Cómo pedir ayuda especializada: una solicitud que un experto voluntario pueda terminar

Esta guía es para cualquier persona de una organización benéfica pequeña que necesita ayuda de alguien con habilidades que ustedes no tienen: un contador, un diseñador, un abogado, alguien que escriba solicitudes de subvención o que entienda de sitios web. Quizás ya pidió ayuda antes y no recibió respuesta, o la ayuda empezó bien y luego se fue apagando. La mayoría de las veces, el problema no es el experto. Es el tamaño y la forma del pedido. Al terminar de leer, podrá convertir "necesitamos ayuda con las finanzas" en una solicitud que un profesional ocupado pueda aceptar, terminar y entregar.

Por qué las solicitudes pequeñas y claras reciben ayuda

Un experto voluntario le da tiempo que podría dedicar a su trabajo pagado, a su familia o a descansar. Antes de decir que sí, se hace en silencio tres preguntas:

• ¿Puedo imaginar cómo se ve el trabajo "terminado"?
• ¿Me cabe en la agenda?
• ¿Podré terminarlo, o esto me va a perseguir durante meses?

Una solicitud como "Ayúdennos con el marketing" no pasa ninguna de las tres. Una solicitud como "Revise nuestra carta de recaudación de dos páginas y sugiera cambios, unas dos horas, antes del 15 de noviembre" pasa las tres. La misma organización, la misma necesidad, una respuesta muy distinta.

Paso 1: Escriba el problema real

Antes de pensar en el experto, escriba dos o tres oraciones sobre el problema con sus propias palabras. Todavía no nombre una solución.

• Débil: "Necesitamos un sitio web nuevo."
• Mejor: "Las personas que nos llaman dicen que no encontraron en internet el horario de nuestra despensa de alimentos. Nuestro sitio web tiene cinco años y solo un voluntario sabe cómo cambiarlo."

La segunda versión le dice al experto qué es lo que de verdad está mal. Quizás le sugiera algo más simple que un sitio nuevo, como arreglar la página de inicio y enseñarles a dos personas más a editarla.

Paso 2: Redúzcalo a un solo trabajo

Las necesidades grandes están hechas de partes más pequeñas. Haga una lista de las partes y elija una para empezar. Una buena primera parte, por lo general:

• tiene un final claro ("un presupuesto revisado", "un plan de una página", "una página de donaciones que funcione");
• toma al experto desde unas horas hasta unas semanas, no meses;
• no depende de decisiones que su junta directiva todavía no ha tomado;
• le deja algo que puede usar, aunque nunca reciba ayuda con las otras partes.

Así se divide una necesidad:

Paso 3: Diga cómo se ve "terminado"

Escriba una oración que empiece con "Esto está terminado cuando…". Sea específico sobre lo que el experto le entrega.

• "Esto está terminado cuando tengamos una copia de nuestro manual de voluntarios con comentarios sobre todo lo que cree un riesgo legal."
• "Esto está terminado cuando nuestra página de donaciones reciba una donación y envíe un recibo, y dos de nosotros sepamos cambiar los botones de los montos."

Si no puede completar esa oración, la solicitud todavía no está lista. Vuelva al paso 2.

Paso 4: Calcule el tiempo con honestidad

Calcule cuántas horas le tomará el trabajo al experto, y dígalo. Si no lo sabe, dígalo también, y pídale al experto que se lo diga cuando lo haya revisado. La gente acepta con más facilidad cuando sabe el tamaño de lo que está aceptando.

Diga también cuánto tiempo pondrán ustedes: quién responderá las preguntas, qué tan rápido y cuándo pueden reunirse. Un experto no puede terminar si espera dos semanas por su respuesta.

En el Intercambio de Golden Hint, una hora de ayuda vale 1 crédito, sea cual sea la habilidad. Un trabajo con un final claro, como la revisión de un documento, puede tener en cambio un precio fijo como tarea de alcance fijo, por un número acordado de créditos (entre 0.5 y 20), acordado antes de empezar. Vea las reglas de los créditos para saber cómo se reservan y se mueven los créditos.

Paso 5: Reúna lo que el experto va a necesitar

Antes de publicar, junte lo que un experto pediría en la primera conversación. Muestra que están listos y ahorra una semana de idas y vueltas.

• El documento, archivo o cuenta en el que va a trabajar (o una copia).
• Algo de contexto: su misión en una oración, a quién atienden, el tamaño de su presupuesto.
• Lo que ya intentaron, y qué pasó.
• Quién decide. Si la junta debe aprobar el resultado, dígalo desde ahora.
• Cualquier límite: no hay presupuesto para programas, debe funcionar en un teléfono, debe estar en español.

