Cerrar una organización benéfica correctamente

Esta guía es para los miembros de la junta directiva de una organización benéfica pequeña que está pensando en dejar de operar. Tal vez el fundador se va y nadie puede tomar su lugar. Tal vez se acabó el dinero, o ya se cubrió la necesidad para la que se creó la organización. Cerrar puede sentirse como un fracaso. No lo es. Cerrar con cuidado, de modo que a todos se les pague, se cumplan las promesas a los donantes y lo que queda siga haciendo el bien, es una de las cosas más responsables que puede hacer una junta. Al terminar, conocerá los pasos principales, en orden, y dónde entran las reglas estatales.

Cuándo pensar en cerrar, o en fusionarse

Señales de que puede ser momento de hablarlo:

• Ya usó sus reservas y no ve de dónde vendrá el dinero del próximo año.
• El fundador, o la única persona que lo sostiene todo, se va, y nadie puede reemplazarlo.
• Otra organización ya hace el mismo trabajo, mejor o a mayor escala.
• La junta no encuentra suficientes miembros para reunirse, o sigue atrasándose en sus declaraciones.
• Su misión está cumplida.

Tenga la conversación temprano, mientras todavía tiene dinero y opciones. Una organización que cierra con algo de efectivo puede pagarle a todos, cumplir sus promesas y pasar su trabajo a otros. Una que espera a que la cuenta bancaria esté vacía tiene muchas menos opciones.

La fusión como alternativa

Antes de decidir cerrar, pregúntese si su trabajo podría continuar dentro de otra organización benéfica. Una fusión une dos organizaciones en una. Otras opciones son transferir un programa, su personal o sus simpatizantes a otra organización, o convertirse en un proyecto de un patrocinador fiscal (fiscal sponsor). Estas opciones mantienen vivo su trabajo y pueden ahorrar el esfuerzo de empezar todo de nuevo. Una fusión es una transacción legal con sus propios pasos bajo la ley estatal, y el IRS (Servicio de Impuestos Internos) trata a una organización que se fusiona con otra como una que termina: su último Form 990 se marca como declaración final. Busque asesoría de un abogado que trabaje con organizaciones sin fines de lucro.

Paso 1: La junta decide, y los miembros votan si se exige

La decisión de disolver (terminar formalmente) la corporación le corresponde a la junta, y a veces también a los miembros. Lea primero sus estatutos (bylaws) y su acta constitutiva (articles of incorporation). Pueden exigir una votación especial, o la aprobación de los miembros con derecho a voto.

La ley estatal también pone reglas, y varían. Dos ejemplos:

• California. La Attorney General (fiscal general del estado) dice que el primer paso es la aprobación de la mayoría de la junta directiva o de los miembros, o de ambos, para liquidar y disolver. Luego se presenta un certificado de esa decisión ante la Secretaría de Estado y se envía al Registro de Organizaciones Benéficas y Recaudadores de la fiscal general.
• Nueva York. La guía de la fiscal general para organizaciones con bienes dice que la junta debe adoptar un Plan de Disolución y Distribución de Bienes. Si la corporación tiene miembros con derecho a voto, luego el plan necesita el voto de al menos dos tercios de los miembros en una reunión con quórum, o el consentimiento unánime por escrito de los miembros.

Anote la votación con cuidado en el acta. Necesitará una copia más adelante.

Paso 2: Haga un plan y siga presentando declaraciones

Escriba un plan de cierre corto: qué pasa con cada programa, a quién se le avisará y cuándo, cómo se pagarán las deudas, a dónde irán los bienes que queden y quién es responsable de cada tarea.

Manténgase al día con sus declaraciones mientras cierra. California dice que una organización debe estar al corriente con el Registro de la fiscal general antes de poder disolverse. Nueva York dice que las organizaciones que deben registrarse con la Oficina de Organizaciones Benéficas de la fiscal general deben mantener al día su registro y sus informes financieros anuales antes de disolverse. Atrasarse ahora puede detener todo el proceso.

Paso 3: Pague lo que debe

Antes de entregar cualquier bien, pague sus deudas: los últimos sueldos, los impuestos sobre la nómina, la renta, los proveedores, los préstamos. Devuelva o resuelva cualquier dinero de subvenciones que ya no pueda gastar como prometió, según el acuerdo de la subvención. Avíseles temprano a los financiadores; muchos trabajarán con usted.

La guía de Nueva York pone un plazo: una vez aprobado el plan, la corporación debe cumplirlo, pagar sus obligaciones, distribuir sus bienes y terminar sus asuntos dentro de 270 días.

Paso 4: Entregue los bienes restantes a otra organización benéfica

Los bienes de una organización benéfica no les pertenecen a su junta, sus fundadores ni sus miembros. Se mantienen para fines benéficos, y así siguen cuando la organización cierra.

Para eso existe su cláusula de disolución. La Publicación 557 del IRS explica que el documento de constitución de una 501(c)(3) debe asegurar que sus bienes se distribuyan para un fin exento si se disuelve, y que si la cláusula nombra a quien los recibe, esa organización debe ser una 501(c)(3) que califique al momento de la disolución. Lea la suya; puede decidir a dónde van sus bienes. Nuestra guía sobre el acta constitutiva explica la cláusula.

