones benéficas, sobre todo las cercanas o del mismo campo. Los donantes que lo confunden con otro grupo pueden darle a ese grupo, o culparlo a usted por sus errores.
• Lo bastante corto para una dirección web y un nombre de usuario en redes sociales, o con una forma corta sensata.

Haga una lista corta de tres a cinco nombres antes de empezar a revisar. Puede que su primera opción no esté disponible.

Paso 1: Busque en los registros de nombres de su estado

Cada estado lleva un registro de las corporaciones y otras entidades formadas o registradas allí. Por lo general está en la oficina del secretario de estado (secretary of state), que ofrece una búsqueda gratis en línea. El nombre de su corporación sin fines de lucro por lo general debe ser lo bastante distinto de los nombres que ya están registrados. Así lo describen algunos estados:

• California dice que el nombre de una corporación debe ser "distinguible en los registros" (distinguishable in the records) de otras corporaciones registradas o reservadas, y que "no es probable que engañe al público" (not likely to mislead the public). Su búsqueda en línea, Business Search, es una revisión preliminar, no una decisión formal. Además, los nombres solo se comparan con el mismo tipo de entidad (los nombres de corporaciones con otras corporaciones).
• Texas dice que el nombre de una entidad debe ser "distinguible en los registros del secretario de estado" (distinguishable in the records of the secretary of state) de las entidades y reservas existentes. Texas da una opinión preliminar sobre la disponibilidad por teléfono o correo electrónico, pero la decisión final solo se toma cuando procesa su solicitud.
• Florida ofrece en el sitio de su División de Corporaciones (Division of Corporations) una búsqueda por nombre en sus registros, para ver si el nombre de una corporación es distinguible y está disponible.

Busque su nombre exacto y variaciones cercanas: con y sin "the" (el artículo "el" o "la" en inglés), con "&" y con "and" ("y"), en singular y en plural. Un nombre que solo cambia en la puntuación, los espacios, las mayúsculas, o "&" en lugar de "and", puede no contar como distinto.

Cómo reservar un nombre

Muchos estados le permiten reservar un nombre mientras prepara sus documentos. California permite una reserva de 60 días; Texas permite 120 días. Revise las tarifas y los plazos de su estado. Una reserva no garantiza que su nombre cumpla todas las reglas. California, por ejemplo, vuelve a revisar los nombres cuando usted presenta sus documentos.

Paso 2: Revise las reglas de nombres de su estado

Los estados ponen reglas sobre lo que puede incluir el nombre de una corporación. Lea las instrucciones de su estado para presentar documentos de corporaciones sin fines de lucro. Algunos piden una palabra como "Corporation", "Incorporated" o una abreviatura, y otros no la piden a las organizaciones sin fines de lucro.

Muchos estados también limitan palabras que podrían engañar al público. Las normas de California, por ejemplo, consideran que un nombre probablemente engaña si:

• sugiere falsamente un vínculo con el gobierno, por ejemplo al combinar el nombre de un lugar con palabras como "Agency", "Commission", "Department", "Bureau", "Division", "Municipal" o "Board" (agencia, comisión, departamento, oficina, división, municipal o junta)
• sugiere falsamente que la organización es una aseguradora, con palabras como "insurance", "assurance" o "surety" (seguro, garantía o fianza)
• usa "Foundation" o "Charitable Foundation" (fundación o fundación benéfica) al final del nombre de una corporación sin fines de lucro de beneficio mutuo (mutual benefit corporation, un tipo distinto de la corporación de beneficio público)

California también exige una aprobación especial antes de que una corporación use palabras como "bank", "trust", "trustee" o "credit union" (banco, fideicomiso, fiduciario o cooperativa de crédito), y limita el uso de "cooperative" (cooperativa). Otros estados tienen sus propias listas. Si su nombre incluye algo que suena oficial, financiero o profesional, revise antes de presentar sus documentos.

