El acta constitutiva de una organización benéfica

Esta guía es para fundadores que están por constituir una organización benéfica, o que ya lo hicieron y quieren revisar que su acta pase la revisión del IRS. Al terminar, sabrá qué es el acta constitutiva, cuáles son las dos cláusulas que busca el IRS y qué significan en palabras sencillas, qué le pedirá su estado y cómo cambiar el acta después.

Para ver todos los pasos en orden, desde elegir un nombre hasta presentar la solicitud al IRS, vea la etapa Forme su organización benéfica de la ruta para fundadores.

Acta constitutiva o estatutos: ¿cuál es la diferencia?

Sus Articles of Incorporation (acta constitutiva) son el documento corto que usted presenta ante su estado para crear la corporación sin fines de lucro. Algunos estados le dan otro nombre. Nueva York lo llama certificate of incorporation (certificado de constitución) y Texas lo llama certificate of formation (certificado de formación). Es un registro público, y para cambiarlo hay que presentar una modificación ante el estado.

Sus estatutos (bylaws) son su reglamento interno: cuántos directores tiene, cómo funcionan las reuniones y las votaciones, y qué hacen los funcionarios. Ustedes mismos los adoptan, por lo general en la primera reunión de la junta directiva. La ley de su estado sobre organizaciones sin fines de lucro puede decir si hay que presentarlos o guardarlos en sus registros. Empiece con nuestra plantilla de estatutos.

La diferencia importa para la exención de impuestos. La Publication 557 (la guía principal del IRS sobre la exención) dice que los límites a sus propósitos deben estar en el acta constitutiva. Si solo están en los estatutos, no cuenta. Tampoco cuenta una promesa de sus funcionarios, ni el hecho de que su trabajo de verdad sea benéfico.

La prueba de organización

Para calificar bajo la sección 501(c)(3), la parte del código de impuestos que trata de las organizaciones benéficas, su organización debe pasar la prueba de organización (organizational test) del IRS. En palabras sencillas, su documento de fundación debe hacer tres cosas:

1. Limitar los fines de la organización a propósitos benéficos (la cláusula de propósito).
2. Dedicar los bienes de la organización a usos benéficos para siempre, aunque cierre (la cláusula de disolución).
3. No darle a la organización poder para hacer más que una cantidad mínima de trabajo que no sirva a esos propósitos.

Si presenta la solicitud completa, el Form 1023 (solicitud de exención de impuestos), usted sube una copia de su acta, con todas sus modificaciones, y el IRS la lee. Si puede usar el Form 1023-EZ, que es más corto, la Publication 557 dice que no tiene que enviarla, pero el IRS se la puede pedir en cualquier momento en una revisión de cumplimiento o una auditoría. En los dos casos, redáctela bien desde la primera vez.

La cláusula de propósito

Las instrucciones del Form 1023 dicen que su documento de fundación debe limitar sus propósitos a los que describe la sección 501(c)(3). Esos propósitos son: benéficos, religiosos, educativos, científicos, literarios, pruebas de seguridad pública, fomento de competencias deportivas de aficionados nacionales o internacionales, y prevención de la crueldad hacia los niños o los animales.

Las instrucciones dan esta cláusula de propósito como aceptable. Se copia en inglés en el acta:

"The organization is organized exclusively for charitable, religious, educational, and scientific purposes under section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code, or corresponding sections of any future federal tax code."

En español, dice que la organización se forma solo con fines benéficos, religiosos, educativos y científicos según la sección 501(c)(3) del Internal Revenue Code (Código de Impuestos Internos), o las secciones que la reemplacen en un futuro código federal de impuestos.

El modelo de acta de la Publication 557 (Draft A, Article Third) usa una versión un poco más larga que además permite a la organización dar subvenciones a otras organizaciones benéficas:

"Said corporation is organized exclusively for charitable, religious, educational, and scientific purposes, including, for such purposes, the making of distributions to organizations that qualify as exempt organizations under section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code, or the corresponding section of any future federal tax code."

En español, agrega que, para esos fines, la corporación puede hacer entregas de dinero o bienes a organizaciones que califican como exentas bajo la sección 501(c)(3).

