Cómo aceptar bienes, servicios y acciones donados

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas a las que les ofrecen cosas en lugar de dinero: una camioneta llena de muebles, una computadora portátil, un auto usado, acciones de una empresa, una tarde gratis de un abogado. Estas donaciones pueden ser de gran ayuda. También le pueden costar almacenamiento, tiempo del personal y trámites con el IRS. Al terminar, sabrá cómo decidir qué aceptar, a quién le toca valorar qué, qué formularios firma o presenta su organización y cómo manejar las dos donaciones grandes más comunes: vehículos y acciones.

Decida qué aceptará antes de que alguien se lo ofrezca

El momento más difícil para decir que no es cuando un donante amable está en su puerta con un sofá. Decida con anticipación. Una breve política de aceptación de donaciones (una lista aprobada por la junta directiva de lo que acepta, lo que no y quién decide sobre cualquier cosa poco común) le permite decir "gracias, pero nuestra política no lo permite" sin que suene personal. Nuestra plantilla de política de aceptación de donaciones es un buen comienzo.

Antes de aceptar cualquier donación que no sea dinero, pregúntese:

• ¿Podemos usarla en nuestros programas o venderla fácilmente? Si no, es un costo, no un regalo.
• ¿Cuánto nos costará? Almacenamiento, mudanza, reparaciones, seguro, desecho.
• ¿Tiene riesgos? Los vehículos, bienes raíces, armas de fuego, alimentos y cualquier cosa con normas de seguridad requieren más cuidado.
• ¿Es poco común? Los bienes raíces, el arte, las acciones de empresas privadas y los objetos de colección deben pasar por su junta directiva y un contador antes de aceptarlos.

Valorar la donación le toca al donante

Su organización no pone un valor en dólares a los bienes donados en su carta de agradecimiento. La Publication 1771 dice que el acuse de recibo por escrito incluye "una descripción (pero no el valor justo de mercado)" de los bienes. La Publication 561 del IRS está escrita "para ayudar a los donantes y tasadores" a calcular el valor. Si un donante le pregunta cuánto vale su ropa usada, remítalo a la Publication 561 o a quien le prepara los impuestos.

En su lugar, describa los bienes con claridad: "una computadora portátil de 2019 que funciona", "ocho bolsas de ropa de adulto". Nuestra guía sobre cómo agradecer a los donantes como lo exige el IRS explica todas las reglas del acuse de recibo, y la plantilla de carta de agradecimiento tiene una versión para donaciones que no son dinero.

Lo que su organización podría firmar: Form 8283, Sección B

El Form 8283 es el formulario que los donantes adjuntan a su propia declaración de impuestos para informar donaciones que no son dinero. Según la Publication 526 del IRS, el donante lo presenta cuando su deducción total por estas donaciones en el año es de más de $500. Casi todo el formulario no tiene que ver con usted.

La excepción es la Sección B (Section B), que el donante usa para artículos, o grupos de artículos similares, que valora en más de $5,000 (las acciones que cotizan en bolsa se informan en la Sección A, así que no le llegan a usted). Para la mayoría de esas donaciones el donante necesita una tasación calificada (qualified appraisal), y la organización completa la Parte V, acuse de recibo del donatario (Part V, Donee Acknowledgment).

Lo que usted firma, en palabras del propio formulario:

• que es una organización benéfica calificada y que recibió los bienes en una fecha indicada,
• que si los vende, intercambia o se deshace de ellos de otra forma dentro de 3 años, presentará el Form 8282 y le dará una copia al donante, y
• que "este acuse de recibo no representa acuerdo con el valor justo de mercado declarado".

También indica si piensa usar el artículo para un fin no relacionado con su misión. Las instrucciones dicen que quien firma debe ser un funcionario autorizado para firmar sus declaraciones de impuestos, o alguien designado específicamente para firmar el Form 8283. Guarde una copia de cada Sección B que firme. Las instrucciones del Form 8282 lo exigen.

Si vende dentro de tres años: Form 8282

Si vende, intercambia, consume o se deshace de otra forma de bienes que estaban en una Sección B que usted firmó (o que otra organización le pasó junto con su Sección B), dentro de los 3 años después de recibirlos, debe presentar el Form 8282 ante el IRS y darle una copia al donante. Las instrucciones del formulario llaman a estos bienes "bienes con deducción benéfica" (charitable deduction property): bienes donados que no son dinero ni valores que cotizan en bolsa, con un valor declarado de más de $5,000 por artículo o grupo de artículos similares.

