Cuestionario anual de declaración de conflictos de interés

Su política de conflictos de interés fija las reglas y termina con una declaración anual breve que la gente firma para decir que la leyó y la cumplirá. Este cuestionario va más allá. Hace las preguntas concretas que ayudan a la junta a detectar conflictos antes de que ocurran, y reúne la información que pide su Formulario 990, en un solo formulario que la gente llena una vez al año.

Por qué un cuestionario

Las instrucciones del IRS para el Formulario 990, Parte VI, explican varias preguntas que este formulario le ayuda a contestar:

• La línea 12b pregunta si los funcionarios, directores, fideicomisarios y empleados clave deben declarar o actualizar, cada año o con más frecuencia, "información sobre sus intereses y los de sus familiares que podría dar lugar a conflictos de interés, como una lista de familiares, participaciones importantes en negocios o inversiones, y otras transacciones o vínculos con empresas y otras organizaciones y los de sus familiares".
• La línea 12c pide que describa cómo vigila las transacciones en busca de conflictos y cómo los maneja.
• La línea 2 pregunta si algún funcionario, director, fideicomisario o empleado clave tuvo una relación familiar o de negocios con otro durante el año. Las instrucciones dicen que basta con un esfuerzo razonable para obtener esta información, y dan como ejemplo repartir cada año un cuestionario con el nombre y el cargo de cada persona, un lugar para firmar y fechar, y las instrucciones y definiciones de la línea 2.
• La línea 1b pregunta cuántos miembros de la junta con voto son independientes. Las instrucciones dicen que la organización también puede basarse para esto en un cuestionario enviado cada año a cada miembro de la junta.

Algunos estados exigen por ley una declaración anual. En Nueva York, por ejemplo, la Ley de Corporaciones sin Fines de Lucro, § 715-a, exige que la política de conflictos de interés diga que, antes de que un director sea elegido por primera vez y cada año después, el director llena, firma y entrega una declaración por escrito que identifica cualquier entidad de la que sea funcionario, director, fideicomisario, miembro, dueño o empleado y que tenga una relación con la corporación, y cualquier transacción con la corporación en la que pueda tener un interés en conflicto. Las declaraciones van al secretario o a un responsable de cumplimiento designado, que da copias al presidente del comité de auditoría, o al presidente de la junta si no hay comité de auditoría. Revise la ley de organizaciones sin fines de lucro de su estado.

Definiciones clave de las instrucciones del Formulario 990

• La familia incluye al cónyuge, los ascendientes, los hermanos y hermanas (de padre y madre o de uno solo), los hijos (biológicos o adoptados), los nietos, los bisnietos, y los cónyuges de hermanos, hermanas, hijos, nietos y bisnietos.
• Las relaciones de negocios entre dos personas incluyen: que una emplee a la otra (o trabaje para una organización de la que la otra es fideicomisaria, directora, funcionaria o dueña de más del 35%); que hagan negocios entre sí por más de $10,000 en total durante el año, salvo en el curso normal de los negocios y en las condiciones que se ofrecen al público en general; o que ambas sean directoras, fideicomisarias, funcionarias o dueñas de más del 10% de la misma empresa o entidad de inversión. No cuentan las relaciones entre abogado y cliente, profesional de la salud y paciente, ni religioso y penitente.
• Los miembros independientes de la junta, en resumen, no recibieron pago como funcionarios o empleados, no recibieron más de $10,000 como contratistas independientes (aparte de un pago razonable por servir en la junta), y ni ellos ni su familia participaron en una transacción que deba declararse en el Anexo L. Ser donante no le quita la independencia a nadie. Vea las instrucciones para la prueba completa.

Cómo usarlo

• Envíelo en la misma época cada año, por ejemplo un mes antes de la reunión anual, y a cada nuevo miembro de la junta o funcionario antes de que empiece.
• Pida al secretario que reúna los formularios y dé al presidente (o al presidente del comité de auditoría) un resumen breve de lo declarado.
• Actúe según lo que sepa. Una declaración no es un problema; un conflicto escondido sí. Siga su política: la persona lo declara, se retira de la discusión y de la votación, y el acta lo registra.
• Guarde los formularios firmados con los registros de la junta, según su política de conservación de documentos.
• Use las respuestas para su Formulario 990, la Parte VI y el Anexo L. Pregunte a su contador cómo se aplican.