La ayuda especializada ante su junta: en horas, no en dólares

Esta guía es para quien le cuenta a su junta directiva sobre la ayuda que su organización da y recibe: voluntarios con habilidades especializadas, profesionales pro bono e intercambios en Golden Hint. Las juntas quieren saber adónde va el tiempo de la organización y qué recibe a cambio, pero los resúmenes de ayuda donada son fáciles de inflar y difíciles de verificar. Al terminar de leer, tendrá un resumen de horas de una página que su junta puede leer en dos minutos, y sabrá por qué esta guía cuenta horas y deja fuera los dólares.

Por qué horas y no dólares

Es tentador convertir la ayuda donada en una cifra en dólares: "Los voluntarios nos dieron miles de dólares de valor este año." Esta guía recomienda no hacerlo, por tres razones.

• Las horas son un hecho que se puede verificar. Todos pueden estar de acuerdo en que una tesorera dio seis horas. Un valor en dólares depende de qué tarifa por hora elija, y eso es una opinión.
• El IRS trata los servicios donados de manera distinta al dinero. Las instrucciones del Form 990 (declaración anual al IRS) dicen que no se cuente el valor de los servicios donados como contribuciones, ni en las cifras de programas de la Part III (parte 3); sí puede describirlos con palabras. Y la IRS Publication 526 (publicación del IRS sobre donaciones) dice que una persona no puede deducir el valor de su tiempo ni de sus servicios dados a una organización benéfica.
• En Golden Hint, los créditos no son dinero. Las reglas de los créditos dicen que los créditos no tienen valor en efectivo, y que no son salarios, ni pago por servicios, ni una donación. Un crédito es una hora de ayuda, sea cual sea la habilidad.

Si su contador o auditor necesita un valor en dólares para sus estados financieros, esa es una pregunta para ellos, según las normas contables que le apliquen. Déjelo fuera de este resumen para la junta.

Qué contar

Lleve un registro sencillo, en una hoja de cálculo o un cuaderno. Para cada ayuda, anote:

• la fecha en que terminó;
• quién ayudó a quién: "El banco de alimentos Riverside nos ayudó", o "ayudamos a la liga juvenil Hillside";
• el área: recaudación de fondos, finanzas, temas legales, tecnología, etc.;
• las horas, o los créditos acordados para un trabajo fijo;
• una línea sobre lo que hizo posible: "La junta aprobó un presupuesto realista", "Ya usamos el nuevo manual de voluntarios".

Para los intercambios en Golden Hint, la cuenta de su organización ya registra cada intercambio completado y sus créditos. Para otros voluntarios especializados, pídales que le digan sus horas, o use un cálculo razonable.

La relación con el Form 990

Muchas organizaciones ya le dan al IRS cifras de voluntarios. La Part I (parte 1), línea 6, del Form 990 pide el número de voluntarios, de tiempo completo y de medio tiempo, incluidos los miembros voluntarios de la junta, que sirvieron durante el año. Las instrucciones dicen que una organización que no lleva la cuenta puede dar un cálculo razonable, y que puede, aunque no está obligada, explicar en el Schedule O (anexo O) cómo obtuvo la cifra, cuántas horas sirvieron los voluntarios y qué tipos de servicios dieron. Llevar un registro de horas todo el año hace que esa parte de la declaración sea rápida y exacta.

Un resumen de horas de una página

Este es un formato sencillo que su junta puede leer en dos minutos. Las organizaciones son inventadas.

Lo que hizo posible:

• Un voluntario de finanzas revisó nuestro presupuesto del primer año (3 horas). La junta lo aprobó en la reunión de marzo.
• Una organización de diseño hizo nuestro nuevo logotipo (trabajo fijo, 4 créditos).
• Dimos cuatro llamadas de una hora sobre reclutamiento de voluntarios a otras organizaciones.

Próximo trimestre: pensamos pedir ayuda con nuestra carta de recaudación de fin de año.

Que cada línea se base en hechos. Nombre a las organizaciones aliadas solo con su permiso.

Cómo aprovechar el resumen

• Mire el equilibrio. ¿Su organización solo recibe, o solo da? Las dos cosas están bien por un tiempo, pero la junta debe saber cuál es.
• Detecte los vacíos. Si sigue pidiendo el mismo tipo de ayuda, quizás sea una habilidad para buscar en la junta, o un puesto para incluir en el presupuesto.
• Celebre los logros. En Golden Hint, las organizaciones ganan niveles de reconocimiento por las horas que dan y reciben: Seedling desde el principio, Spark a las 5 horas, Lantern a las 25 y Beacon a las 100. Los niveles son solo reconocimiento, y no cambian sus créditos.
• Guárdelo con las actas, para que la junta del próximo año pueda ver la historia.

Su lista para el resumen de la junta

• Llevamos un registro sencillo de la ayuda especializada dada y recibida, con fechas, horas y áreas.
• Mostramos horas, no dólares.
• Nuestro resumen muestra las horas recibidas, las horas dadas y el número de organizaciones.
• Cada línea dice lo que hizo posible la ayuda, con palabras sencillas.
• Nombramos a las organizaciones aliadas solo con su permiso.
• Usamos el mismo registro para el número de voluntarios del Form 990.
• Le preguntamos a nuestro contador antes de darle a alguien un valor en dólares del tiempo donado.
• El resumen se guarda con las actas de la junta.

El trabajo de su junta es entender lo que tiene la organización y lo que necesita. Un resumen honesto de horas muestra las dos cosas, y toma diez minutos por trimestre. Si quiere ayuda para armar su registro, pídasela a una organización miembro en el Intercambio.