Según las instrucciones del Form 8282:

• Plazo: preséntelo dentro de los 125 días después de la fecha en que se deshace de los bienes.
• Excepción 1: artículos que el donante marcó en la Sección B como tasados en $500 o menos. Todas las acciones de una empresa privada, o los artículos que forman un juego, cuentan como un solo artículo para esta prueba.
• Excepción 2: artículos consumidos o regalados al cumplir su misión, como suministros médicos repartidos después de un desastre.
• Si los pasa a otra organización: si le da los bienes a otra organización benéfica dentro de los 3 años, debe darle una copia de la Sección B y sus datos dentro de los 15 días después de la última de estas fechas: la de la transferencia, la fecha en que firmó la Sección B o la fecha en que los recibió de otra organización.
• Firma: el formulario debe estar firmado por un funcionario de la organización.

Puede haber multas por no presentarlo o por presentar información incorrecta. Si marca "sí" en el Form 8282 indicando que usó los bienes para su misión, un funcionario lo firma bajo pena de perjurio, así que solo dígalo si es cierto.

Vehículos, botes y aviones: Form 1098-C

Las donaciones de autos tienen sus propias reglas. Si un donante le da un auto, bote o avión con un valor declarado de más de $500, las instrucciones del Form 1098-C dicen que usted debe:

• darle al donante un acuse de recibo por escrito con la información del Form 1098-C (sirve la Copia B del formulario), por lo general dentro de los 30 días de venderlo o, en algunos casos, de recibirlo, y
• presentar el Form 1098-C ante el IRS.

Sin eso, el donante no puede deducir más de $500. En la mayoría de los casos, la deducción del donante se limita al precio por el que usted lo vendió, por eso el formulario informa el precio de venta. Hay excepciones si usa el vehículo de forma importante en sus programas, le hace mejoras importantes o se lo da o vende muy por debajo de su valor a una persona necesitada.

Si espera recibir más que algún auto de vez en cuando, lea completas las instrucciones del Form 1098-C o trabaje con un contador.

Servicios y tiempo donados

El tiempo de un voluntario, o el trabajo gratis de un profesional, no es una donación deducible. La Publication 526 lo dice claramente: "No puede deducir el valor de su tiempo ni de sus servicios". Agradezca de corazón, pero no ponga un valor en dólares a su tiempo en ningún recibo. Algunos voluntarios pueden deducir gastos de bolsillo no reembolsados; la guía de acuses de recibo explica qué enviarles.

Donaciones en especie en su propia contabilidad

Registrar los bienes y servicios donados en sus propias cuentas es un tema distinto de la deducción del donante. Cómo registrarlos, y con qué valor, depende de las normas contables y de lo que pide su Form 990. Algunos servicios profesionales donados se registran y otros no. Pídale a su contador o tenedor de libros que prepare un método sencillo, y lleve un registro de cada donación que no sea dinero: fecha, donante, descripción y qué hizo con ella. Ese registro también le avisa cuándo podría aplicar el Form 8282.

Donaciones de acciones

Las donaciones de acciones pueden ser muy generosas y bastante sencillas, si está preparado.

• Abra una cuenta de corretaje a nombre de su organización antes de necesitarla, para que el corredor del donante pueda transferirle las acciones directamente.
• Anote los datos para la transferencia (su cuenta y las instrucciones de transferencia del corredor) y guárdelos donde su tesorero pueda compartirlos rápido.
• Averigüe quién las envió. Las transferencias pueden llegar sin el nombre del donante. Pida a los donantes que le avisen antes de donar.
• Decida cuándo vender. Muchas organizaciones pequeñas venden de inmediato para evitar el riesgo del mercado. Póngalo en su política de aceptación de donaciones.
• Dé el acuse de recibo correcto. Describa las acciones (cantidad y empresa) sin indicar un valor en dólares. La Publication 561 explica cómo el donante valora las acciones que cotizan en bolsa: el promedio entre el precio de venta más alto y el más bajo en la fecha de la donación.

La fecha de la donación le importa al donante. Según la Publication 526, un certificado debidamente endosado que se le envía por correo o se le entrega se considera donado en la fecha en que se envía o se entrega. Si el donante lo manda a través de su agente o de la empresa para que se emita a nombre de usted, no se considera donado hasta que las acciones se transfieren en los libros de la empresa.

Quién presenta qué

Lista de verificación de donaciones que no son dinero

• Nuestra junta directiva aprobó una política de aceptación de donaciones
• Nunca indicamos un valor para los bienes donados
• Sabemos quién está autorizado para firmar el Form 8283
• Guardamos copias de cada Form 8283, Sección B, que firmamos
• Nuestro registro de donaciones marca los artículos que podrían requerir el Form 8282
• Conocemos los pasos del Form 1098-C antes de aceptar un vehículo
• Tenemos lista una cuenta de corretaje para donaciones de acciones
• Nuestro contador nos dijo cómo registrar las donaciones en especie