Alianzas con otra organización: memorandos de entendimiento y acuerdos

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que están por trabajar de cerca con otra organización: una despensa de alimentos que se une a una clínica, un programa de tutorías que da sesiones en una biblioteca, dos organizaciones que solicitan juntas una subvención. Las alianzas pueden llegar a más personas de las que cualquiera de las dos alcanzaría sola. También fallan de maneras previsibles, casi siempre porque dos grupos tenían ideas distintas sobre quién haría qué. Al terminar, sabrá cómo poner una alianza por escrito, qué cubrir y cuándo consultar a un abogado.

Por qué ponerlo por escrito

Cuando empieza una alianza, todos están entusiasmados y los detalles parecen obvios. Un año después, las personas que se dieron la mano quizás ya se fueron, y los detalles ya no son nada obvios. Un acuerdo escrito y breve protege la relación. Los obliga a hablar temprano de las preguntas difíciles, les da algo que leer al personal y a los miembros de la junta nuevos, y da a ambas partes una forma justa de terminar si lo necesitan.

Memorandos de entendimiento y contratos

Un memorando de entendimiento (MOU) es un acuerdo escrito entre dos o más organizaciones sobre cómo trabajarán juntas. HeadStart.gov, un sitio federal del Departamento de Salud y Servicios Humanos, describe que un MOU define las funciones, las responsabilidades y los resultados deseados de cada parte, y lo que cada organización aportará. También dice que, a diferencia de un contrato, un MOU no es un documento legalmente vinculante ni un acuerdo que se pueda hacer cumplir por la vía legal.

Un contrato es un acuerdo que la ley hace cumplir. Es la herramienta correcta cuando una organización le paga a la otra por bienes o servicios, cuando alguna de las partes necesita poder contar legalmente con una promesa, o cuando hay dinero o riesgos importantes de por medio.

En la práctica:

• Use un MOU para una alianza basada en la buena voluntad y en metas compartidas, en la que cada parte aporta su propio tiempo, espacio o servicios: referirse familias, compartir un local, organizar juntos un evento.
• Use un contrato cuando haya pago por un servicio, cuando contrate a la otra organización para que haga algo, o cuando le pase parte de una subvención.
• No se fíe solo del título. Un documento llamado MOU que incluye pagos o promesas firmes podría tratarse de manera distinta de lo que usted pretendía. Si es importante, consulte a un abogado.

Lo que suele cubrir un MOU

Los consejos de HeadStart.gov para escribir un MOU son: identificar a las partes y sus funciones, describir el propósito y los resultados deseados, enumerar lo que cada organización se compromete a hacer, agregar otras condiciones como proteger la confidencialidad de las familias atendidas, fijar cuánto tiempo estará vigente el MOU y cómo revisarán el avance, y firmarlo y fecharlo. Para una organización pequeña, un MOU práctico cubre:

• Propósito. Lo que quieren lograr juntas, en una o dos oraciones.
• Funciones. Lo que hará cada organización y quién es la persona de contacto de cada lado.
• Dinero y aportes en especie. Quién paga qué, y lo que aporta cada parte en espacio, tiempo del personal, equipo o materiales. Si no hay intercambio de dinero, dígalo.
• Intercambio de datos. Qué información sobre personas compartirán, por qué, cómo se protege y qué pasa con ella cuando termina la alianza.
• Marca y reconocimiento. Cómo se pueden usar el nombre y el logotipo de cada organización, y cómo se darán crédito en informes, redes sociales y solicitudes de subvención.
• Seguros y responsabilidad. Qué seguro cubre las actividades en el local de quién, y si alguna de las partes debe incluir a la otra en su póliza. Hable con su aseguradora. Nuestra guía de lo básico de los seguros le puede ayudar.
• Vigencia, revisión y salida. Fechas de inicio y fin, cuándo revisarán cómo va, y cómo cualquiera de las partes puede terminarlo con aviso previo.
• Desacuerdos. Quién habla primero con quién si algo sale mal.

Nuestra plantilla de memorando de entendimiento presenta estos puntos como un formulario para llenar.

