Cómo leer los estados financieros de su organización

Esta guía es para miembros de la junta y tesoreros que reciben estados financieros y no saben bien qué mirar. No necesita formación contable. Al terminar, sabrá qué le dice cada estado principal, qué significa "activos netos", cómo calcular cuántos meses de efectivo tiene y qué preguntas hacer cuando algo no cuadra.

Proteger el dinero es otra tarea, que explicamos en controles financieros. Que un contador revise las cifras se explica en auditorías y revisiones.

Por qué la junta debe leerlos

La Guide for Charities (guía para organizaciones benéficas) de la Attorney General (fiscal general) de California dice que los directores deben asegurarse de que la organización funcione de manera financieramente sana y use bien los fondos restringidos. El personal puede encargarse del día a día, pero los directores conservan la autoridad final. La guía dice que la administración debe preparar estados de ingresos y gastos, balances e informes del presupuesto exactos antes de las reuniones de la junta, y que los directores deben vigilar el presupuesto e investigar cualquier diferencia considerable entre lo esperado y lo que de verdad pasó.

En otras palabras: si la junta recibe las cifras, se espera que las lea.

Los tres estados que más verá

Las organizaciones usan nombres un poco distintos, pero los estados principales corresponden a tres partes del Form 990 (declaración anual al IRS), que muchas organizaciones presentan cada año. Las instrucciones del 990 describen qué va en cada uno, así que son una buena guía sencilla.

Lo que tiene y lo que debe: el balance

El estado de situación financiera, que a menudo se llama balance general, es una foto en una fecha, como el último día del mes. La Parte X del Form 990 tiene el mismo formato, con columnas para el inicio y el cierre del año. Muestra:

• Activos: lo que la organización tiene o le deben, como efectivo, ahorros, promesas de donación y subvenciones por cobrar (prometidas pero aún no pagadas) y equipo.
• Pasivos: lo que la organización debe, como cuentas sin pagar, préstamos y dinero recibido por adelantado por trabajo que todavía no se hizo.
• Activos netos: los activos menos los pasivos. Es lo que queda, y pertenece a la misión, no a ninguna persona.

Lo que entró y salió: el estado de resultados

El estado de actividades, que a veces se llama estado de resultados, cubre un período, como un mes o un año. Muestra los ingresos (dinero que entra, como donaciones, subvenciones, cuotas de programas e ingresos de eventos) y los gastos (dinero que sale), y el cambio en los activos netos durante el período. La Parte VIII del Form 990 informa los ingresos por fuente.

Si los ingresos son mayores que los gastos, los activos netos suben. Si los gastos son mayores, bajan. Un mal mes no es una crisis; una tendencia merece una conversación.

En qué se gastó el dinero: los gastos funcionales

Un estado de gastos funcionales ordena cada gasto de dos maneras: por lo que es (sueldos, alquiler, materiales) y por para qué fue. La Parte IX del Form 990 exige a las organizaciones 501(c)(3) y 501(c)(4) que presentan el Form 990 que dividan los gastos en tres columnas:

• Servicios de programas: principalmente actividades que hacen avanzar los fines exentos de la organización, su misión.
• Administración y gastos generales: el funcionamiento y la administración general de la organización, como los costos de las reuniones de la junta y la administración general.
• Recaudación de fondos: el costo de pedir donaciones, subvenciones y otras contribuciones.

Las instrucciones del 990 dicen que cuando el director ejecutivo u otros gerentes dedican parte de su tiempo a supervisar directamente programas o la recaudación, sus sueldos y gastos deben repartirse entre las columnas. Pregúntele a su contador cómo hace ese reparto su organización, y asegúrese de que sea razonable.

Activos netos: con y sin restricciones de los donantes

El balance del Form 990 divide los activos netos en dos tipos:

• Activos netos sin restricciones de los donantes: dinero que la junta puede usar para cualquier fin dentro de la misión. Las instrucciones del 990 dicen que esto incluye el dinero que la propia junta ha apartado, como una reserva designada por la junta. Una designación de la junta es una decisión de la junta, no una restricción de un donante, así que la junta puede cambiarla.
• Activos netos con restricciones de los donantes: dinero que un donante dijo que debe usarse para un fin específico, después de cierta fecha, o conservarse para siempre. Las instrucciones mencionan restricciones de fin, restricciones de tiempo y donaciones que deben conservarse e invertirse.

