Cómo aprovechar al máximo a un experto voluntario o pro bono

Esta guía es para la persona de su organización que será el contacto principal de un experto voluntario: un contador que revisa sus cuentas, una abogada que lee un contrato de alquiler, un diseñador que crea un logotipo, una programadora que arregla su sitio web. Pro bono quiere decir trabajo profesional que se da gratis "por el bien público". El tiempo de un experto voluntario es un regalo real, y los regalos de conocimiento funcionan mejor cuando ambas partes saben qué esperar. Al terminar de leer, sabrá cómo hacer una reunión inicial corta, mantener el trabajo en marcha, manejar el momento en que el trabajo empieza a crecer y cerrarlo bien.

Antes de la primera llamada

Ya acordaron en principio. Ahora dedique 20 minutos a prepararse, para que la primera hora del experto se use en el trabajo y no en buscar cosas.

• Nombre un solo contacto. Una persona de su organización responde las preguntas del experto y toma las decisiones pequeñas. Si la junta directiva debe aprobar el resultado final, diga quién y cuándo.
• Vuelva a leer su solicitud. Nuestra guía sobre cómo pedir ayuda especializada explica cómo definir el alcance. Si la solicitud es confusa, aclárela ahora.
• Reúna los materiales que necesitará el experto, y decida cómo los compartirá de forma segura. Comparta solo lo que el trabajo necesite.
• Revise el calendario. Anote cualquier fecha importante, como una reunión de la junta, el plazo de una subvención o un evento.

Haga una reunión inicial corta

La reunión inicial es la primera conversación de trabajo, por lo general de 30 minutos por video o por teléfono. Marca el tono de todo lo que sigue. Hablen de cinco cosas:

1. El problema y el objetivo. Dígalo con sus palabras y deje que el experto pregunte. Quizás vea el problema de otra forma, y eso es parte del valor.
2. Cómo se ve "terminado". Acuerden una oración: "Esto está terminado cuando…".
3. Qué no incluye. Decir en voz alta lo que queda fuera del trabajo es la manera más fácil de evitar malentendidos después.
4. Cómo trabajarán. Cada cuánto se comunicarán, por qué medio y qué tan rápido suele responder cada parte.
5. El calendario. La fecha de entrega y cualquier momento intermedio para revisar un borrador.

Ponga el alcance por escrito

Después de la reunión inicial, envíe un resumen corto por escrito el mismo día. El alcance es la descripción acordada del trabajo: qué incluye, qué no incluye y cuándo se entrega. No necesita ser formal. Cinco líneas bastan:

Trabajo: Revisar nuestro manual de voluntarios para encontrar riesgos legales. Terminado cuando: tengamos una copia con comentarios. No incluye: rehacer el manual ni dar consejos sobre nuestro contrato de alquiler. Plazo: comentarios antes del 1 de marzo, luego una llamada de 30 minutos. Contactos: Ana (nosotros), Sam (experto).

En el Intercambio de Golden Hint, usted y la otra organización aceptan un acuerdo breve con el alcance, el tiempo, el formato y los créditos antes de empezar, y los créditos quedan reservados hasta que ambas confirmen que el trabajo está hecho. Guarde su resumen escrito en los mensajes del intercambio, para que el registro de lo acordado esté en un solo lugar. Vea las reglas de los créditos para saber cómo funcionan las reservas, la confirmación y las disputas.

Mantenga el trabajo en marcha

La mayoría de los proyectos con voluntarios no fracasan. Se estancan. El experto espera una respuesta, se ocupa con su trabajo pagado y, tres meses después, nadie recuerda en qué quedaron las cosas.

• Responda rápido. Trate de contestar las preguntas del experto en uno o dos días. Su rapidez marca la de él.
• Haga revisiones cortas y regulares. Un mensaje de cinco minutos cada una o dos semanas ("Así vamos, esto necesitamos de usted") es mejor que una reunión larga una vez al mes.
• Decida a tiempo. Si necesita la opinión de la junta, consígala antes de dejar esperando al experto.
• Avise pronto si cambian sus planes. Si cambian sus prioridades, dígaselo al experto de inmediato. Es más amable que dejarlo terminar un trabajo que ya no necesitan.

Cuando el trabajo empieza a crecer

El crecimiento del alcance es cuando un trabajo va creciendo poco a poco más allá de lo acordado: "Ya que está en eso, ¿podría también…?". Es la razón más común por la que los proyectos con voluntarios se atrasan o terminan mal. Por lo general nace de buenas intenciones de ambas partes.

