Cómo presentar su primer Form 990

Esta guía es para fundadores, tesoreros y voluntarios que acaban de darse cuenta de que su organización le debe al IRS una declaración anual y no saben cuál, ni cómo. Muchas organizaciones pequeñas presentan el 990-N, que pide solo ocho datos básicos. Al terminar, sabrá qué formulario le toca, cuándo vence, cómo presentarlo, qué puede ver el público y qué pasa si no lo presenta.

El resumen de todas sus obligaciones anuales está en el paso Cumplir con las reglas de la ruta del fundador. Esta página explica a fondo solo la declaración al IRS.

Qué formulario le toca

La mayoría de las organizaciones exentas de impuestos deben presentar cada año una declaración de la familia del Form 990 (declaración anual al IRS). Cuál le toca depende de sus ingresos brutos, es decir, todo el dinero que entró de cualquier fuente durante el año, antes de restar costos, y de sus activos totales (todo lo que la organización tiene, incluido el efectivo).

Una organización que puede usar un formulario más corto puede elegir presentar uno más largo. Algunas organizaciones no pueden usar el 990-N aunque sean pequeñas, y la página del IRS sobre el 990-N enlaza a una lista de ellas. Si forma parte de una exención grupal (por ejemplo, una sección local de una organización nacional), no presenta su propio 990-N si la declaración grupal de la organización principal la incluye, así que pregúntele si la incluye.

Qué significa "normalmente $50,000 o menos"

"Normalmente" depende de la antigüedad de su organización. El IRS da tres pruebas:

• Un año o menos: ingresos brutos, más promesas de donación, de $75,000 o menos en el primer año fiscal.
• Entre uno y tres años: ingresos brutos promedio de $60,000 o menos en los dos primeros años fiscales.
• Tres años o más: ingresos brutos promedio de $50,000 o menos en los tres años fiscales anteriores, incluido el año que declara.

Cuándo vence

Los tres formularios vencen el día 15 del quinto mes después del cierre de su año fiscal. Si su año termina el 31 de diciembre, vence el 15 de mayo. Si la fecha cae en fin de semana o día festivo oficial, pasa al siguiente día hábil. No puede presentar el 990-N hasta que haya terminado su año fiscal.

Ponga la fecha en su calendario ahora. Nuestra herramienta de calendario de cumplimiento arma una lista de sus fechas límite del año.

Prórrogas

El Form 8868 (solicitud de prórroga) da una prórroga automática de seis meses para presentar el Form 990 o el 990-EZ. Preséntelo en la fecha de vencimiento original o antes; presentarlo tarde no prorroga nada. Se puede presentar por vía electrónica. Dos límites: prorroga el plazo para presentar, no el plazo para pagar impuestos que deba, y no sirve para prorrogar el Form 990-N.

Cómo presentar el 990-N

El 990-N es un aviso breve en línea. No existe en papel. Pide:

• su número de identificación del empleador (EIN)
• su año fiscal
• su nombre legal y dirección postal, y cualquier otro nombre que use
• el nombre y la dirección de un directivo principal (a menudo el presidente o el tesorero)
• la dirección de su sitio web, si tiene uno
• la confirmación de que sus ingresos brutos son normalmente de $50,000 o menos
• una declaración de que la organización cerró, si es el caso

Cómo presentarlo, a grandes rasgos:

1. Inicie sesión en una cuenta de Login.gov o ID.me, o cree una. El IRS dice que quienes presentan el 990-N deben usar el mismo correo electrónico de su cuenta del IRS.
2. Lea por encima la guía del usuario del e-Postcard del IRS (Publication 5248), que recorre las pantallas y los problemas comunes.
3. Abra el sistema de presentación del Form 990-N desde la página del IRS sobre el 990-N e ingrese sus datos.
4. Use una computadora. El IRS dice que no lo presente desde un teléfono o una tableta.

Si el sistema no le deja presentarlo y no logra arreglarlo, el IRS dice que puede llamar a su línea de Customer Account Services (servicios de cuentas de clientes) al 877-829-5500, y un representante puede presentarlo por usted.

Cómo presentar el 990-EZ

El 990-EZ es un formulario tributario de verdad, de varias páginas, y debe presentarse por vía electrónica. Eso significa usar un programa de presentación electrónica o un preparador que lo presente por usted. Antes de empezar, reúna:

• Los ingresos y gastos de todo el año (Part I): donaciones, ingresos de programas, ingresos y costos de eventos de recaudación, y gastos por tipo.
• Los balances al inicio y al cierre del año (Part II): efectivo, otros activos y deudas. Toda organización que presenta el 990-EZ debe llenar ambas columnas; si una cifra es cero, escriba cero.
• Una descripción de sus programas (Part III): su propósito principal y lo que hizo en sus tres programas más grandes, medidos por lo que gastó en ellos.
• Una lista de directivos, directores, fideicomisarios y empleados clave (Part IV), aunque nadie reciba pago.
• Las respuestas a las preguntas de sí o no de la Part V, como gastos políticos y préstamos a personas de adentro, y de la Part VI, que toda 501(c)(3) llena, sobre cabildeo y actividad en campañas políticas.
• El Schedule A (anexo A), que toda 501(c)(3) que presenta el 990-EZ debe llenar. Muestra si califica como organización benéfica pública.
• Los registros de donantes para el Schedule B (vea más abajo).
• La firma de un directivo autorizado, como el presidente o el tesorero.

