Cómo agradecer a los donantes como lo exige el IRS

Esta guía es para quien envía las notas de agradecimiento: el tesorero, la fundadora, el voluntario que lleva la hoja de cálculo de donantes. Un buen agradecimiento cumple dos funciones. Le dice al donante que su donación importó y, en muchos casos, también es el documento que el donante necesita para reclamar una deducción en sus impuestos federales. Al terminar, sabrá qué espera el IRS en ese documento, cuándo le debe al donante una declaración adicional y las pocas cosas que nunca debe poner por escrito.

Si quiere un texto listo para usar, use nuestra plantilla de carta de agradecimiento y recibo. Esta guía explica las reglas que hay detrás.

La regla de los $250: el acuse de recibo por escrito

Un donante no puede deducir ninguna donación individual de $250 o más a menos que tenga un acuse de recibo por escrito contemporáneo (contemporaneous written acknowledgment) de su organización benéfica. Así llama el IRS a una carta, correo electrónico o recibo de agradecimiento que contiene ciertos datos y le llega al donante a tiempo (Publication 1771 del IRS).

En sentido estricto, conseguir el acuse de recibo es responsabilidad del donante, y el IRS no multa a la organización que no lo envía (los autos, botes y aviones donados que valen más de $500 son una excepción, con sus propias reglas y multas). Pero el donante pierde la deducción, y la Publication 1771 dice que la organización "debe ayudar" entregándolo. En la práctica, envíe uno por cada donación de $250 o más, siempre.

Qué debe decir

Según la Publication 1771, el acuse de recibo debe incluir:

• el nombre de su organización
• el monto de cualquier dinero donado (efectivo, cheques, tarjetas, pagos en línea y similares)
• una descripción, pero no el valor, de cualquier bien donado, por ejemplo "dos cajas de libros infantiles"
• una declaración de que no dio bienes ni servicios a cambio, si es cierto
• si sí dio algo a cambio, una descripción y una estimación de buena fe de su valor
• si lo único que dio fue un beneficio religioso intangible, una declaración que lo diga

No necesita el número de Seguro Social del donante para este acuse de recibo. Los vehículos donados son distintos; vea nuestra guía sobre donaciones que no son dinero. No hay un formulario del IRS para esto. Sirven una carta, una postal, un correo electrónico o un recibo generado por computadora, siempre que estén los datos.

Qué significa "contemporáneo"

El donante debe recibir el acuse de recibo antes de la primera de dos fechas: el día en que presenta su declaración de impuestos del año de la donación, o la fecha límite de esa declaración, incluidas las prórrogas. La Publication 1771 señala que las organizaciones suelen enviar los acuses de recibo antes del 31 de enero del año siguiente. Enviarlo pocos días después de la donación es mejor para la relación de todos modos.

Cada donación por separado, no el total del año

La prueba de los $250 se aplica a cada donación individual. La Publication 1771 dice que las donaciones separadas de menos de $250 no se suman. Un donante que da $50 al mes no tiene ninguna donación individual de $250 o más, aunque igual necesita su propio registro bancario o un recibo suyo para deducir cada donación. En las donaciones por descuento de nómina, cada descuento del cheque de pago cuenta como una donación separada para la prueba de los $250.

Donaciones en las que el donante recibe algo a cambio

Una contribución quid pro quo es un pago que es en parte donación y en parte compra, como una entrada a una gala que incluye la cena. El donante solo puede deducir la parte que supera el valor de lo que recibió.

Cuando un donante paga más de $75 de esta forma, usted debe darle una declaración de divulgación por escrito (written disclosure statement). Según la Publication 1771, debe:

• decirle al donante que el monto deducible se limita a lo que pagó menos el valor de los bienes o servicios que recibió, y
• dar una estimación de buena fe de ese valor.

Puede entregar la declaración cuando pide el dinero (en la invitación, por ejemplo) o cuando lo recibe. Debe ser por escrito y fácil de notar. El IRS advierte que la letra pequeña escondida en un documento más largo podría no contar.

Fíjese en que el límite se aplica al pago, no a la parte deducible. En el propio ejemplo del IRS, un donante paga $100 por una entrada de concierto que vale $40. Solo $60 son deducibles, pero como el pago fue de más de $75, la organización debe entregar la declaración.

Estimación de buena fe significa un método razonable y honesto. El IRS acepta cualquier método razonable usado de buena fe. Para cosas que no se venden en el comercio, puede usar el precio de algo comparable. Si la cena de su evento se parece a una cena en un salón de banquetes local, use lo que costaría allí.

Multa: la organización que no entrega una declaración obligatoria puede recibir una multa de $10 por contribución, hasta $5,000 por evento o envío de recaudación de fondos, a menos que demuestre una causa razonable (Publication 1771 del IRS).

