¿Perdió su exención de impuestos? Cómo recuperarla

Esta guía es para miembros de la junta directiva y voluntarios que acaban de enterarse, muchas veces por un financiador o por una solicitud de subvención rechazada, de que su organización benéfica perdió su exención federal de impuestos por no presentar las declaraciones anuales al IRS. También es para quien quiera asegurarse de que nunca le pase. Al terminar, sabrá qué es la revocación automática, cómo confirmarla, las cuatro formas de solicitar que le devuelvan su estatus y cómo evitarla.

Qué es la revocación automática

La mayoría de las organizaciones exentas de impuestos, salvo las iglesias y ciertas organizaciones relacionadas con iglesias, deben presentar cada año una declaración o aviso ante el IRS: el Form 990, 990-EZ, 990-PF o el breve Form 990-N (e-Postcard, aviso electrónico) en línea. Las organizaciones pequeñas cuyos ingresos brutos son normalmente de $50,000 o menos por lo general pueden presentar el 990-N.

Si una organización no presenta su declaración durante tres años seguidos, pierde automáticamente su exención de impuestos. Esto viene de la sección 6033(j) del código tributario. La revocación entra en vigor en la fecha límite original de la tercera declaración o aviso que no se presentó (IRS).

No hay un proceso de apelación. El IRS dice que la ley "prohíbe al IRS deshacer una revocación automática correcta y no prevé un proceso de apelación". La única forma de volver es solicitar el restablecimiento (reinstatement).

Cómo revisarlo

El IRS publica la Lista de revocación automática (Automatic Revocation List) y la actualiza cada mes. Puede buscar en ella con la herramienta Tax Exempt Organization Search del IRS, por nombre o por EIN (número de identificación del empleador). Cada entrada muestra el nombre de la organización, el EIN, el tipo, la última dirección conocida, la fecha en que entró en vigor la revocación y la fecha en que se agregó a la lista.

El IRS también envía por correo una carta de revocación, llamada CP-120A, a la última dirección conocida de la organización. Si su dirección ante el IRS no está al día, puede que nadie la haya visto. Revise sus archivos y su antiguo buzón.

Qué cambia cuando le revocan la exención

Según el IRS:

• Ya no está exenta del impuesto federal sobre la renta. Puede que tenga que presentar una declaración de impuestos de corporación (Form 1120) o de fideicomiso (Form 1041) y pagar el impuesto que corresponda.
• No puede recibir donaciones deducibles de impuestos, y la sacan de la lista del IRS de organizaciones que pueden recibirlas (los datos de la Publication 78 en Tax Exempt Organization Search).
• Los donantes aún pueden deducir las donaciones hechas antes de que su nombre apareciera en la Lista de revocación automática.
• También pueden verse afectadas las leyes estatales y locales. Una exención de impuestos estatal, el registro como organización benéfica o la elegibilidad para subvenciones pueden depender de su estatus federal. Comuníquese con la agencia de impuestos de su estado y con la oficina que registra a las organizaciones benéficas (a menudo la Fiscalía General o la Secretaría de Estado) para saber qué le aplica.

Las cuatro vías para recuperar la exención

Toda organización revocada debe presentar una solicitud, incluso si nunca tuvo que solicitar la exención la primera vez. Se presenta el Form 1023 (o el Form 1023-EZ cuando está permitido) con la tarifa, que hoy es de $600 por el Form 1023 y $275 por el Form 1023-EZ, pagada a través de Pay.gov. El Form 1023 incluye el Schedule E, donde usted elige qué procedimiento de restablecimiento usa. (Las organizaciones que no son 501(c)(3) usan el Form 1024 o 1024-A).

El Revenue Procedure 2014-11 establece cuatro procedimientos. Los plazos de 15 meses de abajo se cuentan desde la más tardía de dos fechas: la de su carta CP-120A o la fecha en que apareció en la lista de revocación.

1. Restablecimiento retroactivo simplificado

Para organizaciones que podían presentar el Form 990-EZ o el 990-N en los tres años que no presentaron. Califica si:

• nunca antes le revocaron automáticamente la exención, y
• presenta la solicitud dentro de 15 meses.

Si se aprueba, su exención se restablece desde la fecha de revocación, como si nunca se hubiera interrumpido. El IRS no cobrará la multa por presentación tardía de esos tres años si además presenta en papel los Forms 990-EZ correspondientes, marcados "Retroactive Reinstatement" y enviados por correo al IRS en Ogden, Utah. Para cualquier año en que podía presentar el 990-N, no necesita presentar un 990-N o 990-EZ atrasado para evitar multas. Puede presentar la solicitud en el Form 1023 o en el 1023-EZ.