Por qué importa: una organización puede mostrar activos netos totales sanos aunque la mayor parte de ese dinero esté restringido y no sirva para pagar el alquiler. Mire siempre las dos líneas por separado. Nuestra guía sobre fondos restringidos explica cómo llevarlos, y el glosario define activos netos.

Meses de efectivo y reservas operativas

Una reserva operativa es dinero apartado para que la organización siga funcionando ante una falta de fondos, como el pago tardío de una subvención o la pérdida de un financiador. El glosario define reservas. Una manera sencilla de seguirla son los meses de efectivo:

1. Tome el efectivo y los ahorros que la organización podría usar para cualquier fin. Deje fuera el dinero con restricciones de los donantes.
2. Calcule el gasto mensual promedio: los gastos totales de los últimos 12 meses, divididos entre 12. Algunas organizaciones dejan fuera costos grandes de una sola vez o costos que no son en efectivo, como la depreciación; diga cuál usa y manténgalo igual cada mes.
3. Divida el primer número entre el segundo.

Por ejemplo, si tiene $30,000 de efectivo sin restricciones y gasta unos $10,000 al mes, tiene unos 3 meses de efectivo.

No hay una sola meta correcta. Depende de qué tan estables son sus ingresos, qué tan rápido podría recortar costos y qué esperan sus financiadores. La junta debe escoger una meta, ponerla por escrito en una política de reservas breve y seguir el avance cada mes. Como referencia, la encuesta 2025 del Nonprofit Finance Fund encontró que el 52% de las organizaciones sin fines de lucro que respondieron tenían 3 meses o menos de efectivo disponible, y el 18% tenían un mes o menos.

Señales de alerta para preguntar

Ninguna de estas prueba que algo esté mal. Cada una merece una respuesta clara en la próxima reunión:

• Diferencias grandes con el presupuesto sin explicación. La guía de California dice que las diferencias considerables en ingresos o gastos deben investigarse hasta tener una explicación completa.
• Meses de efectivo que bajan varios meses seguidos.
• Dinero restringido usado para gastos generales, o saldos restringidos que bajan sin el gasto de programa que les corresponde.
• Conciliaciones bancarias sin hacer, o hechas por la misma persona que firma los cheques. La guía de California dice que los directores o la persona que designen deben revisar los estados de cuenta del banco, las conciliaciones y los libros para detectar irregularidades evidentes.
• Impuestos sobre la nómina sin pagar. Las instrucciones del 990-EZ advierten que si los impuestos retenidos a los empleados no se pagan al IRS, se puede imponer una multa (trust fund recovery penalty) a cualquier persona que el IRS considere responsable de pagar esos impuestos y que haya dejado de pagarlos de forma intencional (willfully), incluidos los voluntarios.
• Informes atrasados o que faltan, o estados que cambian después de que la junta los vio sin una nota que explique por qué.
• Cuentas por pagar o préstamos grandes que crecen en el balance.
• Costos de recaudación o de administración que suben mucho más rápido que los de programas, sin un plan detrás.

Lista de control para leer los estados

• Encuentre las líneas de efectivo y de activos netos en el balance
• Revise por separado los activos netos con y sin restricciones de los donantes
• Compare los ingresos y gastos con el presupuesto, y pregunte por las diferencias grandes
• Mire cómo se reparten los gastos entre programas, administración y recaudación
• Calcule los meses de efectivo y compárelos con la meta de la junta
• Confirme que la conciliación bancaria se hizo y se revisó
• Anote sus preguntas antes de la reunión

Use nuestra plantilla del informe del tesorero para poner todo esto en una página cada mes, y la plantilla del presupuesto del primer año para fijar las cifras con las que va a comparar.