Pequeños regalos de agradecimiento que no cuentan

Algunas cosas tienen tan poco valor que puede ignorarlas y decir "no se dieron bienes ni servicios". La Publication 1771 describe estas excepciones (las reglas de artículos simbólicos también exigen que les diga a los donantes cuánto de su pago es deducible):

• Artículos simbólicos. Durante una campaña de recaudación, si los beneficios del donante no valen más del 2% de su pago o de un tope fijo en dólares, lo que sea menor. O si el donante paga al menos un mínimo fijo y recibe solo artículos de bajo costo con su nombre o logotipo, como una taza o un calendario.
• Artículos de bajo costo no solicitados que usted envía por correo a personas que no los pidieron, como etiquetas de dirección o tarjetas de felicitación.
• Beneficios de membresía dados por un pago anual de $75 o menos, como entrada gratis, estacionamiento o descuentos en la tienda.

Los límites en dólares cambian cada año por la inflación. Para 2026, el IRS los fijó en el Revenue Procedure 2025-32:

Así, a un donante que da $75 y recibe una taza con el logotipo que a usted le costó $10 se le puede decir que no se dieron bienes ni servicios. Revise el IRS cada año, porque estos montos suben.

Beneficios religiosos intangibles

Si una congregación u otra organización dedicada solo a fines religiosos da únicamente un beneficio religioso intangible, como la entrada a un servicio religioso, el acuse de recibo no necesita describirlo ni darle valor. Solo dice que eso es todo lo que recibió el donante. La Publication 1771 deja claro que esto no incluye cosas que se venden en el comercio, como la matrícula para un título, los viajes o los bienes de consumo.

Voluntarios que pagan sus propios gastos

Los voluntarios no pueden deducir el valor de su tiempo (Publication 526 del IRS). Algunos pueden deducir gastos de bolsillo no reembolsados por servir, como la gasolina para ir a hacer voluntariado. La Publication 526 permite 14 centavos por milla en lugar de los costos reales del auto.

Si los gastos no reembolsados de un voluntario por una sola contribución llegan a $250 o más, necesita un acuse de recibo suyo. Según la Publication 1771, debe describir los servicios que dio y decir si usted le dio algo a cambio (y, en ese caso, describirlo y estimar su valor). La lista del IRS no incluye el monto en dólares que gastó; el voluntario guarda sus propios recibos para eso.

Lo que no debe hacer

• No ponga valor a los bienes donados. Solo descríbalos. Valorarlos le toca al donante. Vea nuestra guía sobre donaciones que no son dinero.
• No prometa una deducción. Que una donación sea deducible depende de los impuestos de cada donante. Diga qué se dio y qué se recibió; deje el resto a quien le prepara los impuestos.
• No ponga valor al tiempo del donante ni anote horas de voluntariado como donación en un recibo.
• No cambie las fechas. Ponga en la carta la fecha en que la escribe e indique la fecha en que recibió la donación.

Resúmenes de fin de año

La Publication 1771 permite que un solo acuse de recibo, como un resumen anual, cubra varias donaciones, siempre que incluya los datos obligatorios. Una carta en enero que enumere cada donación, con su fecha y monto, y una sola declaración de "no se dieron bienes ni servicios" (o la declaración correcta para cada entrada a un evento), funciona bien para donantes mensuales y frecuentes. Muchas bases de datos de donantes pueden producirlas.

Guarde una copia de todo lo que envía, de acuerdo con su política de conservación de documentos.

Un ejemplo práctico

Este es un caso hipotético. Maple Street Food Share organiza una cena en 2026. Las entradas cuestan $150. Una comida comparable en un salón de banquetes local cuesta unos $40.

• En la invitación: "Su entrada cuesta $150. Estimamos el valor de la cena en $40, así que el monto deducible se limita a $110". Esa es la declaración quid pro quo, entregada al momento de pedir.
• Después: un invitado que compró dos entradas ($300) recibe un agradecimiento que nombra a la organización, indica el pago de $300, describe "dos entradas para la cena", estima su valor en $80 y dice que solo es deducible el monto por encima de $80.
• Esa misma noche: otra invitada entrega un cheque de $500 sin asistir. Su carta indica los $500 y dice que no se dieron bienes ni servicios.

Lista de verificación de acuses de recibo

• Cada donación individual de $250 o más recibe un acuse de recibo por escrito
• Cada acuse de recibo nombra a nuestra organización y el monto, o describe el bien
• Cada uno dice si dimos algo a cambio
• Las invitaciones y entradas a eventos indican el monto deducible en pagos de más de $75
• Nunca indicamos el valor de los bienes donados
• Revisamos cada año las cifras de inflación del IRS para artículos simbólicos
• Los donantes frecuentes reciben un resumen de fin de año antes del 31 de enero
• Guardamos copias de cada acuse de recibo