Qué significa: la corporación existe solo para los tipos de propósitos que permite el código de impuestos, y no puede dedicarse a otro tipo de trabajo. Las palabras "or corresponding sections of any future federal tax code" hacen que la cláusula siga funcionando si el Congreso cambia la numeración de la ley.

También puede describir su propia misión, como manejar un banco de comida o enseñar a leer a adultos. Las instrucciones dicen que puede limitar sus propósitos nombrando un propósito benéfico específico, como "relief of the elderly within the meaning of section 501(c)(3)" (ayuda a las personas mayores según la sección 501(c)(3)). Pero también advierten que si sus propósitos son más amplios que los de la sección 501(c)(3), puede no pasar la prueba, aunque mencione la sección 501(c)(3) en otra parte. En ese caso, según las instrucciones, tendrá que modificar su documento de fundación antes de presentar la solicitud.

El párrafo sobre beneficio privado y política

El modelo de la Publication 557 (Article Fifth) agrega un párrafo que muchas organizaciones copian. Dice que ninguna parte de las ganancias netas de la organización puede beneficiar a sus miembros, fideicomisarios, funcionarios u otras personas privadas, salvo un pago razonable por servicios. También dice que el cabildeo no puede ser una parte sustancial de las actividades de la organización, y que la organización no participará en ninguna campaña política a favor o en contra de un candidato. Estas son las reglas básicas que sigue toda organización 501(c)(3), así que tenerlas en el acta ayuda a que todos las recuerden.

La cláusula de disolución

Las instrucciones del Form 1023 dicen que su documento de fundación debe dedicar sus bienes para siempre a un propósito de la sección 501(c)(3). Si la organización cierra, lo que quede debe ir a un propósito exento, o al gobierno federal, estatal o local para un fin público.

Las instrucciones dan esta cláusula de disolución como aceptable. Se copia en inglés en el acta:

"Upon the dissolution of this organization, assets shall be distributed for one or more exempt purposes within the meaning of section 501(c)(3) of the Internal Revenue Code, or corresponding section of any future federal tax code, or shall be distributed to the federal government, or to a state or local government, for a public purpose."

En español, dice que, si la organización se disuelve, sus bienes se repartirán para uno o más propósitos exentos según la sección 501(c)(3), o se entregarán al gobierno federal, estatal o local para un fin público.

El modelo de acta de la Publication 557 (Article Sixth) agrega una oración más. Dice que un tribunal del condado donde está la oficina principal de la organización repartirá los bienes que no se hayan entregado de esa forma, a organizaciones que se formen y funcionen solo para esos propósitos.

Qué significa: el dinero y los bienes que se le dan a una organización benéfica siguen siendo para fines benéficos. Si la organización cierra algún día, los fundadores, los directores y los miembros no se pueden quedar con lo que sobre. La Publication 557 dice que si los bienes pudieran ir a los miembros o a personas privadas, no se cumple la prueba de organización.

Algunos puntos prácticos del IRS:

• Nombrar una organización específica para recibir sus bienes solo se permite si la cláusula exige que esa organización esté exenta bajo la sección 501(c)(3) cuando usted se disuelva, y nombra otra opción por si no lo está.
• En algunos estados, la ley ya dedica los bienes de una organización benéfica. El IRS dice que en ciertos estados puede apoyarse en la ley estatal en lugar de una cláusula. La Publication 557 agrega que incluir la cláusula de todos modos puede facilitar la revisión de su solicitud.
• Si su acta dice que los bienes podrían ir a miembros o personas, las instrucciones del Form 1023 dicen que debe modificarla para quitar eso.

Lo que pide su estado

Cada estado tiene su propio formulario y sus propias reglas. Busque en el sitio web de la Secretary of State (secretaría de estado) "nonprofit corporation" o "not-for-profit corporation". Esto es lo que dicen dos estados.

