Registrarse para recaudar fondos en su estado

Esta guía es para cualquier persona de una organización benéfica pequeña que está por pedirle dinero al público: una carta, un botón de "Donar", una gala, una página de recaudación colectiva en internet. En muchos estados, una organización benéfica debe registrarse en una oficina estatal antes de pedir. Esto se llama registro para solicitar donaciones (charitable solicitation registration), y es aparte de su exención de impuestos del IRS y del informe anual de su corporación ante el estado. Nuestra etapa de cumplimiento lo presenta. Esta guía explica quién debe registrarse, cómo entra la recaudación en línea, los tipos de exenciones que ofrecen los estados y cómo encontrar las reglas de su propio estado.

Lo básico

• La mayoría de los estados tiene una ley. El IRS dice que aproximadamente 40 estados tienen leyes sobre la solicitud de donaciones, y que estas leyes por lo general exigen que una organización benéfica se registre antes de pedirles donaciones a los residentes del estado.
• "Solicitar" quiere decir pedir. Una carta, un correo electrónico, una llamada, un botón de "Donar" en un sitio web, un evento o una página de recaudación colectiva pueden contar.
• Las reglas cambian de un estado a otro. NASCO, la National Association of State Charity Officials (asociación nacional de funcionarios estatales que supervisan a las organizaciones benéficas), dice que las leyes y los requisitos de registro y de presentación de informes cambian de un estado a otro. Los miembros de NASCO son oficinas estatales, como las fiscalías generales y las secretarías de estado, que supervisan a las organizaciones benéficas.
• Muchos estados eximen a algunas organizaciones. El IRS dice que la mayoría de estas leyes excluyen o eximen a ciertas organizaciones. Cuáles, depende del estado.
• Tener fondos también puede contar. En algunos estados, como California, Nueva York e Illinois, tener bienes benéficos también puede obligarlo a registrarse, incluso antes de pedirle dinero al público. Vea nuestras guías por estado (en inglés).

Cómo pueden ser las exenciones

Cada estado redacta sus exenciones a su manera, así que lea las reglas de su propio estado. Aquí hay tres ejemplos reales, para mostrar el tipo de cosas que debe buscar. No sirven como guía para ningún otro estado.

Fíjese en los patrones: un límite en dólares, una regla sobre recaudadores pagados y, a veces, un formulario que hay que presentar aunque esté exento. Estar exento no siempre quiere decir no hacer nada.

La recaudación en línea y en otros estados

Un botón de "Donar" en su sitio web se ve desde cualquier parte, así que ¿dónde tiene que registrarse? En 2001, la junta directiva de NASCO aprobó los Charleston Principles (Principios de Charleston) como pautas de orientación para los estados. No son ley, y NASCO dice que las leyes y la forma en que los estados aplican los principios varían. Pero explican cómo piensan muchos reguladores sobre la recaudación en línea:

• Su estado de origen. Una organización cuyo lugar principal de actividades está en un estado, y que pide donaciones en línea allí, debe registrarse en ese estado.
• Otros estados. Una organización con sede en otro lugar debe registrarse en un estado si sus actividades fuera de internet allí (como cartas, llamadas o eventos) ya lo exigirían, o si recibe donaciones por su sitio web y además se dirige específicamente a personas de ese estado, o recibe donaciones de ese estado de forma "repetida y continua o sustancial".
• El correo electrónico cuenta como el correo postal. Pedir por correo electrónico se trata igual que pedir por teléfono o por correo, si usted sabía o debía saber dónde vive la persona.
• Organizaciones locales. Una organización que trabaja solo en una zona local limitada, y cuyo sitio web lo deja claro, no se considera dirigida a otros estados solo porque lleguen algunas donaciones de fuera.

Los principios sugieren que cada estado fije sus propias cifras para "repetida y continua" y "sustancial", así que revise cada estado donde pida dinero activamente.

Cómo encontrar las reglas de su estado

1. Revise nuestras guías por estado. Para California, Florida, Illinois, Nueva York, Carolina del Norte, Pensilvania y Texas, nuestras guías por estado (en inglés) explican quién debe registrarse, las exenciones, las tarifas y las fechas de renovación, cada una con su fuente oficial.
2. Use nuestro calendario de cumplimiento. El calendario de cumplimiento muestra los plazos de registro y de informes anuales que pudimos confirmar para su estado, cada uno con una explicación sencilla, su fuente oficial y la fecha en que lo revisamos. Puede agregar las fechas a su propio calendario.
3. Vaya a la oficina oficial. Nuestro directorio incluye la oficina que regula a las organizaciones benéficas en cada estado, y NASCO tiene una lista de esas oficinas con sus datos de contacto. Lea las páginas de la propia oficina: ellas son la regla, y la nuestra es solo un resumen.
4. Pregúntele a la oficina. NASCO dice que no da asesoría legal y anima a las organizaciones a consultar a sus propios abogados. Puede comunicarse con la oficina estatal para hacer preguntas sobre sus formularios.
5. Anote lo que encuentre. Escriba la fecha en que lo revisó, la dirección web y lo que decía. Las reglas cambian.

Otras personas que quizás deban registrarse

• Recaudadores pagados. Muchos estados también regulan a las personas o empresas que una organización le paga para recaudar dinero. Alaska, por ejemplo, exige que los recaudadores pagados se registren. Si contrata a un recaudador, verifique que esté registrado donde se exige.
• Proyectos con patrocinio fiscal. Si su proyecto recauda dinero bajo un patrocinador fiscal, pregúntele al patrocinador cómo lo cubren sus registros. Nuestra guía sobre el patrocinio fiscal explica cómo funciona.

Manténgalo al día

El registro casi nunca se hace una sola vez. Muchos estados piden una renovación o un informe anual, a veces con información financiera o una copia de su Form 990 (declaración anual al IRS). Ponga cada fecha en un calendario compartido, nombre a un miembro de la junta como responsable y guarde copias de lo que presentó. Si empieza a recaudar dinero en un estado nuevo, revise sus reglas antes de empezar.

Su lista para el registro

• Encontramos la oficina que regula a las organizaciones benéficas en nuestro estado, en nuestro directorio o en NASCO.
• Leímos las reglas oficiales de nuestro estado sobre quién debe registrarse, y sus exenciones.
• Nos registramos antes de pedir donaciones, o presentamos el aviso de exención que exige nuestro estado.
• Nuestro sitio web dice dónde recaudamos dinero, si nuestro trabajo es local.
• Revisamos las reglas de cualquier otro estado donde pedimos donaciones activamente.
• Cualquier recaudador pagado que usamos está registrado donde se exige.
• Nuestras fechas de renovación e informes están en un calendario compartido, con un responsable.
• Guardamos la fecha y la dirección de cada página oficial en la que nos basamos.