Eventos a los que todos puedan asistir

Esta guía es para cualquier persona de una organización benéfica pequeña que planea un evento: una actividad de recaudación, una reunión comunitaria, un día de capacitación o un seminario en línea. Las personas con discapacidad forman parte de cada comunidad que usted sirve, y casi todo lo que hace que un evento funcione para ellas cuesta poco si se planea desde el principio. Al terminar, conocerá las reglas básicas de la ley federal para personas con discapacidad (Americans with Disabilities Act, ADA), qué revisar en un lugar, cómo manejar intérpretes, subtítulos y animales de servicio, y qué preguntar en la inscripción.

Para las diapositivas y los materiales de una sesión, vea cómo dar un taller o seminario en línea útil y documentos que todos puedan leer.

¿Se aplica la ADA a su organización?

La ADA es la ley federal de derechos civiles que protege a las personas con discapacidad. El Título III de la ADA cubre a "negocios y organizaciones sin fines de lucro que atienden al público", según ADA.gov. Si su organización hace eventos abiertos al público, planee como si la ADA se aplicara.

Hay excepciones. ADA.gov señala que las organizaciones religiosas están exentas del Título III. Los gobiernos estatales y locales están cubiertos por el Título II, con sus propias reglas. Muchos estados y ciudades también tienen leyes de derechos de las personas con discapacidad que pueden ir más allá de la ADA, así que revise las suyas. Y sin importar lo que exija la ley, un evento al que la gente no puede entrar no cumple su propósito.

Cómo elegir el lugar

La mayoría de las organizaciones pequeñas alquilan o piden prestado un espacio. Según las reglas de la ADA (28 CFR 36.201), tanto el dueño del edificio como el inquilino que realiza la actividad son responsables; entre ellos, un contrato de alquiler u otro contrato puede decir quién hace qué. Así que pregunte al lugar y pida las respuestas por escrito.

Las reglas piden a los lugares existentes quitar barreras cuando sea "fácilmente realizable", es decir, fácil de hacer sin mucha dificultad ni gasto (28 CFR 36.304). Los ejemplos de la regla incluyen rampas, reacomodar mesas y sillas, manijas de puerta accesibles, barras de apoyo y espacios de estacionamiento accesibles. Usted mismo puede hacer varias de estas cosas el día del evento.

Visite el lugar antes de reservarlo, o pida a alguien que use silla de ruedas u otra ayuda para moverse que lo visite con usted. Revise:

• Cómo llegar: estacionamiento accesible, un punto para dejar pasajeros cerca de la puerta y una ruta sin escalones desde la acera o la parada de transporte.
• La entrada: sin escalones, o con una rampa o elevador que funcione; puertas lo bastante anchas y no muy pesadas; la entrada accesible abierta y señalizada.
• Adentro: rutas sin escalones a cada sala que usará, incluido el escenario si habrá oradores en él; espacio entre las mesas para una silla de ruedas.
• Baños: un baño accesible en el mismo piso, sin llave y sin usarse como bodega.
• Asientos: algunas sillas con brazos y otras sin ellos, espacios para sillas de ruedas repartidos por la sala, no solo al fondo, y asientos adelante para personas que leen los labios o tienen baja visión.
• Sonido y luz: un micrófono que funcione y, si es posible, un sistema de ayuda auditiva; buena luz sobre la cara de quien habla; un espacio más tranquilo cerca donde alguien pueda tomar un descanso.

Acceso a la comunicación

La ADA exige que las organizaciones cubiertas se comuniquen con las personas con discapacidad con la misma eficacia que con los demás. ADA.gov llama a estas herramientas ayudas y servicios auxiliares. La regla federal (28 CFR 36.303) da ejemplos, entre ellos:

• intérpretes calificados de lengua de señas, en persona o por video a distancia;
• subtítulos en tiempo real, en los que una persona escribe en una pantalla lo que se dice;
• aparatos y sistemas de ayuda auditiva;
• materiales escritos, letra grande, braille y archivos electrónicos accesibles.

Vale la pena conocer algunas reglas de ADA.gov y del reglamento:

• Pregunte qué funciona. ADA.gov dice que se anima a los negocios y organizaciones sin fines de lucro a consultar a la persona sobre la ayuda que necesita. Ella sabe mejor que nadie.
• No pida a la gente que traiga su propio intérprete. ADA.gov dice que no se puede exigir que una persona traiga a alguien para que le interprete.
• No cobre por ello. La regla (28 CFR 36.301) dice que no se puede cobrar un recargo a una persona con discapacidad para cubrir el costo de ayudas, eliminación de barreras o cambios de políticas que exige la ley.
• Carga excesiva. No tiene que dar una ayuda que sea una "carga excesiva" (undue burden), es decir, una dificultad o un gasto importantes. Si una ayuda es demasiado, igual debe dar otra que sea eficaz, si puede.

Reserve intérpretes y subtituladores con tiempo. Los calificados pueden ser difíciles de conseguir a último momento.

