Plantilla · Finanzas, contabilidad y auditoría
Política de reembolso de gastos
Una política sencilla para devolver al personal y a los voluntarios los gastos aprobados, según las reglas del IRS: recibos a tiempo y devolución del sobrante.
El archivo de Word se abre en Microsoft Word, Google Docs, Pages y LibreOffice. Revisado el 21 de octubre de 2026.
Traducción pendiente de revisión por un hablante nativo. Read the English original.
Una política de reembolso de gastos dice qué gastos le devolverá su organización benéfica a las personas, cómo los reclaman y en cuánto tiempo. Protege el dinero de la organización, y protege a las personas que gastan su propio dinero por ella.
Esta plantilla sigue las reglas del IRS para un plan con rendición de cuentas (accountable plan), que explica la Publication 15 (guía de impuestos para empleadores). En un plan con rendición de cuentas, la persona debe haber pagado los gastos mientras hacía el trabajo, debe comprobarlos (mostrar lo que gastó, con recibos) en un plazo razonable y debe devolver cualquier cantidad que se le haya pagado de más. La Publication 15 dice que los pagos de un plan con rendición de cuentas no son salario y no pagan impuestos sobre los ingresos, Social Security (seguro social), Medicare ni impuestos federales de desempleo. Las cantidades que no se comprueban o no se devuelven a tiempo se tratan como pagadas bajo un plan sin rendición de cuentas (nonaccountable plan), y eso las convierte en salario.
La Publication 15 dice que un plazo razonable, por lo general, significa dar un adelanto dentro de los 30 días antes del gasto, comprobar los gastos dentro de 60 días y devolver lo que sobre dentro de 120 días. Esta plantilla usa esos plazos.
Las reglas del plan con rendición de cuentas están escritas para empleados. Los voluntarios no son empleados, pero usar las mismas reglas con ellos mantiene sus registros en orden. Una vez que se le reembolsa un gasto a un voluntario, ya no puede deducirlo; la Publication 526 (guía del IRS sobre donaciones benéficas) dice que los voluntarios solo pueden deducir los gastos no reembolsados. Vea nuestra guía sobre gastos de voluntarios.
Cómo adaptarla
- Elija quién aprueba. Nombre un cargo, no una persona. Quien aprueba nunca debe aprobar su propio reclamo; el presidente de la junta o el tesorero aprueba los reclamos del director. Vea controles financieros.
- Fije sus límites de gasto. Escriba la cantidad a partir de la cual las personas necesitan aprobación antes de gastar. Elija una cifra que vaya con su presupuesto.
- Millas. La plantilla usa la tarifa estándar por milla del IRS vigente en la fecha del viaje, que aparece en la página de tarifas estándar por milla del IRS. Decida si pagará millas a los voluntarios, y dígalo. Pagarles a los voluntarios más que la tarifa benéfica de 14 centavos por milla puede tener consecuencias de impuestos para ellos, así que pida consejo antes de elegir la tarifa para negocios para los voluntarios.
- Anote lo que nunca paga. El alcohol, las multas y los artículos personales son ejemplos comunes.
- Adóptela con un voto de la junta directiva y anote el voto en el acta. Revísela cada año.
Vista previa
Política de reembolso de gastos
[NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN]
Adoptada por la Junta Directiva el [FECHA]
1. Propósito
Esta política explica cómo [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] reembolsa a empleados y voluntarios los gastos razonables que pagan mientras hacen el trabajo de la organización. Busca cumplir los requisitos de un plan con rendición de cuentas (accountable plan) como lo describe el IRS.
2. A quiénes cubre esta política
Esta política cubre a los empleados, miembros de la junta directiva y voluntarios de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] que pagan gastos aprobados en su nombre.
3. Lo que reembolsamos
Reembolsamos gastos que:
- tienen una cantidad razonable,
- se pagaron mientras se hacía trabajo para [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], y
- se aprobaron por adelantado cuando lo exige la sección 5.
Algunos ejemplos son los materiales comprados para los programas, el correo postal, los viajes aprobados, la inscripción en capacitaciones aprobadas y las millas de viajes aprobados.
4. Lo que no reembolsamos
No reembolsamos gastos personales, el traslado entre la casa y un lugar habitual de trabajo, multas o sanciones, alcohol, [OTROS ARTÍCULOS], ni ningún gasto sin recibo, salvo lo que permite la sección 6.
5. Aprobación antes de gastar
Cualquier gasto individual de más de $[CANTIDAD] necesita la aprobación de [CARGO QUE APRUEBA] antes de hacerse. Los viajes fuera de casa siempre necesitan aprobación por adelantado. Nadie puede aprobar sus propios gastos. Los gastos del [DIRECTOR EJECUTIVO / PRESIDENTE DE LA JUNTA] los aprueba el [TESORERO / PRESIDENTE DE LA JUNTA].
6. Cómo reclamar
- Llene el formulario de reclamo de gastos, con la fecha, la cantidad y el motivo de cada gasto.
- Adjunte un recibo detallado de cada gasto. Si pierde un recibo, adjunte una nota firmada que explique el gasto, la cantidad y por qué no hay recibo. Las notas por recibos perdidos solo se aceptan para gastos de hasta $[CANTIDAD].
- Entregue el reclamo a [CARGO QUE APRUEBA] dentro de los 60 días después de pagar el gasto.
- Los reclamos que se entreguen después de 60 días pueden ser rechazados.
7. Millas
Cuando una persona usa su propio vehículo para un viaje aprobado de [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN], reembolsamos según la tarifa estándar por milla del IRS para uso de negocios vigente en la fecha del viaje, publicada en irs.gov. [OPCIONAL: A LOS VOLUNTARIOS SE LES REEMBOLSA CON LA MISMA TARIFA / A LOS VOLUNTARIOS NO SE LES REEMBOLSAN LAS MILLAS.] El estacionamiento y los peajes se reembolsan con recibos. El reclamo debe incluir un registro de millas con la fecha, el punto de salida, el destino, el motivo y las millas recorridas.
8. Adelantos
[NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] puede adelantar dinero para un gasto aprobado, no antes de 30 días antes de la fecha prevista del gasto. Dentro de los 60 días después del gasto, la persona debe entregar los recibos del adelanto. Todo el dinero que no se gaste debe devolverse dentro de los 120 días después del gasto.
9. Pago
Los reclamos aprobados se pagan por [CHEQUE / DEPÓSITO DIRECTO] dentro de los [NÚMERO] días después de la aprobación. Los reembolsos se anotan en las cuentas de la organización según el tipo de gasto que cubren.
10. Cantidades no comprobadas o no devueltas
Si los gastos no se comprueban, o los adelantos sobrantes no se devuelven, dentro de los plazos de esta política, [NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN] tratará la cantidad no justificada como lo exigen las reglas del IRS. Para los empleados, esto puede significar informarla como salario.
11. Registros
El [TESORERO / CONTADOR] guarda los formularios de reclamo, los recibos y los registros de millas según nuestra política de conservación de documentos.
12. Revisión
La Junta Directiva revisa esta política cada [NÚMERO] año(s).
Aprobada por: [NOMBRE], [CARGO] Fecha: [FECHA]
Información general. No asesoría legal, fiscal ni financiera. Las reglas cambian y cada caso es distinto: consulte las fuentes oficiales y a un profesional antes de actuar. Más información (en inglés).
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Fuentes
Revisadas el 21 de octubre de 2026. Las reglas y las tarifas cambian, así que siga los enlaces para ver la versión actual. Las fuentes oficiales están en inglés.
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