Paso 6: Escriba la solicitud en cinco partes

Una buena solicitud cabe en una pantalla. Empiece con un título sencillo que nombre el trabajo, como "Revisar nuestro presupuesto del primer año antes de la reunión de la junta", y una o dos oraciones sobre quiénes son. Luego use estas cinco partes, que convierten los pasos 1 a 5 en un alcance: la descripción acordada del trabajo.

1. Objetivo: el problema, y lo que espera que cambie.
2. Qué incluye: el trabajo que está pidiendo.
3. Qué no incluye: lo cercano que no está pidiendo. Esto es lo que evita que el trabajo crezca sin que nadie lo note.
4. Qué tendremos listo: los archivos, las personas y las respuestas que ustedes darán.
5. Terminado cuando: su oración "Esto está terminado cuando…", más el cálculo de tiempo y cualquier fecha límite.

Este es un ejemplo:

Revisar nuestro presupuesto del primer año antes de la reunión de la junta. Somos un programa de lectura para después de la escuela, dirigido por voluntarios, en nuestro segundo año, con un presupuesto de unos $40,000.

Objetivo: Nuestra tesorera armó el presupuesto de este año desde cero y nadie en la junta tiene experiencia en finanzas. Queremos encontrar cualquier cosa poco realista antes de que la junta vote.

Qué incluye: Revisar nuestro presupuesto de una página y señalar costos que parezcan demasiado bajos, demasiado altos o que falten.

Qué no incluye: Rehacer el presupuesto, organizar nuestra contabilidad o dar consejos sobre impuestos.

Qué tendremos listo: La hoja de cálculo, las cifras reales del año pasado y nuestra tesorera para preguntas por correo electrónico.

Terminado cuando: Tengamos comentarios escritos en la hoja de cálculo y una llamada de 30 minutos para repasarlos. Unas dos horas en total, antes de que la junta se reúna el día 12.

Las mismas cinco partes, para cada tipo de ayuda

La ayuda en el Intercambio viene en cinco formatos. Así pueden verse las partes en cada uno:

Taproot Foundation, que tiene un servicio para conectar organizaciones con voluntarios profesionales pro bono, da consejos parecidos: describa las actividades y los entregables que quiere, divida el trabajo en partes, incluya los cálculos que ya tenga, nombre el objetivo final y explique cómo se ha preparado su equipo.

Paso 7: Publíquela donde la vean las personas indicadas

En Golden Hint, una organización verificada puede publicar una solicitud en el Intercambio en una de las 13 áreas de especialidad. Elija el área que corresponde a la habilidad que necesita, no al tema de su misión. Otra organización miembro puede proponer un intercambio, y ambas acuerdan el alcance, el tiempo, el formato y los créditos antes de empezar cualquier trabajo.

Otros lugares donde buscar, según la habilidad:

• Ayuda legal: muchos colegios de abogados estatales y locales tienen programas pro bono (trabajo profesional gratuito por el bien público) para organizaciones benéficas. Nuestra guía de lo básico legal explica por dónde empezar.
• Planificación y finanzas: SCORE, una organización sin fines de lucro que es socia (resource partner) de la U.S. Small Business Administration (la agencia federal para pequeñas empresas), ofrece mentoría gratuita de expertos voluntarios en negocios. Está pensada para pequeñas empresas, así que sirve para preguntas como ponerle precio a un programa o planear ingresos propios.
• Personas que ya conoce: los lugares de trabajo de los miembros de su junta, sus donantes y sus voluntarios suelen tener habilidades por las que nunca les ha preguntado.

Paso 8: Facilite decir que no, y decir que sí

Termine su solicitud diciendo que está bien rechazarla, y que está bien sugerir un trabajo más pequeño o distinto. Los expertos que sienten que pueden darle forma a la solicitud la aceptan con más facilidad. Cuando alguien diga que sí, agradézcale y confirme el alcance por escrito antes de empezar. Nuestra guía sobre cómo trabajar con un experto voluntario explica lo que sigue.

Su lista para la solicitud

• Describí el problema real en dos o tres oraciones, sin nombrar una solución.
• Elegí un solo trabajo con un final claro.
• Puedo completar la oración "Esto está terminado cuando…".
• Calculé el tiempo del experto, o dije que necesito su cálculo.
• Nombré quién de nuestro lado responderá las preguntas, y qué tan rápido.
• Reuní los archivos y el contexto que necesitará el experto, sin nada privado.
• Dije quién decide, y si la junta debe aprobar el resultado.
• Mi solicitud tiene un título sencillo y las cinco partes: objetivo, qué incluye, qué no incluye, qué tendremos listo, terminado cuando.
• La publiqué en el área que corresponde a la habilidad que necesito.

Las mejores solicitudes se sienten como un regalo para el experto: un trabajo claro y útil que puede terminar y del que puede sentirse orgulloso. ¿Listo para pedir? Publique una solicitud en el Intercambio.