Cómo elegir su año fiscal y su método contable

Esta guía es para fundadores y tesoreros nuevos que preparan por primera vez los libros de una organización benéfica, y para quien heredó unos libros y no sabe por qué el año termina en junio. Dos decisiones tempranas marcan casi todo lo que hace su contador o tenedor de libros: qué 12 meses cubre su año y cuándo cuenta el dinero que entra o sale. Al terminar, sabrá cómo elegir, dónde queda anotada la decisión, cómo cambiarla más adelante y qué pregunta el IRS sobre esto en su declaración anual.

Dos decisiones, en palabras sencillas

• Su año fiscal (el IRS también lo llama período contable o año tributario) son los 12 meses que cubren sus libros y su declaración anual al IRS.
• Su método contable (o base contable) es la regla que dice a qué año pertenece un pago o una factura: al momento en que se mueve el dinero, o al momento en que se gana o se debe.

Ninguna de las dos decisiones cambia cuánto dinero tiene. Las dos cambian lo que muestran sus informes, y cuándo.

Cómo elegir su año fiscal

El IRS permite un año calendario, del 1 de enero al 31 de diciembre, o un año fiscal, es decir, 12 meses que terminan el último día de cualquier otro mes (o un año de 52-53 semanas) (instrucciones del Form SS-4, solicitud del número EIN). Las instrucciones del Form 990 (declaración anual al IRS) dicen que un año fiscal "should normally coincide with the natural operating cycle of the organization" (normalmente debe coincidir con el ciclo natural de operación de la organización).

Preguntas que le ayudan a elegir:

• ¿Cuándo es su temporada tranquila? Cerrar los libros y preparar la declaración anual es más fácil en un mes con poco trabajo. Un campamento de verano tal vez no quiera que su año termine en julio.
• ¿Qué año usan sus financiadores grandes? Si sus subvenciones principales, un distrito escolar o un contrato con el gobierno van de julio a junio, usar el mismo año facilita los informes.
• ¿Cuándo planifica su junta directiva? La junta aprueba un presupuesto antes de que empiece cada año. Elija un cierre de año que le dé tiempo.
• ¿Afecta su fecha límite? Su declaración anual vence el día 15 del 5.º mes después de que termina su año (instrucciones del Form 990). Si su año termina en diciembre, vence el 15 de mayo. Si termina en junio, vence el 15 de noviembre.

Si nada se destaca, el año calendario es lo más sencillo. Los formularios de nómina, como el W-2, ya usan el año calendario, y la mayoría de los voluntarios piensa en años calendario.

Dónde queda anotado su año fiscal

Su año aparece en varios lugares. Todos deben coincidir.

1. Sus estatutos. La mayoría de los estatutos tienen una cláusula sobre el año fiscal. Nuestra plantilla de estatutos incluye una.
2. El Form SS-4, la solicitud de su EIN (número de identificación del empleador), pide en la línea 12 el "closing month of accounting year" (mes de cierre del año contable).
3. El Form 1023, su solicitud de reconocimiento como 501(c)(3), pide el "month tax year ends" (mes en que termina el año tributario). Sus instrucciones le dicen que revise que sus estatutos coincidan con lo que anote.
4. Su declaración anual. El encabezado del Form 990 o del 990-EZ muestra las fechas en que empezó y terminó su año.

Si encuentra una diferencia, por ejemplo, los estatutos dicen junio y los registros del IRS dicen diciembre, resuélvala antes de que venza su próxima declaración. Pregunte a un contador si necesita cambiar formalmente su año ante el IRS o solo modificar sus estatutos.

Cómo cambiar su año fiscal más adelante

A veces las organizaciones benéficas cambian su año, por ejemplo para coincidir con un financiador importante. Según las instrucciones del Form 990:

• Debe presentar un Form 990 (o 990-EZ) por el período corto, es decir, los meses entre el final de su año anterior y el comienzo del nuevo. Un período corto es cualquier período contable de menos de 12 meses.
• En esa declaración, usted indica el motivo del cambio: "Form 1128 was approved" (se aprobó el Form 1128) o "Revenue Procedure 85-58 rules apply" (se aplican las reglas del Revenue Procedure 85-58).
• Si ya cambió su año dentro de los 10 años calendario que incluyen el comienzo del nuevo período corto, y en ese tiempo tenía que presentar una declaración de la serie 990 o de impuestos sobre los ingresos, también debe presentar el Form 1128, Application To Adopt, Change, or Retain a Tax Year (solicitud para adoptar, cambiar o mantener un año tributario), junto con la declaración del período corto.
• Si presenta la tarjeta electrónica Form 990-N (e-Postcard), informe el cambio en el Form 990, el Form 990-EZ o el Form 1128, o enviando una carta al IRS en Ogden, Utah.

