Informes de subvenciones y relación con los financiadores

Esta guía es para quien acaba de ganar una subvención, o está por escribir su primer informe para un financiador. Ganar la subvención es el comienzo de una relación, no el final del trabajo. Al terminar, sabrá qué buscar en un acuerdo de subvención, cómo controlar el dinero, cómo escribir informes en los que confíen los financiadores, qué agregan las reglas federales y cómo mantenerse en contacto entre una subvención y otra.

Si todavía está escribiendo la solicitud, empiece con cómo escribir solicitudes de subvención y presupuestos para subvenciones.

Lea el acuerdo de subvención antes de gastar

El acuerdo de subvención (grant agreement, a veces llamado carta de adjudicación o contrato de subvención) es la promesa legal entre usted y el financiador. Lea cada página antes de gastar un dólar, y dele una copia a quien lleva su contabilidad. Busque:

• Para qué es el dinero. ¿Es para un programa específico o para gastos generales de operación? El dinero que se da para un fin específico es restringido.
• El período de la subvención. Las fechas en que puede gastar el dinero. Los gastos fuera de esas fechas pueden no contar.
• Fechas de los informes. Cuándo vencen los informes parciales y el final, y qué debe incluir cada uno.
• Reglas del presupuesto. Si puede mover dinero entre partidas del presupuesto sin pedir permiso, y cuánto.
• Qué necesita aprobación previa. Cambios que necesitan primero el permiso por escrito del financiador, como un cambio en los objetivos del programa, en el personal clave o en el calendario.
• Qué pasa con el dinero que no se gaste. Si lo devuelve, se lo queda o pide extender la subvención.
• Reconocimiento y publicidad. Cómo quiere el financiador que lo nombren, si es que lo quiere.

Si algo no está claro, pregúntele al encargado del programa del financiador (program officer) antes de firmar. Es una pregunta normal y muestra que usted toma en serio la subvención.

Controle el dinero

El dinero de una subvención para un fin específico es restringido: solo puede gastarlo en lo que el financiador aceptó. Nuestra guía sobre fondos restringidos explica cómo controlarlo.

Lo básico:

• Dele a cada subvención su propio código o clase en su contabilidad, para poder sacar un informe de lo que se gastó en ella.
• Guarde los recibos y facturas de cada gasto que cargue a la subvención.
• Compare cada mes lo gastado con el presupuesto aprobado. Una variación del presupuesto (budget variance) es la diferencia entre lo que planeó gastar en una partida y lo que de verdad gastó.
• Si una variación va creciendo, o va a necesitar cambiar el plan, avísele pronto al financiador. No espere al informe.

Escriba informes que inspiren confianza

La mayoría de las subvenciones piden al menos un informe final. Las subvenciones más grandes o de varios años muchas veces piden también informes parciales (de avance). Use exactamente el formulario o las preguntas del financiador. Si no hay, incluya:

1. Lo que dijo que haría, en una o dos oraciones.
2. Lo que hizo. Estos son sus productos (outputs): las actividades y las cifras, como clases dadas o comidas servidas.
3. Lo que cambió. Estos son sus resultados (outcomes): la diferencia para las personas a quienes sirve, como habilidades aprendidas o viviendas conservadas. Nuestra guía sobre cómo medir el impacto explica la diferencia y cómo reunir las pruebas.
4. Lo que no salió según el plan, y por qué. Sea honesto. Explique la causa y lo que hizo al respecto.
5. El dinero. Lo gastado comparado con el presupuesto aprobado, con una nota corta sobre cualquier variación.
6. Una historia real, compartida con permiso, si el financiador la pide.
7. Lo que sigue. Lo que aprendió y cómo eso da forma a la siguiente etapa.

Los programas casi nunca salen exactamente según el plan. Un informe que explica con claridad lo que faltó genera más confianza que uno que lo esconde. Las reglas federales, más abajo, dicen que los informes de desempeño deben incluir este tipo de explicación.

