Cómo elegir una base de datos de donantes

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que guardan a sus donantes en una hoja de cálculo, en un montón de tarjetas o en los contactos de correo de alguien, y se preguntan si ya es hora de algo mejor. Al terminar, sabrá las señales de que la hoja de cálculo ya no le alcanza, qué hace una base de datos de donantes, qué funciones necesita, qué preguntas hacer sobre el costo y cómo pasar sus registros sin perder nada.

No recomendamos productos en particular. La herramienta correcta depende de su tamaño, su presupuesto y quién la va a usar.

Cuándo ya no basta una hoja de cálculo

Una hoja de cálculo es un buen lugar para empezar. Fíjese en estas señales de que ya no le alcanza:

• Hay varias versiones de la lista de donantes y nadie sabe cuál es la actual.
• Enviar cartas de agradecimiento o resúmenes de fin de año toma un fin de semana entero.
• No puede responder rápido "¿quién donó el año pasado pero no este año?"
• Siguen apareciendo duplicados: el mismo donante escrito de dos formas.
• Le preocupa quién tiene una copia de los datos de los donantes en su computadora personal.

TechSoup, una organización sin fines de lucro de tecnología, dice lo mismo: un sistema hecho para esto le da una sola "fuente única de verdad" en vez de copias que se van separando, más control sobre quién ve qué y menos riesgo de perder datos por una falla o un borrado por accidente.

Qué hace una base de datos de donantes

Va a oír varios nombres. CRM (gestión de relaciones con contactos o clientes) es el término general para los programas que llevan el registro de los contactos y de cada interacción con ellos. Un sistema de gestión de donantes es, en palabras de TechSoup, "básicamente un CRM específico para donaciones", hecho alrededor de las donaciones, las promesas de donación y la recaudación de fondos. Un CRM general cubre más cosas, como el mercadeo, pero puede tener menos funciones de recaudación. Decida según lo que más necesite.

Para una organización pequeña, las tareas principales son:

• Registro de donaciones. Cada donación vinculada a una persona u organización: fecha, monto, forma de pago, cualquier restricción (como "para el banco de alimentos") y la campaña o el llamado de donde vino.
• Reconocimientos. Hacer cartas de agradecimiento y recibos con las palabras correctas, y anotar que cada uno se envió. Un donante no puede deducir ninguna donación individual de $250 o más sin un reconocimiento por escrito de su parte, con un contenido específico; vea cómo agradecer a los donantes como lo exige el IRS.
• Segmentos. Sacar listas como donantes mensuales, donantes que dejaron de dar, voluntarios que también donan o todos los que vinieron al evento de primavera, para enviar el mensaje correcto a cada grupo.
• Resúmenes de fin de año. La Publication 1771 del IRS (guía sobre comprobantes de donaciones) permite que un solo reconocimiento, como un resumen anual, cubra varias donaciones si incluye la información requerida. Una buena base de datos puede producirlos en una tarde.

Funciones indispensables y funciones opcionales

Empiece por la columna de indispensables. Una herramienta llena de extras que no puede producir un recibo correcto no es la adecuada para usted.

Qué datos guardar y cuáles no

Guarde lo que necesita para agradecer a los donantes, cumplir con los requisitos del IRS y construir relaciones:

• nombre, dirección, correo electrónico y teléfono
• la fecha, el monto y la forma de pago de cada donación, y para donaciones que no son en efectivo, una descripción (nunca un valor que ponga usted; eso le toca al donante)
• si dio algo a cambio, y su valor estimado
• restricciones, campaña y origen
• preferencias de comunicación, incluido quién pidió que no lo contacten
• un registro de cada reconocimiento enviado

La Publication 1771 aclara que un reconocimiento no necesita el número de Seguro Social del donante, así que no lo pida (los vehículos, barcos y aviones donados que valen más de $500 siguen reglas aparte). Tampoco guarde en su base de datos números completos de tarjetas o cuentas bancarias; deje que su procesador de pagos los guarde. Tenga cuidado con las notas: no escriba nada sobre la salud, la familia o las finanzas de un donante que le incomodaría leerle en voz alta. Nuestra guía de conceptos básicos de privacidad de datos explica el consentimiento, el acceso y cuánto tiempo guardar los registros.