Cuándo consultar a un abogado

Un MOU sencillo entre dos organizaciones pequeñas que comparten espacio o se refieren personas quizás no necesite un abogado. Busque asesoría legal cuando:

• haya intercambio de dinero, o usted le pase dinero de una subvención a la otra organización
• vayan a compartir información personal delicada, como expedientes de salud, de inmigración o de niños
• el personal o los voluntarios de una parte vayan a trabajar con personas vulnerables en el local o los programas de la otra
• la alianza incluya propiedades, préstamos de equipo o cualquier cosa de valor importante
• alguna de las partes quiera exclusividad, o el acuerdo dure varios años
• vayan a unirse a un programa nuevo dirigido en conjunto, o a crearlo, lo que puede plantear preguntas sobre quién lo controla

Si no conoce a un abogado que trabaje con organizaciones pequeñas, pregunte a una organización miembro a través del Intercambio a quién consultan.

Compartir datos de manera responsable

Las alianzas a menudo implican pasar información sobre personas de una organización a otra: referencias, listas de asistencia, resultados. Trate esa información con cuidado:

• Comparta solo lo que la otra organización de verdad necesita.
• Avise a las personas que su información se compartirá, y obtenga su permiso cuando sus políticas o la ley lo exijan.
• Acuerden cómo se envía y se guarda, quién puede verla y cuándo se borra.
• Revisen si alguna de las organizaciones trabaja con reglas especiales, por ejemplo para expedientes de salud o de educación.

Nuestra guía de lo básico de la privacidad de datos explica lo esencial.

El patrocinio fiscal es otra cosa

Una alianza son dos organizaciones independientes que trabajan lado a lado. El patrocinio fiscal es distinto: una organización benéfica establecida acoge un proyecto que no tiene su propia exención de impuestos, y recibe donaciones y subvenciones para él. Las preguntas legales y tributarias no son las mismas.

Solicitudes de subvención en colaboración

Los donantes a menudo ven con buenos ojos las alianzas, y algunos las exigen. Cuando soliciten juntas:

• Acuerden quién es la solicitante principal. La principal por lo general firma el acuerdo de subvención, recibe el dinero y responde ante el donante por todo el proyecto.
• Pongan por escrito la división antes de solicitar: quién hace qué parte del trabajo y cuánto del presupuesto recibirá cada organización.
• Planeen los informes. La principal necesitará a tiempo la información de las demás para escribir los informes.
• Cuenten con que las condiciones del donante se trasladan. Las reglas del acuerdo de subvención por lo general se aplican también a la parte del trabajo de la otra organización.

Dinero federal que se pasa a otra organización

Si la subvención es dinero federal, ya sea de una agencia federal o transferido por un estado o una ciudad, se aplica la Guía Uniforme federal (Uniform Guidance). Según 2 CFR 200.331, la organización que transfiere los fondos debe decidir, caso por caso, si la otra organización es un subreceptor (que lleva a cabo parte del programa por sí mismo, con responsabilidad por las decisiones del programa y por las reglas federales del programa) o un contratista (que provee bienes o servicios para el uso propio de la organización principal, como parte de su actividad normal y a menudo también a muchos otros compradores).

Si la otra organización es un subreceptor, 2 CFR 200.332 fija deberes para la principal, que pasa a llamarse entidad de transferencia (pass-through entity). Incluyen verificar que la otra organización no esté excluida de recibir fondos federales (por ejemplo en SAM.gov), identificar claramente la subadjudicación y su información obligatoria, evaluar el riesgo de fraude y de incumplimiento de la otra organización, y supervisar sus actividades. Son obligaciones reales. Lea las condiciones de la adjudicación y busque asesoría antes de pasarle dinero federal a cualquiera.

Lista de verificación de la alianza

• Acordamos por escrito el propósito y la función de cada parte
• Elegimos un MOU o un contrato según la relación
• Cubrimos dinero, aportes en especie, datos, marca y seguros
• Cada parte tiene una persona de contacto con nombre
• El acuerdo tiene una fecha de revisión y una forma de terminarlo
• El intercambio de datos se limita a lo necesario y está protegido
• Buscamos asesoría legal donde hay dinero, datos delicados o personas vulnerables
• Para una subvención conjunta, acordamos la principal, la división y los informes

Si quiere hablar con una organización a la que le funcionó una alianza, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.

Información general, no asesoría legal, tributaria ni financiera. Las reglas cambian y cada situación es distinta, así que revise las fuentes oficiales y hable con un profesional calificado antes de actuar.