2. Restablecimiento retroactivo dentro de 15 meses

Para organizaciones que no pueden usar el proceso simplificado, por ejemplo porque tenían que presentar el Form 990 completo en alguno de los años, o porque ya las habían revocado antes. Debe presentar la solicitud dentro de 15 meses e incluir:

• una declaración de causa razonable (reasonable cause statement) para al menos uno de los tres años,
• una declaración que confirme que ya presentó todas las declaraciones pendientes, y
• las declaraciones anuales en papel de los tres años y de cualquier año posterior, marcadas "Retroactive Reinstatement".

3. Restablecimiento retroactivo después de 15 meses

Igual que el segundo procedimiento, pero como presenta la solicitud más de 15 meses después, su declaración de causa razonable debe cubrir los tres años.

4. Restablecimiento desde la fecha de la solicitud

Cualquiera puede usarlo. Presenta el Form 1023 o el 1023-EZ con la tarifa y, si se aprueba, su exención empieza en la fecha en que presentó la solicitud. Queda un periodo sin cubrir entre la revocación y el restablecimiento en el que no estuvo exenta.

En los tres procedimientos retroactivos, el IRS dice que no impondrá la multa por presentación tardía de los tres años si le restablecen la exención por ese procedimiento.

Cómo escribir una declaración de causa razonable

Causa razonable significa que usted actuó con "el cuidado y la prudencia ordinarios de un negocio" al tratar de cumplir con sus obligaciones de presentación (Rev. Proc. 2014-11). Su declaración debe describir en detalle qué llevó al incumplimiento, cómo lo descubrió y qué ha hecho o hará para evitar que vuelva a pasar. Debe llevar fecha y firma, bajo pena de perjurio, de un funcionario, director, fideicomisario u otra persona autorizada para firmar por la organización, usando exactamente el texto de declaración de la sección 8.06 del revenue procedure.

El IRS enumera factores que pesan a su favor, aunque ninguno es obligatorio ni decisivo:

• confió de buena fe en información escrita errónea del IRS que decía que no tenía que presentar la declaración
• hechos fuera de su control hicieron imposible presentarla
• actuó con responsabilidad: trató de prevenir el problema, lo corrigió rápido cuando lo descubrió y puso medidas para que no se repita
• tiene un historial de presentar a tiempo

"Nuestro tesorero se fue y nadie lo sabía" es honesto, pero por sí solo puede no demostrar causa razonable. Describa qué ha cambiado desde entonces, como accesos compartidos, recordatorios en el calendario y supervisión de la junta directiva.

Después del restablecimiento

• Presente la declaración todos los años de aquí en adelante. Le pueden revocar de nuevo si no presenta durante tres años seguidos, contando desde el año en que el IRS aprueba el restablecimiento. Una segunda revocación impide usar el proceso simplificado.
• Actualice su dirección ante el IRS para que las cartas le lleguen a alguien que las lea.
• Avise a los financiadores, a los donantes y a su estado que recuperó su estatus, y envíe una copia de la carta de determinación cuando haga falta.

Cómo evitarlo desde el principio

La mejor protección es asegurarse de que alguien sea responsable de la declaración. Ponga la declaración anual al IRS en el calendario de la junta directiva, asigne a una persona con nombre y apellido, y pida a una segunda persona que verifique que se presentó. Nuestro calendario de cumplimiento calcula las fechas por usted, y la etapa de cumplimiento continuo del camino para fundadores explica cada declaración anual.

Lista de verificación para el restablecimiento

• Confirmamos nuestro estatus en Tax Exempt Organization Search
• Encontramos la fecha de la carta CP-120A y la fecha en que aparecimos en la lista
• Sabemos cuál de los cuatro procedimientos podemos usar y cuál es nuestro plazo de 15 meses
• Presentamos todas las declaraciones anuales pendientes que exige el procedimiento
• Nuestra declaración de causa razonable, si hace falta, es detallada y está firmada
• Presentamos el Form 1023 o el 1023-EZ con el Schedule E y la tarifa
• Revisamos lo que exige nuestro estado
• Una persona con nombre y apellido, y un suplente, son responsables de la declaración anual al IRS