Cómo lograr que los financiadores lo encuentren: su registro en el IRS, su perfil en Candid y su sitio web

Esta guía es para cualquier organización benéfica pequeña que empieza a pedirles dinero a fundaciones, empresas o donantes más grandes. Antes de que un financiador diga que sí, alguien allí suele buscarlo. Revisa que sean una organización benéfica real, que las donaciones que reciben sean deducibles de impuestos y que lo que encuentra coincida con lo que ustedes le dijeron. Arreglar esto no cuesta dinero. Al terminar de leer, sabrá cuáles son los tres lugares donde los financiadores buscan primero, cómo revisar cada uno y cómo mantenerlos al día.

Por qué importa

Un oficial de programas que lee su solicitud tiene una pregunta sencilla: "¿Esta organización es lo que dice ser?" Si su registro en el IRS muestra un nombre viejo, su perfil en Candid está vacío y su sitio web tiene otra declaración de misión, al oficial le cuesta más confiar. Las organizaciones pequeñas no pierden subvenciones solo por la calidad de su idea. A veces las pierden porque era difícil confirmar lo básico.

Paso 1: Revise su registro en el IRS

La herramienta gratuita Tax Exempt Organization Search del IRS (búsqueda de organizaciones exentas de impuestos, a menudo llamada TEOS) es el lugar oficial para revisar una organización benéfica. El IRS dice que muestra si una organización puede recibir donaciones deducibles de impuestos, junto con información sobre su exención y sus declaraciones. Busca en varias listas del IRS:

• los datos de la Publication 78: organizaciones que pueden recibir donaciones deducibles;
• la lista de revocación automática: organizaciones que perdieron su exención por no presentar declaraciones;
• las presentaciones del Form 990-N (e-Postcard, aviso electrónico) y las declaraciones de la serie Form 990;
• las cartas de determinación: las cartas del IRS que reconocen a una organización como exenta de impuestos.

Busque su organización y luego revise:

1. Su nombre es su nombre legal, tal como aparece en su carta del IRS.
2. Su ciudad y su estado son correctos.
3. Aparece como habilitada para recibir donaciones deducibles.
4. Aparecen sus declaraciones anuales recientes.
5. No está en la lista de revocación.

Si algo está mal, corríjalo en la fuente. Nuestro directorio incluye la línea de ayuda del IRS para organizaciones exentas.

Mantenga al día al IRS

• ¿Se mudaron, o tienen nuevos líderes? El IRS dice que se use el Form 8822-B para avisarle de un cambio de dirección postal, de ubicación o de la "parte responsable", y que un cambio de parte responsable debe informarse dentro de los 60 días.
• Presente su declaración cada año. Si una organización no presenta una declaración o aviso anual obligatorio durante tres años seguidos, el IRS revoca su exención automáticamente. Nuestra etapa de cumplimiento explica qué Form 990 le corresponde, y el calendario de cumplimiento pone la fecha en su calendario.

Paso 2: Reclame su perfil gratuito en Candid

Candid es una organización sin fines de lucro que publica información sobre las organizaciones benéficas de EE. UU. Es posible que su organización ya tenga un perfil en Candid esperando a que lo reclamen. Candid dice que su perfil se comparte con más de 200 plataformas de donaciones.

Los pasos de Candid para reclamarlo:

1. Cree una cuenta personal en Candid. Candid recomienda usar un correo electrónico del dominio del sitio web de su organización, porque puede darle acceso de inmediato.
2. Busque su organización en Candid y abra su perfil.
3. Elija "Is this your organization?" (¿Es esta su organización?).
4. Verifique. Si tienen sitio web y un correo de ese dominio, su solicitud puede aprobarse de inmediato. Si no, Candid le pide enviar por correo electrónico, en PDF, una IRS EIN Issuance Letter (carta del IRS que asigna el EIN) o una IRS Affirmation Letter (carta de confirmación del IRS). Candid dice que para esto no acepta una carta de determinación.

Candid revisa las solicitudes con documentos en el orden en que llegan, y dice que quienes son aprobados reciben un enlace para empezar en un plazo de 3 días hábiles. Un perfil puede tener varios administradores. Candid sugiere agregar como administrador un buzón compartido del equipo, para que el acceso no dependa de una sola persona.

Obtenga un sello de transparencia

Un Seal of Transparency (sello de transparencia) de Candid es una insignia gratuita que se obtiene completando el perfil. Candid dice que reclamar un perfil y obtener un sello es gratis en todos los niveles. Los niveles se construyen uno sobre otro:

En las preguntas demográficas, Candid permite elegir "Decline to state" (prefiero no decirlo) y aun así cumplir el requisito. Candid dice que un sello vence dos años después de la última vez que publicó cambios, y recomienda actualizar su perfil al menos una vez al año.

Empiece con bronce y plata. Usan información que ya tiene.

Paso 3: Que su sitio web cuente la misma historia

Su sitio web es el siguiente lugar al que va un financiador. No tiene que ser elegante. Nuestra guía sobre su primer sitio web explica lo básico. Para los financiadores, asegúrese de que tenga:

• Su nombre legal y su EIN, por ejemplo al pie de la página o en la página "Quiénes somos".
• La misma declaración de misión que en sus registros del IRS y de Candid.
• Qué hacen, para quién y dónde, con uno o dos ejemplos reales y recientes (sin nombres ni detalles, o con permiso).
• Quién la dirige: su junta directiva, y el personal si lo tienen.
• Su informe anual reciente o un resumen corto del año pasado, y su último Form 990 o un enlace a él.
• Una forma de donar, y una forma de comunicarse con una persona real.

Paso 4: Mantenga lo demás al día

• Su perfil en Golden Hint. Un perfil de organización completo ayuda a que otras organizaciones miembro lo encuentren en el Intercambio, y da 1 crédito, una sola vez.
• Su registro estatal como organización benéfica. Si su estado exige que las organizaciones se registren antes de pedir donaciones, asegúrese de que su registro esté vigente. Nuestro directorio incluye la oficina que regula a las organizaciones benéficas en cada estado.
• Una revisión anual. Una vez al año, después de presentar su Form 990, actualice juntos Candid, su sitio web y su documento compartido de datos básicos. Póngalo en el mismo calendario que sus declaraciones.

Su lista para que lo encuentren

• Escribimos nuestro nombre legal, EIN, dirección y misión en una oración en un documento compartido.
• Buscamos nuestra organización en la Tax Exempt Organization Search del IRS y revisamos cada dato.
• Aparecen nuestras declaraciones anuales recientes, y no estamos en la lista de revocación.
• Le avisamos al IRS de cualquier cambio de dirección o de parte responsable.
• Reclamamos nuestro perfil en Candid, con al menos dos administradores.
• Obtuvimos al menos un sello de transparencia de bronce.
• Nuestro sitio web muestra nuestro nombre legal, EIN, misión, programas, líderes y una forma de donar.
• Pusimos en el calendario una revisión anual del perfil, después de presentar nuestro Form 990.

Los financiadores quieren decir que sí al buen trabajo en el que pueden confiar. Hacer que sea fácil verificarlos es una de las cosas más baratas y rápidas que puede hacer por su próxima subvención. Si quiere que alguien más revise su perfil o su sitio web, pídale ayuda a una organización miembro en el Intercambio.