Cómo ofrecer sus conocimientos: qué hace buena una oferta

Esta guía es para cualquier organización benéfica pequeña que ha recibido ayuda y quiere devolverla, o que simplemente sabe que es buena en algo. Muchas organizaciones pequeñas creen que no tienen nada que ofrecer porque no tienen un abogado ni un contador en el personal. Eso casi nunca es cierto. Si su organización ha hecho una colecta de alimentos, reclutado a 40 voluntarios, ganado una subvención local o creado un boletín que la gente de verdad lee, otra organización quiere saber cómo. Al terminar de leer, sabrá cómo encontrar qué ofrecer, cómo describirlo y cómo ayudar sin agotar a su equipo.

Encuentre en qué es buena su organización

Empiece con una conversación de 15 minutos con su equipo o su junta directiva. Pregunte:

• ¿Sobre qué nos preguntan otras organizaciones? Si la gente ya los llama para pedir consejos sobre algo, esa es su oferta más fuerte.
• ¿Qué aprendimos a la mala? Su primera subvención, su primera auditoría, su primer evento grande. Las lecciones que costaron mucho le ahorran un año a otros.
• ¿A qué se dedica nuestra gente en sus trabajos? Un miembro de la junta que maneja la nómina en su trabajo, o una voluntaria que arma hojas de cálculo, quizás quiera dar unas horas.
• ¿Qué tenemos que otros no tienen? Un espacio, una herramienta que conocen bien, una plantilla que funciona, una buena relación con su condado.

Anote de tres a cinco cosas. Luego elija una o dos que su organización podría dar bien en esta temporada.

Conviértalo en una oferta

Una buena oferta es lo bastante específica para que la organización indicada se reconozca en ella. Compare:

Cada oferta específica responde cuatro preguntas:

1. ¿Qué harán exactamente? Una llamada, la revisión de un documento, una plantilla con explicación, un taller, unas semanas de mentoría.
2. ¿Quién lo hará? Nombre el puesto, como "nuestra coordinadora de voluntarios", para que sepan qué tipo de experiencia recibirán.
3. ¿Cuánto tiempo tomará? Un número honesto de horas, o un trabajo fijo.
4. ¿Qué no incluye? "Podemos revisar su plan, pero no podemos escribirlo por usted."

Elija un formato que pueda mantener

En el Intercambio de Golden Hint, la ayuda viene en algunos formatos: videollamadas únicas, revisión de documentos, mentoría de varias semanas, talleres para varias organizaciones a la vez y préstamos cortos de personal. Elija el que se ajuste a la semana real de su equipo.

• Las llamadas únicas son las más fáciles de dar y las más fáciles de aceptar.
• Las revisiones de documentos tienen un final natural, por eso son buenas tareas de alcance fijo: un trabajo con un final claro, con un precio acordado en créditos (entre 0.5 y 20) en vez de por hora.
• Los talleres le permiten ayudar a muchas organizaciones con una sola sesión. Nuestra guía para organizar un taller o seminario web puede ayudarle a planearlo.
• La mentoría es el compromiso más grande. Ofrézcala solo cuando pueda apartar tiempo regular durante varias semanas.

En el Intercambio, una hora de ayuda vale 1 crédito, sea cual sea la habilidad. Una hora de ayuda con diseño vale lo mismo que una hora de orientación legal. Su organización gana créditos cuando el trabajo está hecho y ambas organizaciones lo confirman, y puede usarlos en la ayuda que necesite. Los créditos no tienen valor en efectivo. Las reglas de los créditos explican los detalles.

Escriba la oferta

Que sea corta y concreta. Use esta forma:

1. Un título sencillo que diga qué harán: "Revisamos su manual de voluntarios".
2. Una o dos oraciones sobre por qué su organización es buena para esto: "Tenemos un programa de unos 50 voluntarios desde hace seis años."
3. Qué incluye, y qué no.
4. El formato y el tiempo.
5. Para quién es: "Ideal para organizaciones que empiezan su primer programa de voluntarios."

Este es un ejemplo:

Revisamos el presupuesto de su primera subvención. Somos una pequeña organización de alfabetización que ha escrito y manejado una docena de subvenciones de fundaciones. Nuestro tesorero revisará el borrador de su presupuesto y su explicación, y le enviará comentarios escritos en una semana. Verificaremos que las cifras cuadren, coincidan con su explicación y sigan las reglas del financiador. No podemos hacer el presupuesto por usted ni dar consejos sobre impuestos. Unas dos horas. Ideal para organizaciones que piden su primera o segunda subvención.

Proteja el tiempo de su equipo

Dar ayuda debe sentirse bien, no como un segundo trabajo. Unos límites sencillos lo hacen posible.

• Ponga un tope. Decida cuántas horas al mes puede dar su organización, y pause la oferta cuando llegue a ese límite. En el Intercambio puede pausar o cerrar una publicación en cualquier momento.
• Acuerde el alcance primero. Antes de empezar, acuerde por escrito qué harán y cuándo. Nuestra guía sobre cómo trabajar con un experto voluntario sirve para ambos lados.
• Diga que no con amabilidad. "Eso es más grande de lo que podemos asumir, pero podríamos hacer esta parte más pequeña" es una respuesta generosa.
• Reparta la carga. Si una sola persona da toda la ayuda, se va a agotar. Nuestra guía sobre liderar cuando está cansado tiene más sobre esto.

Después de ayudar

• Confirme que está terminado y deje una reseña honesta.
• Pida comentarios. Una pregunta basta: "¿Qué lo habría hecho más útil?"
• Mejore la oferta. Si la gente sigue pidiendo algo un poco distinto, cambie su oferta para que coincida.
• Comparta lo que hizo. Una plantilla o lista que le sirvió a una organización puede ayudar a muchas. Los miembros pueden enviar recursos a la biblioteca de Golden Hint.

Su lista para la oferta

• Hicimos una lista de tres a cinco cosas que sabemos hacer bien, y elegimos una o dos.
• Nuestra oferta dice exactamente qué haremos, quién lo hará y cuánto tiempo toma.
• Dijimos qué no incluye.
• Elegimos un formato que nuestro equipo puede mantener.
• Escribimos un título sencillo y dijimos para quién es ideal la oferta.
• Pusimos un límite mensual a las horas que daremos.
• Acordamos el alcance por escrito antes de empezar cualquier trabajo.
• Las preguntas que necesitan a un profesional con licencia se derivan, no se adivinan.
• Pedimos comentarios y actualizamos la oferta.

Cada organización es experta en algo. Ofrecerlo es la forma en que las organizaciones pequeñas dejan de reinventar la rueda. Cuando su oferta esté lista, publíquela en el Intercambio.