Si la subvención es dinero federal

Las subvenciones federales siguen la Uniform Guidance (reglas federales uniformes para subvenciones), que son las reglas del Título 2 del Code of Federal Regulations (Código de Reglamentos Federales), Parte 200 (muchas veces escrito 2 CFR 200). Esto incluye el dinero federal que le llega a través de un estado, condado o ciudad, llamado entidad intermediaria (pass-through entity). Los términos de su subvención van primero, pero esto es lo que dicen las reglas mismas.

• Frecuencia de los informes. Los informes financieros y de desempeño vencen según lo que pida su subvención, no menos de una vez al año y no más de una vez por trimestre, salvo que aplique una condición específica.
• Fechas de entrega. Los informes anuales vencen a más tardar 90 días calendario después del período del informe. Los informes trimestrales o semestrales vencen a más tardar 30 días calendario después del período.
• Informes finales. Quien recibe la subvención directamente debe entregar todos los informes finales a más tardar 120 días calendario después de que termine el período de ejecución. Un subreceptor (si el dinero llegó a través de una entidad intermediaria) debe entregárselos a esa entidad dentro de 90 días calendario, o antes si así se acordó.
• Qué deben contener los informes de desempeño. Una comparación de los logros con los objetivos de la subvención, explicaciones de por qué no se cumplieron las metas y explicaciones de los gastos mayores a lo previsto o de costos por unidad más altos de lo esperado.
• Hechos importantes. Si entre un informe y otro pasa algo que podría afectar la subvención, como problemas o retrasos, usted debe avisar a la agencia o a la entidad intermediaria.
• Aprobación previa. Debe obtener aprobación por escrito antes de ciertos cambios. Entre ellos están un cambio en el alcance o el objetivo del proyecto, un cambio en el personal clave nombrado por nombre o puesto en la subvención, o la necesidad de más fondos federales.
• Conservación de registros. Guarde todos los registros de la subvención durante tres años desde la fecha en que entregue el informe financiero final. Debe guardarlos más tiempo si empieza un juicio, un reclamo o una auditoría antes de que pasen los tres años, o si la agencia o la entidad intermediaria le pide por escrito que los guarde más tiempo.
• Single Audit (auditoría única). Una organización que gasta $1,000,000 o más en subvenciones federales en su año fiscal debe tener una auditoría única (o, en casos limitados, una auditoría de un programa específico). Por debajo de esa cifra, está exenta del requisito federal de auditoría para ese año, pero sus registros deben estar disponibles para revisión. Vea auditorías y revisiones.

Cuidar la relación entre subvenciones

Cuidar la relación (stewardship) quiere decir atender la relación con un financiador, no solo el dinero. Un contacto breve y honesto entre informes hace que lo tengan presente para la siguiente ronda:

• Envíe una nota corta de agradecimiento pocos días después de recibir la subvención, de parte de la presidencia de la junta directiva o de la dirección.
• Invite una vez al encargado del programa a ver el trabajo, sin presión.
• Comparta una buena noticia a mitad de la subvención, en pocas líneas.
• Avise pronto de los problemas. Una sorpresa en el informe final le hace más daño a la relación que un aviso temprano.
• Después del informe final, pregunte qué les gustaría ver en una propuesta futura.

Un calendario sencillo de informes

Haga un solo calendario para todas sus subvenciones. Para cada una, anote:

Ponga un recordatorio 30 días antes de que venza cada informe, y otro una semana antes. Agregue los informes federales al mismo calendario, para que nada quede solo en la bandeja de entrada de una persona.

Lista de verificación de informes de subvenciones

• Leer todo el acuerdo y anotar las restricciones, las fechas y las reglas de aprobación
• Crear un código aparte para la subvención en su contabilidad
• Comparar cada mes lo gastado con el presupuesto
• Pedir aprobación antes de cambiar el plan, cuando el acuerdo lo exija
• Llevar notas mensuales para el informe
• Explicar con honestidad los productos, los resultados y lo que faltó
• Entregar cada informe a tiempo y guardar una copia
• Guardar los registros de la subvención el tiempo que exijan el acuerdo o las reglas federales
• Agradecer al financiador y mantenerse en contacto entre subvenciones

Información general, no asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian y cada situación es distinta, así que revise las fuentes oficiales y hable con un profesional calificado antes de actuar.