Después, cambie sus estatutos con un voto de la junta y anótelo en el acta. Si presenta informes ante el regulador de organizaciones benéficas de su estado, revise si también necesita saberlo.

Efectivo o acumulación: la diferencia sencilla

La IRS Publication 538 (publicación del IRS sobre períodos y métodos contables) lo explica de forma simple:

• Método de efectivo: usted anota los ingresos cuando los recibe y los gastos cuando los paga.
• Método de acumulación (devengo): usted anota los ingresos cuando los gana, llegue cuando llegue el pago, y los gastos cuando los contrae, los pague cuando los pague.

Un ejemplo imaginario: en diciembre, una fundación le envía una carta en la que le otorga una subvención de $10,000, y el cheque llega en febrero. Su imprenta le envía una factura de $500 en diciembre, y usted la paga en enero. Si su año termina el 31 de diciembre:

Por qué casi todas las organizaciones pequeñas empiezan con efectivo

El método de efectivo coincide con su estado de cuenta del banco, así que es más fácil para los voluntarios llevarlo y revisarlo. Muchas organizaciones benéficas pequeñas empiezan así.

Cuándo empieza a convenir la acumulación

La acumulación da una imagen más fiel cuando las diferencias de tiempo crecen: subvenciones de varios años, promesas de donación que se pagan con el tiempo, contratos con el gobierno que le reembolsan meses después o facturas importantes que debe al cierre del año. Las instrucciones del Form 990 señalan que muchos estados que aceptan el Form 990 exigen que las cantidades se informen con el método de acumulación. Las instrucciones también dicen que una organización que lleva sus libros con base de efectivo puede presentar al IRS la misma declaración con base de acumulación que preparó para su estado.

Algunas organizaciones llevan sus libros con base de efectivo durante el año y su contador los ajusta a acumulación al cierre. Pregunte al suyo qué le conviene.

Lo que pregunta la declaración anual

• El Form 990, Part XII, línea 1 pregunta qué método usó para preparar la declaración: efectivo, acumulación u otro. Si cambió de método respecto al año anterior, o marcó "other" (otro), lo explica en el Schedule O (anexo de información adicional).
• Las instrucciones dicen que, por lo general, debe usar en la declaración el mismo método que usa en sus libros.
• Una vez que adopta un método, cambiarlo por lo general requiere el permiso del IRS, normalmente presentando el Form 3115, Application for Change in Accounting Method (solicitud de cambio de método contable). Algunos cambios califican para permiso automático. Esto es trabajo para un contador.
• La línea 2 pregunta si un contador independiente compiló, revisó o auditó sus estados financieros, y si un comité supervisa ese trabajo.
• La línea 3 pregunta si tuvo que hacer una auditoría por recibir fondos federales. Las instrucciones de 2025 todavía muestran el límite anterior de $750,000. La regla federal actual (2 CFR 200.501) exige una auditoría a una organización que gasta $1,000,000 o más en fondos federales en su año fiscal.

El Form 990-EZ hace la misma pregunta sobre el método (efectivo, acumulación u otro) en su encabezado.

Auditorías: cuándo esperar una

Algunos estados exigen una revisión o una auditoría cuando sus ingresos pasan de cierta cantidad. Los límites y las reglas cambian según el estado, así que consulte con el regulador de organizaciones benéficas de su estado. Los financiadores y los prestamistas también pueden pedir una. Nuestra guía sobre auditorías, revisiones y compilaciones explica con más detalle los tres niveles de trabajo de un contador y qué los activa.

Anote las fechas en su calendario

Cuando sepa cuándo termina su año, nuestro calendario de cumplimiento calcula la fecha límite de su declaración anual y otras fechas clave. Agregue la reunión de la junta sobre el presupuesto y el mes en que cierra los libros.

Lista de verificación del año fiscal y la contabilidad

• Nuestra junta eligió un año fiscal y lo escribió en los estatutos
• Nuestros estatutos, el registro del EIN, el Form 1023 y la declaración anual muestran el mismo cierre de año
• Sabemos la fecha límite de nuestra declaración anual
• Elegimos efectivo o acumulación, y nuestro contador lo usa siempre de la misma forma
• Sabemos lo que nuestro estado exige sobre informes financieros y auditorías
• Si cambiamos de año, presentaremos a tiempo la declaración del período corto