Su primer intercambio en Golden Hint, paso a paso

Esta guía es para cualquier organización miembro que está por hacer su primer intercambio en Golden Hint, ya sea para recibir ayuda o para darla. Un intercambio es cuando una organización ayuda a otra a través del Intercambio de Conocimientos, y se registra en créditos. Los créditos son un registro de lo que cada quien aporta a la comunidad. No tienen valor en efectivo, no son una donación y no son deducibles de impuestos. Al terminar de leer, sabrá qué pasa en cada paso, qué hacen los créditos en el camino y qué hacer si cambian los planes.

Antes de empezar

• Obtenga la verificación. Nuestro personal revisa cada organización antes de que pueda publicar o proponer un intercambio. Para una organización benéfica registrada, eso quiere decir buscarla en la lista del IRS de organizaciones exentas de impuestos usando su EIN (número de identificación del empleador).
• Revise su saldo inicial. Una organización verificada recibe una subvención de bienvenida de 5 créditos. Un miembro del nivel fundador, para organizaciones que todavía se están formando, recibe una subvención inicial de 10 créditos una vez revisado. Su saldo puede bajar hasta −5 créditos, para que pueda recibir ayuda antes de haber tenido la oportunidad de dar.
• Lea las reglas una vez. Las reglas de los créditos y las normas de la comunidad son cortas. Esta guía las sigue; si alguna vez no coinciden, mandan las reglas.

Paso 1: Publique, o busque una publicación

Hay dos maneras de empezar.

• Publique algo. En el Intercambio, publique una oferta (ayuda que su organización puede dar) o una solicitud (ayuda que está buscando). Usted elige el área, escribe un título y los detalles, elige un formato y sugiere las horas y los créditos. Nuestras guías sobre cómo pedir ayuda especializada y cómo ofrecer sus conocimientos explican cómo escribir una buena publicación.
• Responda a una publicación o a una coincidencia. Recorra el Intercambio, o mire sus coincidencias: organizaciones que son fuertes en lo que usted necesita, y que necesitan aquello en lo que usted es fuerte. Desde una publicación o el perfil de una organización, puede proponer un intercambio.

Paso 2: Proponga un intercambio

Una propuesta es una oferta de acuerdo, corta y específica. Dice:

• quién ayuda a quién: "ellos nos ayudan" o "nosotros los ayudamos";
• el alcance: qué se hará, y qué quiere decir "terminado";
• el formato: una videollamada única, la revisión de un documento, una mentoría de varias semanas, un taller o un préstamo corto de personal;
• los créditos: una hora de ayuda vale 1 crédito, sea cual sea la habilidad. Un trabajo con un final claro puede ser en cambio una tarea de alcance fijo, con un precio acordado de entre 0.5 y 20 créditos;
• cuándo debe terminarse, si hay una fecha que importa.

Escriba el alcance como si un desconocido fuera a leerlo dentro de seis meses. Si alguna vez hay dudas sobre lo acordado, esto es lo que todos van a mirar.

Paso 3: Acepte, rechace o converse primero

La otra organización ve su propuesta y puede:

• mandarle un mensaje primero para hacer preguntas o sugerir cambios;
• aceptarla, lo que convierte la propuesta en un acuerdo;
• rechazarla, lo que la cierra. Un "no" es normal. Casi siempre quiere decir "ahora no" o "no es lo que buscamos".

Usted puede cancelar su propia propuesta en cualquier momento antes de que la acepten.

Paso 4: Los créditos quedan reservados

Cuando se acepta el intercambio, los créditos quedan reservados. Se apartan del saldo de la organización que recibe la ayuda y se marcan como pendientes. Siguen contando en su saldo, pero no puede usarlos en otra cosa. Todavía no se ha movido nada.

La organización que recibe la ayuda necesita tener suficientes créditos disponibles para la reserva, contando el mínimo de −5. Si no tiene suficientes, el intercambio todavía no se puede aceptar.