Subtítulos y eventos en línea

Los eventos en línea son más fáciles de acompañar para muchas personas, pero solo si la plataforma y el contenido les funcionan. La guía web de ADA.gov enumera barreras comunes, entre ellas videos sin subtítulos, poco contraste de color, imágenes sin descripción de texto (texto alternativo) y páginas que solo funcionan con el ratón.

• Active los subtítulos en cada sesión en vivo y revíselos antes de empezar. Los subtítulos automáticos se equivocan, sobre todo con nombres y palabras locales. Para un evento grande o importante, o cuando alguien lo pida, contrate a una persona que haga los subtítulos.
• Subtitule las grabaciones antes de compartirlas, y corrija los subtítulos automáticos.
• Envíe el enlace y los materiales con anticipación, en formatos accesibles, para que quienes usan lectores de pantalla puedan prepararse.
• Describa lo que hay en pantalla. Diga qué muestra una diapositiva o un video para quienes no pueden verlo.
• Use el chat con cuidado. Lea en voz alta los mensajes importantes del chat, porque no todos pueden seguirlo.
• Permita unirse por teléfono si su plataforma lo permite.

En un evento mixto, revise que las dos salas, la presencial y la en línea, puedan oír a cada orador y cada pregunta.

Animales de servicio

ADA.gov define a los animales de servicio como "perros entrenados individualmente para hacer un trabajo o realizar tareas para personas con discapacidad". Un animal de servicio puede entrar a su evento a cualquier lugar donde pueda ir el público.

• Solo dos preguntas. Cuando no es evidente lo que hace el perro, el personal solo puede preguntar si el perro es un animal de servicio necesario por una discapacidad, y qué trabajo o tarea ha sido entrenado para hacer.
• Lo que no puede preguntar. No puede preguntar por la discapacidad de la persona, pedir papeles médicos, pedir una tarjeta de identificación o un certificado de entrenamiento del perro, ni pedir que el perro muestre su tarea.
• Cuándo se le puede pedir que salga. Solo si está fuera de control y quien lo maneja no toma medidas eficaces para controlarlo, o si no está entrenado para hacer sus necesidades afuera. Entonces debe ofrecer a la persona una forma de participar sin el animal.
• Animales de apoyo emocional. ADA.gov dice que los perros cuya única función es dar consuelo o apoyo emocional no cuentan como animales de servicio según la ADA. Algunas leyes estatales y locales son más amplias, así que revise las suyas.

ADA.gov también dice que las organizaciones cubiertas deben permitir caballos miniatura cuando sea razonable, según cosas como el tamaño del caballo y si el espacio lo permite.

Explique estas reglas a los voluntarios de la entrada. Un voluntario que exige "papeles" para un perro guía puede convertir una buena noche en una queja.

Preguntas de inscripción

La inscripción es su mejor oportunidad para saber qué necesita la gente. Pregunte por necesidades, no por discapacidades.

Buenas preguntas:

• "¿Hay algo que podamos hacer para ayudarle a participar plenamente?" (texto libre)
• "¿Le ayudaría alguna de estas opciones?" con casillas como: intérprete de lengua de señas; subtítulos en vivo; materiales por adelantado; letra grande; un asiento adelante; acceso sin escalones; un espacio tranquilo; un estacionamiento reservado; otra cosa.
• "¿Tiene alguna necesidad de alimentación?"
• "¿Cómo debemos contactarle sobre su solicitud?"

Evite:

• pedir un diagnóstico o el nombre de una condición;
• pedir prueba de discapacidad;
• hacer obligatoria la pregunta, o ponerla donde todo el grupo pueda ver las respuestas.

Fije una fecha límite que le deje tiempo para reservar un intérprete o subtitulador, pero no rechace a quienes pidan algo después; haga lo que pueda. Mantenga las respuestas en privado y compártalas solo con quienes deben actuar. Nuestra guía de privacidad de datos explica cómo guardar la información personal de forma segura.

El día del evento

• Ponga letreros claros para la entrada accesible, los baños y el espacio tranquilo.
• Explique a cada voluntario dónde están las rutas accesibles, las reglas sobre animales de servicio y a quién llamar si alguien necesita ayuda.
• Pida a los oradores que usen el micrófono, siempre, y que repitan las preguntas del público.
• Mantenga las rutas libres de cables, cajas y bolsas.
• Después, pregunte a los asistentes qué funcionó y qué no, y anótelo para la próxima vez.

Lista de verificación de eventos accesibles

• Cada invitación dice cómo pedir lo que alguien necesita, y hasta cuándo
• Visitamos el lugar, o lo hicimos revisar, para ver si hay acceso sin escalones y un baño accesible
• Las respuestas del lugar sobre accesibilidad están por escrito
• Reservamos intérpretes o subtituladores para cada solicitud que recibimos
• Los subtítulos en vivo están activos en las sesiones en línea, y las grabaciones se subtitulan antes de compartirlas
• Los materiales salen con anticipación en formatos accesibles
• Los voluntarios conocen las dos preguntas sobre animales de servicio
• La inscripción pregunta por necesidades, no por diagnósticos, y las respuestas se mantienen en privado
• Pedimos a los asistentes su opinión sobre la accesibilidad después del evento