La ley estatal agrega sus propias reglas. La guía de Nueva York dice que los bienes de una organización benéfica deben ir a organizaciones benéficas exentas de impuestos que hagan actividades sustancialmente parecidas a las de la organización que se disuelve, con la aprobación de la fiscal general o de un tribunal, y que las donaciones hechas para un fin específico deben conservar esa restricción en la nueva organización. Antes de elegir a quién darle los bienes:

• Elija una organización cuyo trabajo sea lo más parecido posible al suyo.
• Confirme que sea una 501(c)(3) vigente y en regla.
• Pase los fondos restringidos con sus restricciones, y avísele por escrito a quien los recibe.
• Nunca les dé bienes a un miembro de la junta, a un empleado o a sus familias, ni se los venda por debajo de su valor justo.

Paso 5: Aprobación estatal y últimas presentaciones

En muchos estados la fiscal general supervisa a las organizaciones benéficas, y algunos exigen avisarle a la fiscal general, u obtener su aprobación, antes de que una organización pueda disolverse. Nuestros dos ejemplos:

• California. La fiscal general debe emitir una renuncia a objeciones a la disolución y a la distribución de los bienes. Una corporación de beneficio público la pide por carta, firmada por un director o un abogado, con los balances de sus últimos tres años de actividad que muestren a dónde fueron los bienes, y otros documentos que enumera la fiscal general. La fiscal general dice que no hay cuota, salvo que la organización esté atrasada en sus presentaciones. Luego la carta de renuncia se presenta junto con el Certificado de Disolución ante la Secretaría de Estado.
• Nueva York. La disolución es un proceso de dos pasos. Primero, la organización le pide a la fiscal general, o a un tribunal con aviso a la fiscal general, que apruebe su plan. Luego, después de cumplir el plan y preparar un informe financiero final que muestre que no tiene bienes ni obligaciones, le pide a la fiscal general que apruebe su Certificado de Disolución.

Para su propio estado, empiece con su regulador estatal de organizaciones benéficas y su secretaría de estado.

Paso 6: El último Form 990

El IRS dice que la mayoría de las organizaciones deben avisarle cuando terminan, y que hacerlo cierra la cuenta de la organización en el IRS y debería detener las cartas por declaraciones no presentadas. Cómo hacerlo depende de la declaración que presenta:

• Form 990-N (e-Postcard o postal electrónica): responda que sí a la pregunta de si la organización terminó o dejó de operar.
• Form 990 o 990-EZ: marque la casilla Final return/terminated (declaración final/terminada) en la parte de arriba de la declaración, responda que sí a la pregunta sobre liquidación, terminación o disolución, y complete el Schedule N (anexo N: Liquidation, Termination, Dissolution, or Significant Disposition of Assets). El IRS dice que el Schedule N pide una descripción de los bienes y de cualquier costo de la transacción, la fecha de distribución, su valor justo de mercado y quiénes los recibieron. También pregunta si alguno de sus directivos, directores, fideicomisarios o empleados clave participará en la organización que recibe los bienes.
• Anexos: el IRS dice que incluya una copia certificada de sus artículos de disolución o de fusión y las resoluciones y planes de liquidación o de fusión.

Cuándo vence: el IRS dice que si termina antes del final de su año fiscal normal, su año fiscal se cierra antes, y el último Form 990 o 990-EZ vence el día 15 del quinto mes después de la fecha de terminación. Por ejemplo, una organización con año calendario que termina el 31 de agosto debe presentar su última declaración a más tardar el 15 de enero. El Form 990-N es un aviso, no una declaración: el IRS dice que una organización que presenta el 990-N y termina antes de tiempo debe presentar su última postal electrónica tan pronto como sea razonablemente posible después del inicio de lo que habría sido su siguiente año fiscal.

Empleados y registros

Si tiene personal, avíseles tan pronto como honestamente pueda, y pague los últimos sueldos a tiempo. Su estado puede fijar plazos para el último cheque de pago. La Publicación 15 del IRS dice que si cierra el negocio debe presentar una última declaración de impuestos sobre la nómina por el último trimestre en que pagó sueldos; las instrucciones del formulario explican cómo. También cierre las cuentas estatales de nómina y de desempleo.

Antes de cerrar las puertas, decida quién guardará los registros de la organización: las actas, los registros financieros, las declaraciones de impuestos, los documentos de disolución y las aprobaciones del IRS y del estado. Nombre a una persona, por lo general el último presidente de la junta o el tesorero, y dígale a su contador dónde están. Pueden surgir preguntas años después.

Lista de verificación para el cierre

• Leímos nuestros estatutos y el acta constitutiva, incluida la cláusula de disolución
• La junta (y los miembros, si se exige) votó por disolver, y consta en el acta
• Escribimos un plan de cierre con una persona responsable para cada tarea
• Nuestras declaraciones estatales y del IRS están al día
• Les avisamos al personal, a los financiadores, a los socios y a las personas a quienes servimos
• Todas las deudas, los últimos sueldos y los impuestos sobre la nómina están pagados
• Las subvenciones restringidas sin gastar están resueltas con los financiadores
• Tenemos la aprobación estatal necesaria antes de distribuir los bienes
• Los bienes restantes fueron a una 501(c)(3) con trabajo parecido, con las restricciones incluidas
• El último Form 990 está presentado, marcado como final, con el Schedule N
• La disolución está presentada ante la secretaría de estado
• Hay una persona nombrada para guardar los registros

Si quiere hablar con alguien que haya cerrado o fusionado una organización benéfica pequeña, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.