Cómo prepararse para las subvenciones federales

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que piensan en su primera subvención federal, o en dinero federal que llega a través de un estado, un condado o una ciudad. Al terminar, sabrá qué preparar antes de solicitar y en qué orden, cómo encontrar oportunidades, qué reglas vienen con el dinero federal y cómo decidir si le conviene ahora.

Si nunca ha escrito una solicitud de subvención, empiece por lo básico para escribir subvenciones. Para el presupuesto, vea presupuestos de subvenciones.

Paso 1: SAM.gov y su identificador único de entidad

SAM.gov (System for Award Management, sistema de gestión de adjudicaciones) es el sitio de registro del gobierno federal para las organizaciones que reciben dinero federal. Al registrarse, su organización recibe un Unique Entity ID (UEI), el identificador único de entidad que el gobierno usa para reconocerla.

Lo que dicen los sitios oficiales:

• Es gratis. Grants.gov dice claramente que registrarse es gratis. Nunca le pague a una empresa para registrarse o renovar por usted.
• El UEI solo no basta para solicitar. SAM.gov dice que puede obtener un UEI sin completar el registro completo, pero si solo obtiene el UEI, no puede solicitar directamente adjudicaciones federales. SAM.gov agrega que para algunas actividades, como informar como subadjudicatario, puede que solo necesite el UEI, así que revise lo que necesita cada financiador.
• Dé tiempo. Grants.gov dice que hay que esperar hasta 10 días hábiles para que el registro en SAM.gov se active, y que puede tardar semanas o meses si no se puede verificar su información.
• Renueve cada año. SAM.gov dice que debe renovar su registro cada 365 días para mantenerlo activo.

Antes de empezar, asegúrese de que su nombre legal y su dirección coincidan exactamente con los registros del IRS. Nuestra guía para investigar fundaciones explica más sobre cómo evitar estafas con el registro.

Paso 2: Grants.gov y quién hace qué

Grants.gov es donde se buscan y se solicitan la mayoría de las subvenciones federales. Grants.gov dice que no puede empezar a solicitar allí hasta que su organización esté registrada en SAM.gov. Después:

1. El contacto principal de su organización en SAM.gov, llamado E-Business Point of Contact (EBiz POC) (punto de contacto de negocios electrónicos), crea una cuenta en Grants.gov con el mismo correo electrónico que usó en SAM.gov.
2. El EBiz POC agrega un perfil de la organización solicitante con su UEI.
3. El EBiz POC asigna funciones a otras personas. El Authorized Organization Representative (AOR) (representante autorizado de la organización) puede enviar solicitudes en nombre de la organización. Hay otras funciones, como Workspace Manager (administrador del espacio de trabajo).

Nombre al menos a dos personas que puedan entrar, para que las vacaciones o la salida de una sola persona no detengan una solicitud.

Cómo encontrar oportunidades

• El buscador de Grants.gov muestra las oportunidades de financiamiento federal. Lea primero la sección de elegibilidad: muchos programas son solo para gobiernos, escuelas u organizaciones más grandes.
• Su estado, condado o ciudad a menudo reparte dinero federal en subvenciones o contratos más pequeños, con solicitudes más sencillas. Pregunte a las agencias que trabajan en su campo.
• Organizaciones sin fines de lucro más grandes que tienen subvenciones federales a veces pasan parte del trabajo a socios más pequeños (vea las subadjudicaciones, más abajo).

La sección de investigación de nuestro directorio incluye herramientas de búsqueda útiles.

Las reglas federales en palabras sencillas

La mayoría de las subvenciones federales siguen la Uniform Guidance (guía uniforme), las reglas del Título 2 del Código de Regulaciones Federales, Parte 200 (2 CFR 200). Los términos de su adjudicación van primero, pero estas son las bases.

Costos permitidos

Según 2 CFR 200.403, un costo que se cobra a una adjudicación federal debe, entre otras cosas:

• ser necesario y razonable para el proyecto y poder asignarse a él,
• respetar los límites de las reglas o de la adjudicación,
• tratarse de manera uniforme con el mismo tipo de costo en otras partes,
• seguir los principios de contabilidad generalmente aceptados, y
• estar debidamente documentado.

