Formulario de consentimiento para fotos, video e historias

Las fotos y las historias reales son lo más poderoso de un boletín, una publicación en redes sociales o un informe a un financiador. También les pertenecen a las personas que aparecen en ellas. Este formulario pregunta con claridad, en palabras sencillas, qué está dispuesta a dejarle usar una persona y dónde, y le da una forma fácil de cambiar de opinión. Nuestra guía para contar su historia explica cómo pedir historias con dignidad.

Por qué pedirlo por escrito

La ley sobre el uso del nombre o la imagen de una persona cambia de un estado a otro. Como ejemplo, la Ley de Derechos Civiles de Nueva York, § 50, prohíbe usar el nombre, retrato, fotografía, imagen o voz de una persona viva "con fines publicitarios o comerciales" sin su consentimiento por escrito, o sin el consentimiento por escrito de su padre, madre o tutor si es menor de edad. La § 51 permite que la persona demande para detener el uso y para cobrar daños. Este "derecho a la propia imagen" (right of publicity) varía según el estado, y las reglas de otros estados son distintas de las de Nueva York. Un formulario firmado es la forma más sencilla de demostrar que tenía permiso. Si piensa usar la imagen de alguien en publicidad pagada o para vender algo, consulte a un abogado de su estado.

Para niños, la ley federal de protección de la privacidad infantil en línea (COPPA) cubre la información personal que se recoge en línea de niños menores de 13 años, y la FTC incluye como información personal "una fotografía, video o archivo de audio que contenga la imagen o la voz de un niño". La FTC dice que la COPPA se aplica a sitios web y servicios en línea comerciales, aunque las organizaciones sin fines de lucro que operan para el beneficio de sus miembros comerciales pueden estar cubiertas. Aunque la COPPA no se le aplique, obtenga el consentimiento por escrito de un padre, madre o tutor antes de usar cualquier imagen o historia de un niño, y nunca pida a niños que le suban fotos en línea sin revisar antes las reglas.

Cómo adaptarlo

• Mantenga las opciones separadas. Puede que alguien acepte una foto de grupo pero no su nombre, o una historia pero no una foto. Las casillas le permiten decirlo.
• Haga que decir "no" sea fácil y seguro. Diga claramente que decir que no no afectará ninguna ayuda ni servicio que reciba. Nuestra guía de privacidad de datos explica por qué el consentimiento tiene que darse libremente.
• Fije una fecha de fin o de revisión que coincida con el tiempo que de verdad usará el material.
• Pida solo lo que necesita. Pida solo los datos de contacto que necesita para comunicarse con la persona sobre su consentimiento, y no ponga direcciones, datos de salud ni otra información privada junto a su imagen o su historia.
• Guarde un registro. Archive el formulario firmado, anote en cada foto o historia qué consentimiento la cubre, y conserve el formulario mientras use el material y un tiempo después, según su política de conservación de documentos.
• Respete los retiros. No puede recoger un boletín impreso, pero sí puede dejar de usar el material desde la fecha en que se entere, y quitarlo de su propio sitio web y sus cuentas de redes sociales.
• Tradúzcalo a los idiomas que leen las personas a las que sirve, y ofrezca leerlo en voz alta.
• En situaciones delicadas (salud, inmigración, abuso, refugios), no use nombres, caras ni lugares a menos que la persona haya tomado una decisión clara y específica, y piénselo bien incluso entonces.