El estado de Texas

Texas usa el Form 202, el Certificate of Formation (certificado de formación) para una corporación sin fines de lucro. Sus instrucciones dicen:

• Tarifa de presentación: $25.
• Nombre: debe poder distinguirse de otras entidades registradas. Una revisión previa del nombre no es definitiva.
• Agente registrado: un residente de Texas o una entidad autorizada para hacer negocios en Texas, con una dirección física donde se puedan entregar documentos legales en horario de oficina. La corporación no puede ser su propio agente, y un servicio de buzón por sí solo no sirve. El agente debe haber aceptado el cargo.
• Directores: si una junta directiva maneja la corporación, se necesitan tres directores, y deben ser personas, no empresas.
• Miembros: si la corporación no tendrá miembros, el certificado debe decirlo.
• Propósito: cualquier propósito legal, pero el formulario no incluye el texto del IRS, como se explicó arriba.
• Organizador: al menos un organizador, que sea una persona de 18 años o más o una entidad, firma el formulario.
• Presentación: en línea, por correo o en persona.

Nueva York

El Department of State (departamento de estado) de Nueva York dice que la tarifa para presentar un certificado de constitución de una organización sin fines de lucro es $75. Por lo general, el nombre debe incluir una palabra como "Incorporated", "Corporation" o "Inc.", salvo que aplique una excepción. Usted elige si forma una corporación benéfica o no benéfica, y algunos propósitos necesitan el permiso por escrito de otra agencia del estado antes de presentar el certificado.

Errores comunes

• Dejar fuera las cláusulas. Usar un formulario del estado que no tiene cláusula de propósito ni de disolución, y no agregarlas.
• Propósitos demasiado amplios. Frases como "any lawful purpose" (cualquier propósito legal) van más allá de la sección 501(c)(3). El IRS dice que los propósitos amplios pueden no pasar la prueba y necesitar una modificación antes de presentar la solicitud.
• Límites solo en los estatutos. El IRS dice que eso no basta.
• Bienes que podrían ir a personas. Hay que quitar cualquier texto que permita a los miembros o directores repartirse lo que sobre.
• Enviar una copia sin sello de presentación. Las instrucciones del Form 1023 dicen que su acta debe mostrar que el estado la recibió y aprobó en una fecha específica. Si no tiene esa copia, las instrucciones explican cómo enviar una copia sustituta con una declaración firmada.

Corregir el acta toma tiempo. La Publication 557 dice que si el IRS exige una modificación sustancial a su documento de fundación, su exención empieza en la fecha del cambio, no en la fecha en que se formó la organización. Una corrección no sustancial, como agregar una cláusula de disolución que faltaba, por lo general no cambia su fecha de inicio.

Cómo cambiar el acta después

Para cambiar su acta, la junta directiva (y los miembros, si tiene miembros con derecho a voto) aprueba el cambio como lo piden sus estatutos y la ley del estado. Luego usted presenta una modificación ante el estado, que muchas veces se llama certificate of amendment o articles of amendment (certificado de modificación). Texas, por ejemplo, usa un certificate of amendment, también para un cambio de nombre.

Avise también al IRS. La Publication 557 dice que hay que informar las modificaciones del acta o de los estatutos como lo explican las instrucciones del Form 990 (declaración anual al IRS) o del Form 990-EZ. Las instrucciones del Form 990 dan ejemplos de cambios importantes que hay que informar, como los cambios en sus propósitos exentos o su misión y en su nombre. Un cambio de agente registrado no cuenta como cambio importante. En cualquier versión nueva, mantenga las cláusulas de propósito y de disolución anteriores, u otras igual de fuertes.

Lista de verificación del acta

• Consiga el formulario y las instrucciones de su estado para formar una organización sin fines de lucro
• Elija un nombre que cumpla las reglas de su estado
• Busque un agente registrado con dirección física en su estado
• Anote los directores iniciales que pide su estado
• Agregue una cláusula de propósito limitada a los propósitos de la sección 501(c)(3)
• Agregue una cláusula de disolución que dedique los bienes a propósitos 501(c)(3)
• Revise que nada permita que los bienes vayan a miembros o personas
• Presente el acta, pague la tarifa y guarde la copia sellada en sus registros
• Adopte los estatutos en su primera reunión de la junta directiva

Si quiere que un abogado o un fundador con experiencia revise su borrador, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.