En la práctica: guarde recibos, hojas de horas y facturas de todo lo que cobre, y cobre solo lo que el proyecto de verdad necesita.

Costos indirectos y la tasa de minimis

Los costos indirectos son costos compartidos que apoyan todo su trabajo, como el alquiler, el seguro y la contabilidad. El glosario define los costos indirectos. Según 2 CFR 200.414(f), una organización sin una tasa federal de costos indirectos negociada puede cobrar una tasa de minimis de hasta el 15 por ciento de los costos directos totales modificados (una parte definida de sus costos directos). No necesita documentos para justificarla, puede usarla sin límite de tiempo y, una vez que la elige, la usa en todas sus adjudicaciones federales hasta que decida negociar una tasa. Debe cobrar cada costo de manera uniforme como directo o como indirecto, nunca como ambos.

Compras: adquisiciones

Según 2 CFR 200.318, debe tener procedimientos de compra por escrito para comprar bienes y servicios con dinero federal, vigilar a los contratistas y tener normas de conducta por escrito sobre conflictos de interés. Ningún empleado, directivo, agente o miembro de la junta con un conflicto real o aparente puede participar en elegir o manejar un contrato pagado con la adjudicación. 2 CFR 200.320 describe métodos informales para compras pequeñas y métodos formales para las más grandes. Anote cómo eligió a cada proveedor y por qué el precio era razonable.

Registros

Según 2 CFR 200.334, guarde todos los registros de una adjudicación federal durante tres años desde la fecha en que presenta el informe financiero final, o más si hay un litigio, un reclamo o una auditoría que empezó antes.

La auditoría única

Según 2 CFR 200.501, una organización que gasta $1,000,000 o más en adjudicaciones federales en su año fiscal debe hacerse una auditoría única (single audit) o, en casos limitados, una auditoría de un programa específico. Por debajo de esa cifra, queda exenta del requisito federal de auditoría ese año, pero sus registros deben seguir disponibles para revisión. Vea auditorías y revisiones.

¿Le conviene a una organización pequeña?

Las subvenciones federales pueden ser grandes y de varios años, pero traen trabajo real: registros que mantener al día, políticas por escrito, control cuidadoso del tiempo e informes detallados. Antes de solicitar, pregúntese:

• ¿Tenemos una contabilidad que pueda llevar esta subvención por separado, y alguien que lo haga?
• ¿Podemos gastar primero y esperar a que nos reembolsen?
• ¿Tenemos políticas por escrito de compras y de conflictos de interés?
• ¿Este programa de verdad encaja con nuestra misión, o estamos persiguiendo dinero?

Si la mayoría de las respuestas es "todavía no", está bien. Prepare primero los sistemas y empiece con algo más pequeño.

Subadjudicaciones: un comienzo más suave

Según 2 CFR 200.1, una subadjudicación (subaward) es una adjudicación que una entidad intermediaria (pass-through entity, la organización que recibió la adjudicación federal) da a un subreceptor para que realice parte del proyecto federal. Muchas de las mismas reglas se aplican a los subreceptores, y la entidad intermediaria supervisa su trabajo y sus informes. Una subadjudicación le permite crear un historial y sus sistemas con menos riesgo.

Lista de control para prepararse para subvenciones federales

• Verifique que su nombre legal y su dirección coincidan con los registros del IRS
• Regístrese usted mismo en SAM.gov, gratis, y obtenga su UEI
• Configure Grants.gov con un EBiz POC y al menos un AOR
• Ponga en el calendario las fechas de renovación de SAM.gov
• Adopte procedimientos por escrito de compras y de conflictos de interés
• Prepare una contabilidad que pueda llevar una subvención por separado
• Decida si va a usar la tasa de minimis para costos indirectos
• Planee guardar los registros de la subvención al menos tres años después del informe final
• Considere una subadjudicación antes de solicitar directamente