Cuando lo note, haga una pausa y nómbrelo:

• Primero terminen, luego pregunte. "¿Podemos terminar la revisión del manual como acordamos, y después hablar de si estaría dispuesto a ver el contrato de alquiler como un trabajo aparte?"
• Cambie, no acumule. Si algo nuevo es más urgente, acuerden qué sale para hacerle espacio.
• Ponga el cambio por escrito. Si ambos acuerdan cambiar el alcance, actualice su resumen escrito. En el Intercambio, acuerden un intercambio nuevo o modificado en vez de estirar el anterior.

Si es el experto quien agrega trabajo, agradézcale, y verifique que sea algo que ustedes quieren y pueden usar.

Dé comentarios útiles

Los expertos quieren saber si su trabajo ayudó. Los comentarios son parte del agradecimiento, no una queja.

• Sea específico. "El nuevo formato del presupuesto le permitió a la junta ver el faltante de un vistazo" es más útil que "Excelente trabajo".
• Sea honesto con los borradores. Si algo no está bien, dígalo pronto y diga por qué, para que haya tiempo de arreglarlo.
• Pida también su opinión. "¿Qué le habría facilitado este trabajo?" Su respuesta mejorará su próxima solicitud.

Ciérrelo bien

Un buen final hace probable que el experto vuelva a ayudar, o se lo cuente a un amigo.

1. Confirme que está terminado. Compare el resultado con su oración "terminado cuando". En el Intercambio, ambas partes confirman que terminó, y solo entonces se mueven los créditos.
2. Reciba la entrega. Asegúrese de tener cada archivo, acceso y nota que necesite, y de que alguien en su organización sepa usar lo que se hizo.
3. Quite los accesos. Saque al experto de las cuentas o carpetas compartidas que ya no necesite. Nuestra guía de ciberseguridad explica por qué esto importa con todos, no solo con los voluntarios.
4. Dé las gracias, de forma específica. Diga qué hizo posible su ayuda. Pregúntele si le gustaría aparecer con su nombre en su boletín o informe anual, y respete su respuesta.
5. Deje una reseña honesta. En el Intercambio, cada parte puede dejar una reseña breve. Que sea justa y basada en hechos.

Registros e impuestos, en breve

• Lleve un registro sencillo de quién ayudó, qué hizo y más o menos cuántas horas. El Form 990 (declaración anual al IRS) pide el número de voluntarios, y el IRS dice que un cálculo razonable está bien si no lleva la cuenta. Las instrucciones del Form 990 dicen que no se cuente el valor de los servicios donados como contribuciones, ni en las cifras de programas de la Part III (parte 3); sí puede describirlos con palabras.
• No prometa una deducción de impuestos por el tiempo. La IRS Publication 526 (publicación del IRS sobre donaciones) dice que un voluntario no puede deducir el valor de su tiempo ni de sus servicios. Algunos gastos de bolsillo no reembolsados del voluntariado pueden ser deducibles; indíqueles a los voluntarios la publicación en vez de darles consejos fiscales.
• No mezcle el trabajo pagado con el voluntario. El U.S. Department of Labor (Departamento de Trabajo) dice que sus empleados pagados no pueden hacer como voluntarios el mismo tipo de trabajo por el que se les paga. Nuestra guía de manejo de voluntarios explica lo básico.

Su lista para trabajar juntos

• Nombramos un contacto en nuestra organización, y quién tiene la última palabra.
• Hicimos una reunión inicial corta sobre el objetivo, "terminado", lo que no incluye, cómo trabajaremos y el calendario.
• Enviamos un resumen escrito del alcance el mismo día.
• Respondemos las preguntas del experto en uno o dos días.
• Nos comunicamos brevemente cada una o dos semanas.
• Hacemos una pausa y acordamos por escrito antes de que el trabajo crezca.
• Nuestra junta, no el voluntario, toma las decisiones con consecuencias legales o de dinero.
• Comparamos el resultado con nuestra oración "terminado cuando" y recibimos cada archivo.
• Quitamos los accesos que el experto ya no necesita.
• Dimos un agradecimiento específico y dejamos una reseña honesta.

La ayuda especializada es uno de los mejores regalos que puede recibir una organización pequeña, y uno de los más fáciles de desperdiciar. Un poco de estructura convierte una oferta amable en un cambio duradero. Cuando esté listo para la siguiente ayuda, búsquela en el Intercambio.