Cómo contratar a su primer empleado: los trámites, en orden

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que están por poner en nómina a su primera persona: una coordinadora de programas a tiempo parcial, un administrador de oficina, alguien que dirija el club después de clases. Contratar a su primer empleado trae una serie de formularios y plazos de los que nadie le advierte, del gobierno federal, de su estado y a veces de su ciudad. Al terminar, sabrá qué resolver antes de hacer una oferta, qué formularios completar y cuándo, y qué seguir haciendo cada trimestre y cada enero.

Si todavía no está seguro de si la persona debe ser empleada o contratista, lea primero ¿Empleado, contratista o voluntario?. Esta guía supone que usted ya decidió que es un empleado.

Antes de contratar

¿Puede pagarlo este año y el próximo?

El salario es solo parte del costo. También pagará la parte del empleador de los impuestos de Seguro Social y Medicare, los costos estatales de desempleo, el seguro de compensación al trabajador y probablemente un servicio de nómina. Haga un presupuesto que cubra al menos el primer año completo, y pregúntese de dónde saldrá el dinero del año siguiente. Una subvención que paga un año de un puesto es un comienzo, no un plan.

Obtenga la aprobación de la junta por escrito

Contratar personal es una decisión de la junta directiva, no solo del fundador. Presente a la junta el puesto, el sueldo y el presupuesto, y anote la votación en las actas. Acuerden quién supervisará al nuevo empleado. En una organización pequeña suele ser la presidencia de la junta o la dirección ejecutiva, y debe ser una sola persona con nombre.

Escriba una descripción del puesto

Basta con media página o una página: el título del puesto, a quién le reporta la persona, las tareas principales, el horario, el sueldo y dónde se hace el trabajo. Una descripción clara le ayuda a contratar a la persona adecuada. También le ayuda a decidir si el puesto tiene derecho a horas extra (más sobre eso abajo).

Los trámites, en orden

1. Asegúrese de tener un EIN

Es casi seguro que su organización ya tiene un número de identificación del empleador (EIN), el número de nueve dígitos que el IRS usa para identificar a una organización. Lo necesita en todos los formularios de nómina. Si no tiene uno, el IRS dice que puede solicitarlo en línea gratis y obtener el número de inmediato.

2. Form W-4 del empleado

El Form W-4 (certificado de retención del empleado) le indica cuánto impuesto federal sobre los ingresos debe retener de cada cheque de pago. La Publicación 15 del IRS, la guía tributaria del empleador, indica a los empleadores que pidan a cada nuevo empleado que llene uno. Guárdelo en su archivo. No se lo envía al IRS.

Es posible que su estado también tenga su propio formulario de retención. Consulte con la agencia tributaria de su estado.

3. Form I-9, dentro de tres días hábiles

El Form I-9 (verificación de elegibilidad de empleo) confirma que la persona puede trabajar legalmente en los Estados Unidos. Todo empleador debe completar uno por cada nueva contratación, incluso las organizaciones más pequeñas. USCIS, la agencia federal a cargo del formulario, fija dos plazos:

• El empleado completa la Sección 1 a más tardar en su primer día de trabajo pagado.
• Usted completa la Sección 2, después de ver los documentos originales de identidad y de autorización de empleo del empleado, dentro de tres días hábiles a partir de su primer día de trabajo pagado. USCIS da el ejemplo de un empleado que empieza un lunes: la Sección 2 vence el jueves. Si el trabajo dura menos de tres días, la Sección 2 vence el primer día.

No envíe el I-9 a nadie. Guárdelo en su archivo. USCIS tiene una calculadora en su página de conservación que le dice cuánto tiempo guardarlo después de que alguien se va, y usted debe poder mostrar sus formularios I-9 a funcionarios del gobierno dentro de tres días hábiles después de que se los pidan. USCIS recomienda guardar los I-9 separados de los demás expedientes del personal.

4. E-Verify: consulte a su estado

E-Verify es un sistema federal en línea que compara la información de un I-9 con los registros del gobierno. El programa E-Verify dice que es voluntario para la mayoría de los empleadores. Es obligatorio para muchos contratistas federales, y algunos estados lo exigen a ciertos empleadores, por ejemplo como condición para una licencia comercial. Las reglas cambian de un estado a otro, así que consulte las de su estado antes de contratar. Si se inscribe, E-Verify dice que debe usarlo con cada nueva contratación en ese lugar de trabajo, no solo con algunas.

5. Reporte la nueva contratación a su estado

La ley federal exige que los empleadores reporten datos básicos de cada empleado nuevo o recontratado dentro de los 20 días de la contratación al estado donde trabaja el empleado. La Oficina federal de Servicios de Manutención Infantil, parte de la Administración para Niños y Familias, explica que los estados usan estos reportes para encontrar a padres que deben manutención. Algunos estados exigen el reporte antes, y usted debe cumplir el plazo de su estado. Cada estado tiene su propio sitio web para reportar nuevas contrataciones; en la mayoría se puede reportar en línea en pocos minutos.

6. Inscríbase en su estado para la retención y el seguro de desempleo

La mayoría de los estados tienen una inscripción para nómina. Por lo general, usted se inscribe en la agencia tributaria del estado (si su estado tiene impuesto sobre los ingresos) y en la agencia estatal de empleo o de trabajo para el seguro de desempleo, que paga beneficios a los trabajadores que pierden su empleo. Hágalo antes del primer día de pago.