Las instrucciones del IRS advierten que una declaración con líneas o partes en blanco puede considerarse incompleta, lo que puede traer las mismas multas que presentarla tarde. Responda todas las preguntas y escriba cero donde la cifra sea cero.

El Schedule B y la privacidad de los donantes

El Schedule B (anexo B) enumera a los donantes que dieron más de ciertos montos durante el año. Informe o no donaciones, las instrucciones del 990-EZ dicen que debe adjuntar el Schedule B o marcar la casilla del punto H para indicar que no lo necesita. Si no hace ninguna de las dos cosas, la declaración queda incompleta.

En una organización benéfica pública 501(c)(3) que presenta el Form 990 o el 990-EZ, los nombres y direcciones de los donantes en el Schedule B no tienen que mostrarse al público. El resto del Schedule B, como los montos, es público salvo que identifique claramente a un donante. Las fundaciones privadas y las organizaciones políticas siguen otras reglas. Tenga lista para compartir una copia pública de su declaración sin los nombres ni las direcciones de los donantes.

Lo que es público

Las declaraciones de impuestos de su organización son registros públicos. Debe dejar que cualquier persona vea, y obtenga copias de, sus tres declaraciones anuales más recientes (Form 990 o 990-EZ, con anexos y adjuntos, salvo los nombres y direcciones de los donantes), además de su solicitud de exención. El IRS dice que por lo general las copias se deben entregar de inmediato si la solicitud es en persona, y dentro de 30 días si es por escrito. Puede cobrar un cargo razonable por las copias más el costo real del envío.

Las instrucciones también dicen que no incluya el número de Seguro Social de nadie en la declaración, porque por lo general ni usted ni el IRS pueden quitarlo antes de hacerla pública.

Su estado puede pedir una copia

Las instrucciones del IRS indican que algunos estados aceptan una copia del Form 990 o del 990-EZ en lugar de su propio informe financiero, y algunos piden información adicional. Los montos límite de un estado pueden ser distintos de los del IRS, así que una organización que a nivel federal solo debe presentar el 990-N puede tener que presentar un informe estatal. Los estados también pueden tratar el Schedule B de otra manera que el IRS. Consulte con la oficina de organizaciones benéficas de cada estado donde recauda dinero o tiene programas. Si después corrige una declaración federal, envíe la copia corregida a cada estado que recibió la original.

Si no presenta la declaración

Por un Form 990 o 990-EZ presentado tarde, las instrucciones de 2025 fijan una multa de $25 por día, hasta lo que sea menor entre $13,000 o el 5% de sus ingresos brutos del año, salvo que demuestre una causa razonable. Para organizaciones con ingresos brutos de más de $1,309,500, es de $130 por día, hasta $65,000. El IRS ajusta estos montos, así que revise las instrucciones vigentes. El IRS dice que no hay multa por presentar tarde el 990-N, pero preséntelo de todos modos.

El riesgo mayor es perder su exención. Si no presenta una declaración o aviso obligatorio tres años seguidos, su exención de impuestos se revoca automáticamente, con efecto en la fecha de vencimiento original de la tercera declaración que no presentó. El IRS publica la lista de organizaciones revocadas, y no hay apelación. Después de la revocación:

• ya no está exenta del impuesto federal sobre los ingresos y puede tener que presentar una declaración de impuestos de corporación o de fideicomiso, y
• las donaciones que reciba ya no son deducibles una vez que su nombre aparece en la lista.

Recuperar su exención significa solicitar el restablecimiento. Vea nuestra guía para restablecer su exención de impuestos.

Lista de control de su primer 990

• Averigüe el cierre de su año fiscal y la fecha de vencimiento, y póngala en el calendario
• Calcule sus ingresos brutos y activos totales para escoger el formulario
• Cree con tiempo la cuenta de Login.gov o ID.me de quien presentará (990-N)
• Reúna los ingresos y gastos de todo el año y los saldos al inicio y al cierre (990-EZ o 990)
• Decida si necesita el Schedule B, y guarde una copia pública sin nombres ni direcciones de donantes
• Comparta la declaración con su junta antes de presentarla
• Presente el Form 8868 antes de la fecha de vencimiento si necesita más tiempo (solo 990-EZ o 990)
• Revise lo que pide su estado cada año
• Guarde una copia de lo que presentó y la confirmación del IRS

Para el papel de la junta en la declaración, vea cómo dirigir una buena reunión de junta. Si quiere que un contador voluntario revise su primer 990-EZ, pida ayuda a una organización miembro a través del Intercambio.