Paso 5: Hagan el trabajo

Ahora llega la ayuda de verdad. Los mensajes y archivos adjuntos de un intercambio son privados entre las dos organizaciones; nuestro personal solo puede verlos si hay una disputa o un reporte. Nuestra guía sobre cómo trabajar con un experto voluntario explica la reunión inicial, cómo mantener el trabajo en marcha y qué hacer cuando el trabajo empieza a crecer.

Las normas de la comunidad les piden a ambas partes:

• hacer lo que acordaron, cuando lo acordaron;
• avisar pronto a la otra parte si algo cambia;
• tratar como confidencial lo que se comparte en un intercambio;
• decirlo si algo está fuera de lo que saben y, si son profesionales con licencia, aclarar si dan orientación general o actúan en su papel profesional.

Paso 6: Ambas partes confirman

Cuando el trabajo está hecho, ambas organizaciones confirman que terminó. Solo cuando las dos han confirmado, los créditos reservados pasan a la organización que dio la ayuda. Confirme pronto, para no dejar esperando a la otra parte.

Paso 7: Deje una reseña

Cuando el intercambio está completo, cada parte puede dejar una reseña breve. Las reseñas deben ser honestas y justas: nunca intercambie reseñas buenas y nunca presione a nadie para que deje una. Más o menos una semana después de que termine el intercambio, también le haremos una breve pregunta de seguimiento: "¿le ayudó?". Golden Hint muestra esas respuestas solo en totales, y solo a partir de cinco respuestas.

Si cambian los planes

• Ya no se necesita el intercambio. Cualquiera de las partes puede cancelar un intercambio propuesto o aceptado. Si había créditos reservados, la reserva se libera y vuelven a la organización que los habría usado. Las reglas describen la cancelación como algo que se hace antes de empezar el trabajo.
• La otra parte no ha confirmado. Los créditos siguen reservados. Primero mande un recordatorio amable; la gente se ocupa.
• No están de acuerdo sobre si el trabajo se hizo, o cuántos créditos valía. Cualquiera de las partes puede abrir una disputa. Los créditos siguen reservados mientras el equipo de Golden Hint revisa lo acordado, los mensajes del intercambio y lo que cada parte nos cuente. El equipo busca decidir en un plazo de 14 días, y luego decide adónde van los créditos reservados y les explica a ambas partes por qué.
• Alguien se comporta mal. Puede reportar un problema o bloquear a una organización. Las normas de la comunidad explican cómo.

Un ejemplo completo

Así podría verse un primer intercambio. Las organizaciones son inventadas.

1. Una pequeña liga de fútbol juvenil publica una solicitud: "Revisar nuestro manual de voluntarios para encontrar fallas de protección infantil, unas dos horas."
2. Una organización de apoyo a familias con un gran programa de voluntarios propone un intercambio: ellos ayudan a la liga, revisión de documento, 2 créditos, terminado en tres semanas.
3. La liga hace una pregunta por mensaje y luego acepta. Dos de sus créditos quedan reservados.
4. La organización de apoyo a familias envía el manual con comentarios por los mensajes del intercambio, y las dos conversan 20 minutos.
5. Ambas confirman que terminó. Los 2 créditos pasan a la organización de apoyo a familias, que puede usarlos en la ayuda que necesite.
6. Ambas dejan una reseña breve, y responden la pregunta de seguimiento una semana después.

Su lista para el primer intercambio

• Nuestra organización está verificada, y conocemos nuestro saldo inicial.
• Leímos las reglas de los créditos y las normas de la comunidad.
• Publicamos algo, o encontramos una publicación o coincidencia a la cual responder.
• Nuestra propuesta dice quién ayuda a quién, el alcance, el formato, los créditos y la fecha de entrega.
• Acordamos antes de empezar cualquier trabajo.
• Mantuvimos los archivos y mensajes dentro del intercambio y los tratamos como confidenciales.
• Avisamos pronto a la otra parte cuando algo cambió.
• Confirmamos pronto que terminó, una vez hecho el trabajo.
• Dejamos una reseña honesta.

Cada intercambio empieza con un pedido pequeño o una oferta pequeña. ¿Listo para el suyo? Vaya al Intercambio.