Divulgación pública: lo que debe mostrar a cualquiera que lo pida

Esta guía es para cualquier persona de una organización benéfica 501(c)(3) a la que le puedan preguntar: "¿Puedo ver su 990?" La pregunta puede llegar por correo electrónico, en una carta o de alguien que entra a su oficina. Muchas veces quien contesta es un voluntario. La respuesta es sí: la ley federal exige que las organizaciones exentas de impuestos compartan ciertas declaraciones ante el IRS con cualquier persona que las pida. Al terminar, sabrá qué documentos, con qué rapidez, qué puede cobrar y qué puede omitir, y cómo publicarlos en línea le ahorra el trabajo.

Que las declaraciones de una organización benéfica sean públicas es parte del acuerdo de la exención de impuestos. Permite que donantes, periodistas y vecinos comprueben que usted es lo que dice ser. Vea la entrada del glosario sobre divulgación pública.

Lo que debe poner a disposición

El IRS dice que una organización exenta debe poner a disposición del público, para inspección, lo siguiente, y dar copias cuando se las pidan:

• Su solicitud de exención. Para una 501(c)(3), es su Form 1023 o Form 1023-EZ (solicitud de reconocimiento de exención), con sus documentos de apoyo y cualquier carta o documento que el IRS haya emitido sobre la solicitud, incluida su carta de determinación.
• Sus declaraciones anuales. El Form 990 o el Form 990-EZ (declaración anual al IRS), y el Form 990-T si presentó uno (la declaración de ingresos de actividades comerciales no relacionadas). El IRS dice que esto significa una copia exacta de la declaración, cualquier declaración enmendada y todos los anexos, adjuntos y documentos de apoyo presentados al IRS.

Cuántos años: el IRS dice que cada declaración anual debe estar disponible durante tres años, a partir de la fecha más tardía entre su fecha de vencimiento (incluida cualquier prórroga) y la fecha en que de verdad se presentó.

Hay una excepción para solicitudes muy antiguas: una organización cuya solicitud de exención se presentó antes del 15 de julio de 1987, y que no tenía una copia en esa fecha, no tiene que entregarla. Aun así debe entregar sus declaraciones anuales. Si presentó la solicitud después de esa fecha y no la encuentra, el IRS dice que puede pedir una copia a su oficina de Determinaciones de Organizaciones Exentas.

Para ayuda con la declaración en sí, vea nuestra guía para presentar su primer 990.

Con qué rapidez debe responder

El IRS fija plazos distintos según cómo llegue la solicitud:

• En persona, en su oficina principal: por lo general el mismo día. Si tiene de forma regular una oficina regional o de distrito con tres o más empleados, las solicitudes hechas allí también cuentan.
• Por escrito: por lo general dentro de 30 días. El IRS dice que una solicitud enviada por fax, correo electrónico o mensajería privada cuenta como solicitud por escrito.

Lo que puede cobrar

El IRS dice que puede cobrar una tarifa razonable por las copias, por lo general no más de lo que cobra el propio IRS. Dice que la tarifa actual es de $.20 por página, y también puede cobrar el costo real del envío postal. Puede pedir el pago antes de enviar las copias.

Si va a cobrar por una solicitud por escrito, el IRS dice que debe informar a la persona el costo aproximado y las formas de pago que acepta dentro de siete días después de recibir la solicitud. Para las solicitudes en persona debe aceptar efectivo y giros postales. Para las solicitudes por escrito debe aceptar cheques certificados, giros postales y cheques personales o tarjetas de crédito.

Lo que puede omitir

Lo más importante que puede retener son los nombres y direcciones de los donantes. El IRS dice que, salvo las fundaciones privadas y las organizaciones políticas, una organización exenta no tiene que divulgar el nombre y la dirección de ningún contribuyente que aparezca en su declaración anual, incluido el Schedule B, la lista de donantes principales que se presenta con el Form 990 o el 990-EZ. Tache los nombres y las direcciones antes de compartir el Schedule B.

Publíquelo en línea y casi termina

El IRS dice que no tiene que responder a solicitudes individuales de copias si hace que los documentos estén ampliamente disponibles al publicarlos en un sitio web, el suyo o una base de datos de documentos de organizaciones exentas que administre otra organización. Para que cuente:

• el archivo publicado debe ser una imagen exacta del documento original
• cualquier persona debe poder verlo, descargarlo e imprimirlo sin pagar
• el IRS dice que el PDF es un formato que hoy cumple los requisitos

Si usted se acoge a esto, el IRS dice que debe indicar a quienes lo pidan cómo encontrar los documentos.

Multas

El IRS dice que las personas responsables de una organización que no entreguen los documentos como se exige pueden recibir una multa de $20 por día mientras dure el incumplimiento. El máximo es de $10,000 por cada vez que no se entregue una copia de una declaración anual. No hay máximo por no entregar una copia de una solicitud de exención.

Cómo prepararse

Una solicitud puede venir de un donante institucional, un periodista o un vecino curioso. Una respuesta rápida y amable genera confianza.

• Tenga una "carpeta de divulgación" con su solicitud, su carta de determinación y las tres últimas declaraciones anuales, lista para enviar. Nuestra plantilla de política de conservación de documentos le puede ayudar a decidir qué guardar y por cuánto tiempo.
• Haga una copia del Schedule B sin nombres ni direcciones.
• Diga a quien conteste el teléfono o el correo general qué hacer y a quién pasar las solicitudes.
• Anote la fecha en que llega cada solicitud, para cumplir el plazo.

Lista de verificación de divulgación pública

• Tenemos nuestra solicitud de exención, sus documentos de apoyo y nuestra carta de determinación
• Tenemos nuestras tres últimas declaraciones anuales, con todos los anexos y adjuntos
• Tenemos una copia del Schedule B sin nombres ni direcciones de donantes
• Revisamos nuestra solicitud por si contiene algo que preferiríamos no compartir
• Nuestros documentos están publicados en línea en PDF, o listos para enviar
• El personal y los voluntarios conocen las reglas del mismo día y de los 30 días
• Sabemos qué cobraremos, si cobramos algo, y cómo se puede pagar