Cómo sacar sus datos: portabilidad

Antes de inscribirse, averigüe cómo se iría. Pregunte:

• ¿Podemos exportar todo (personas, donaciones, notas, archivos adjuntos) en cualquier momento, sin pagar extra?
• ¿En qué formato? Los archivos CSV se abren en casi cualquier herramienta.
• ¿Las donaciones se exportan vinculadas al donante correcto, o como una lista aparte que tendríamos que unir a mano?
• ¿Qué pasa con nuestros datos si dejamos de pagar o si la empresa cierra? ¿Cuánto tiempo tenemos para sacarlos?

Haga una exportación de prueba durante su periodo de prueba gratis. Si es difícil ahora, será más difícil después.

¿Sus voluntarios pueden usarla?

Muchas organizaciones pequeñas funcionan con voluntarios que entran una vez al mes, muchas veces desde el teléfono. Durante una prueba, pida a dos de ellos que:

• registren una donación e impriman su carta de agradecimiento
• busquen a un donante y agreguen una nota
• saquen una lista de todos los que donaron el año pasado

Observe dónde se atoran. Revise que funcione con teclado y con lector de pantalla, con texto legible y buen contraste. Una herramienta que su equipo evita es peor que una buena hoja de cálculo.

Preguntas sobre el costo total

No damos precios, porque cambian seguido. Revise la página actual de precios para organizaciones sin fines de lucro de cada proveedor, y pregunte:

• ¿Qué incluye el plan y qué cuesta extra (usuarios, contactos, correos, módulos)?
• ¿Qué pasa con el precio cuando pasamos el siguiente límite de contactos o de usuarios?
• ¿Hay un descuento para organizaciones sin fines de lucro o un plan gratis, y cuáles son sus límites? Nuestra guía de tecnología gratis y con descuento enumera programas que vale la pena revisar.
• ¿Hay comisiones sobre las donaciones que se procesan con la herramienta, además de las comisiones de la tarjeta?
• ¿Hay un cargo por instalación o por importar datos? ¿Incluye capacitación?
• ¿Podemos cancelar sin penalidad, y con cuánto aviso nos informan antes de subir los precios?

Cuente también su propio tiempo: la instalación, la limpieza de datos, la capacitación de voluntarios y mantenerla al día.

Cómo pasar sus datos

1. Limpie primero. Una los duplicados, corrija la ortografía, separe los nombres completos en nombre y apellido, y unifique el formato de las direcciones en su hoja de cálculo antes de importar.
2. Decida los campos. Relacione cada columna de la hoja de cálculo con un campo de la nueva herramienta. Acuerden valores estándar para cosas como la forma de pago y el fondo.
3. Pruebe con un grupo pequeño. Importe 20 registros, revíselos y corrija la relación de campos antes de importar todo.
4. Importe el historial de donaciones vinculado a las personas correctas, y luego compare los totales con su contabilidad de al menos un año.
5. Prepare las plantillas de cartas de agradecimiento y resúmenes de fin de año, y pruébelas.
6. Capacite al equipo con pasos cortos por escrito para las tres o cuatro tareas que más hacen.
7. Conserve la hoja de cálculo anterior como solo lectura y archivada, y deje de editarla en una fecha fija.

Lista de verificación para elegir

• Hicimos la lista de funciones indispensables y de quién usará la herramienta
• Probamos al menos dos opciones con voluntarios reales
• Durante la prueba produjimos una carta de agradecimiento y un resumen de fin de año correctos
• Hicimos una exportación de prueba completa y podemos leerla
• Conocemos el costo total, incluidas las comisiones y los límites de precio
• La cuenta es de la organización, con dos administradores
• Decidimos qué datos no vamos a recopilar
• Nuestros datos están limpios y con los campos relacionados antes de importarlos

Información general, no asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian y cada situación es distinta, así que revise las fuentes oficiales y hable con un profesional calificado antes de actuar.