Aquí hay una buena noticia. Las instrucciones del IRS para el Form 940 dicen que las organizaciones descritas en la sección 501(c)(3) por lo general no están sujetas al impuesto federal de desempleo (FUTA). Así que la mayoría de las organizaciones 501(c)(3) no presentan el Form 940.

El desempleo estatal es otro asunto, y las reglas varían. Algunos estados permiten que las organizaciones 501(c)(3) elijan entre pagar el impuesto estatal de desempleo normal o ser un empleador de reembolso, lo que significa devolverle al estado solo los beneficios que de verdad se pagaron a sus antiguos empleados. El estado de Washington es un ejemplo: su Departamento de Seguridad del Empleo permite que las organizaciones sin fines de lucro 501(c)(3) elijan cualquiera de los dos métodos, exige que los empleadores de reembolso mantengan esa elección por lo menos dos años calendario y puede exigir una fianza. Reembolsar puede ahorrar dinero, pero un solo despido puede traer una factura grande. Pregunte a la agencia de su estado qué le corresponde antes de elegir.

7. Haga la nómina y deposite a tiempo los impuestos federales

En cada día de pago usted retiene el impuesto federal sobre los ingresos y la parte del empleado del Seguro Social y Medicare, y debe una parte igual del empleador de Seguro Social y Medicare. Después:

• Deposite los impuestos por vía electrónica. El IRS exige que los depósitos de impuestos federales se hagan por transferencia electrónica de fondos, y el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) es gratuito.
• Conozca su calendario de depósitos. La Publicación 15 dice que un empleador nuevo que presenta el Form 941 deposita con calendario mensual durante su primer año calendario: los impuestos sobre los salarios pagados en un mes vencen el día 15 del mes siguiente. Hay excepciones, así que revise la Publicación 15.
• Presente el Form 941 cada trimestre. El Form 941 es la declaración trimestral federal de impuestos de nómina. La Publicación 15 indica como fechas de vencimiento el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de octubre y el 31 de enero.

8. Form W-2 a más tardar el 31 de enero

Cuando termina el año, entregue a cada empleado un Form W-2 (comprobante de salarios e impuestos), que muestra su sueldo y los impuestos retenidos. El IRS dice que los Forms W-2 deben entregarse a los empleados y presentarse ante la Administración del Seguro Social a más tardar el 31 de enero. Envíe la copia estatal si su estado la exige.

Agregue estas fechas a su calendario de cumplimiento para que no lo tomen por sorpresa.

9. Compensación al trabajador

La compensación al trabajador paga gastos médicos y salarios perdidos cuando un empleado se lastima en el trabajo. Para las organizaciones benéficas y otros empleadores privados, la administran los estados, no el gobierno federal; el Departamento de Trabajo envía a las personas a la junta de compensación al trabajador de su estado. Si usted debe tenerla, y cómo comprarla, depende de su estado. Pregunte a la junta de su estado y vea nuestra guía de lo básico de los seguros.

Reglas de pago: salario mínimo y horas extra

La ley federal sobre salario mínimo y horas extra es la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA). El salario mínimo federal es de $7.25 por hora. Muchos estados y algunas ciudades fijan uno más alto, y el Departamento de Trabajo dice que los empleadores deben cumplir con ambos, así que pague el que sea más alto.

Según la FLSA, a los empleados cubiertos que no están exentos se les debe pagar al menos tiempo y medio por las horas trabajadas después de 40 en una semana laboral. Algunos puestos asalariados están exentos; el Departamento de Trabajo fija las pruebas para eso.

No suponga que una organización benéfica está fuera de la FLSA. La Hoja Informativa 14A del Departamento de Trabajo explica que las actividades comerciales de una organización benéfica, como una tienda de regalos, pueden estar cubiertas, y que un empleado puede estar cubierto por sí solo si su trabajo incluye comercio entre estados, por ejemplo hacer o recibir con regularidad llamadas a otros estados o enviar materiales a otro estado. Las leyes estatales de salarios pueden ir más allá que la ley federal. En caso de duda, trate el puesto como si tuviera derecho a salario mínimo y horas extra, y lleve un registro exacto de las horas.

Carteles obligatorios

Los empleadores deben poner ciertos avisos donde los empleados puedan verlos. El Departamento de Trabajo ofrece gratis los carteles federales y tiene un asesor en línea (Poster Advisor) que le muestra cuáles le corresponden. El departamento de trabajo de su estado publica los carteles estatales. No necesita comprar un paquete de carteles.

Sus primeros 90 días

Lista de verificación

• La junta aprobó el puesto, el sueldo y el presupuesto, y consta en las actas
• Escribimos una descripción del puesto y nombramos a un supervisor
• Confirmamos que la persona es empleada, no contratista
• Nos inscribimos en nuestro estado para la retención y el seguro de desempleo
• Contratamos la compensación al trabajador como exige nuestro estado
• Tenemos en el archivo un Form W-4 y un Form I-9 completo
• Revisamos si nuestro estado exige E-Verify
• Presentamos a tiempo el reporte estatal de nueva contratación
• Las fechas de depósitos de nómina y del Form 941 están en nuestro calendario
• Los carteles federales y estatales están puestos

Si quiere hablarlo con alguien que ya contrató personal en una organización benéfica pequeña, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.

Información general, no asesoría legal, tributaria ni financiera. Las reglas cambian y cada situación es distinta, así que revise las fuentes oficiales y hable con un profesional calificado antes de actuar.