Paso 3: Busque marcas registradas

La búsqueda de su estado solo cubre nombres de entidades en ese estado. No revisa marcas registradas. California dice claramente que su revisión de disponibilidad no se compara con los registros de marcas de productos o de servicios.

Una marca (trademark) es una palabra, frase, símbolo o diseño que identifica quién ofrece productos o servicios. El nombre de una organización benéfica puede ser una marca. Busque su nombre y otros parecidos en la base de datos de marcas de la USPTO (opens another site), que es gratis. La USPTO (oficina federal de patentes y marcas) explica que una razón común para rechazar solicitudes de marca es la "probabilidad de confusión" (likelihood of confusion). Esto quiere decir que la gente pensaría que los servicios de dos organizaciones vienen de la misma fuente. La USPTO recomienda una búsqueda de autorización que cubra su base de datos federal, las bases de datos de marcas de los estados e internet.

Si ya se usa un nombre parecido para servicios parecidos, sobre todo benéficos o educativos, elija otro. Para saber más sobre cómo proteger su propio nombre y logotipo, vea nuestra guía de aspectos legales básicos.

Paso 4: Revise la web y las redes sociales

Antes de decidirse por un nombre:

• Busque en la web el nombre y variaciones cercanas. Fíjese si otras organizaciones benéficas, empresas o proyectos lo usan, en su zona o en su campo.
• Revise las direcciones web. Vea si está disponible un dominio con su nombre, o con una forma corta sensata. Muchas organizaciones benéficas usan .org.
• Revise los nombres de usuario en redes sociales en las plataformas que de verdad va a usar. Usar el mismo nombre en todas facilita que lo encuentren.
• Dígalo en voz alta y deletréelo. Revise qué forman las iniciales, y si la dirección web se lee mal cuando las palabras van juntas.

Registre el dominio y los nombres de usuario en cuanto decida, a nombre de la organización o en una cuenta que controle la junta directiva, no en la cuenta personal de un voluntario. Nuestra guía sobre su primer sitio web tiene más información.

Nombres comerciales: usar un nombre distinto de su nombre legal

A veces el nombre legal de una organización benéfica es largo o formal, y quiere usar un nombre público más corto o un nombre aparte para un programa. Muchos estados exigen que registre ese nombre comercial (assumed name, también llamado fictitious business name o "doing business as", DBA).

Dónde se presenta depende del estado:

• En Texas, las corporaciones sin fines de lucro presentan un certificado de nombre comercial (assumed name certificate) ante el secretario de estado. Texas aclara que este certificado no le da derechos sobre el nombre, y no impide que otra persona registre el mismo. Un certificado dura como máximo 10 años, y el estado cobra $25 por presentarlo.
• En California, los nombres comerciales (fictitious business names) se presentan en el condado donde está su lugar principal de actividades.
• Florida incluye el registro de nombres comerciales (fictitious name registration) en el sitio de su División de Corporaciones.

Si usa un nombre comercial, use su nombre legal en los formularios del IRS, y registre el nombre comercial donde lo exija su estado. Si no está seguro de cómo firmar contratos o abrir cuentas con un nombre comercial, consulte a un abogado. El secretario de estado de Texas, por ejemplo, dice que no puede aconsejar sobre esto. Texas, por ejemplo, tiene sanciones civiles y penales por no cumplir sus reglas de nombres comerciales.

Lista de verificación del nombre

• Nuestra lista corta tiene de tres a cinco nombres
• Buscamos en los registros de nombres de nuestro estado, incluidas las variaciones
• Leímos las reglas de nombres de nuestro estado para corporaciones sin fines de lucro
• El nombre evita palabras que sugieren gobierno, seguros o bancos
• Buscamos en la base de datos de marcas de la USPTO y en la web
• Hay un dominio y nombres de usuario en redes sociales disponibles que coinciden
• Registraremos el dominio y los nombres de usuario a nombre de la organización
• Si usamos un nombre público distinto, sabemos dónde registrar el nombre comercial