Seguro para directores y funcionarios (D&O)

La mayoría de las personas que entran a la junta directiva de una organización benéfica pequeña son voluntarias. Tarde o temprano alguien pregunta: "Si alguien demanda a la organización, ¿pueden venir contra mí?". Esta guía explica qué cubre y qué no cubre el seguro para directores y funcionarios, conocido como D&O (directors and officers), quién lo necesita y cómo se relaciona con la protección legal que ya tienen los voluntarios. Nuestra guía de nociones básicas de seguros explica las demás pólizas que puede necesitar, y qué hace la junta directiva explica los deberes con los que se juzga a sus miembros.

Qué es el seguro D&O

El Departamento de Seguros de Nebraska explica que cuando alguien presenta un reclamo contra una organización, sus directores y funcionarios "normalmente también son nombrados en la demanda". Las pólizas D&O están diseñadas para proteger a las personas de pérdidas personales cuando las demandan por actos indebidos, reales o supuestos, en la gestión de la organización. El Departamento dice que las pólizas D&O normalmente cubren los honorarios legales y a veces los costos de un acuerdo.

El Departamento menciona tipos de reclamos a los que puede responder un D&O, como la tergiversación de información y el uso indebido de fondos. También enumera tres partes típicas de la cobertura que puede ver en una póliza:

• Cobertura para las personas cuando la organización no puede pagar sus pérdidas, normalmente los costos de defensa legal y los acuerdos.
• Reembolso a la organización cuando ella paga esos costos por sus directores y funcionarios (por ejemplo, según una cláusula de indemnización en sus estatutos).
• "Cobertura de la entidad", que protege a la organización misma cuando ella y sus funcionarios son nombrados en una demanda.

No todas las pólizas tienen las tres. Pregunte cuáles incluye la suya.

Lo que normalmente no cubre

El Departamento de Seguros de Nebraska dice que las pólizas D&O no cubren actividades ilegales como el fraude, ni el beneficio personal, las lesiones corporales o los daños a la propiedad. Para las lesiones y los daños a la propiedad existe el seguro de responsabilidad civil general, así que el D&O no lo reemplaza.

El D&O tampoco devuelve dinero que realmente se robó. El Departamento lo dice claramente: la póliza no cubre las pérdidas reales de esos actos, como un robo real. El robo se previene con sus controles financieros y, si ocurre, consulte nuestra guía sobre cuando falta dinero.

Cada póliza está redactada de forma distinta. Al leer una, busque:

• Quién cuenta como asegurado. Los directores y funcionarios, sin duda. ¿También cubre a empleados, miembros de comités y otros voluntarios?
• Qué cuenta como reclamo, y si una carta de exigencia o una investigación del gobierno cuenta, o solo una demanda.
• Si los costos de defensa reducen el límite o se pagan aparte. Si salen del límite, queda menos para un acuerdo.
• Reclamos laborales, como reclamos por despido, discriminación o acoso. Revise si están cubiertos o si necesitan una redacción específica o una póliza aparte.
• Cuándo hay que avisar del reclamo, y qué pasa con reclamos sobre decisiones tomadas antes de que empezara la póliza.

Quién lo necesita

Cualquier organización con junta directiva puede ser demandada, y sus miembros pueden ser nombrados personalmente, aunque el reclamo no tenga fundamento. La guía para miembros de juntas del Departamento de Justicia de Oregón señala que hay cierto grado de riesgo, "incluido el costo de defenderse de un reclamo sin fundamento", y dice que los directores deben hablar con el abogado de la organización sobre comprar un seguro D&O, incluir cláusulas de indemnización en los documentos de gobierno, o ambas cosas.

Vale especialmente la pena hablar del D&O si su organización:

• tiene empleados,
• maneja dinero, bienes o subvenciones importantes,
• trabaja con niños o personas en riesgo,
• toma decisiones que afectan el dinero o el trabajo de otros, como otorgar subvenciones o terminar contratos, o
• está reclutando miembros para la junta. Los buenos candidatos a menudo preguntan por el D&O antes de aceptar.

Una organización llevada solo por voluntarios y con un presupuesto pequeño puede decidir que todavía no vale el costo. Es una decisión de la junta. Anótela en el acta y revísela cada año.

Indemnización: sus estatutos y el D&O trabajan juntos

Indemnizar quiere decir que la organización se compromete a pagar ciertos costos que enfrenta un director o funcionario por su cargo, como los honorarios legales. Normalmente se escribe en los estatutos. Nuestra plantilla de estatutos tiene una sección sobre esto.

Una promesa de indemnización vale lo que tenga la organización en el banco. Si tiene poco dinero, o si el reclamo también es contra la organización, la promesa puede valer muy poco. Esa es una razón por la que las pólizas D&O incluyen reembolso a la organización. Las leyes estatales sobre organizaciones sin fines de lucro pueden fijar reglas sobre lo que puede prometer una cláusula de indemnización, así que pida a un abogado que revise la redacción.

Cómo se relaciona el D&O con la inmunidad de los voluntarios

La ley federal de protección al voluntario

La Ley de Protección al Voluntario de 1997 (Volunteer Protection Act, 42 U.S.C. 14501 a 14505) da a los voluntarios cierta protección frente a la responsabilidad personal. Define como voluntario a quien no recibe pago, salvo un reembolso razonable de gastos, ni ninguna otra cosa de valor en lugar de pago por más de $500 al año. Dice que esto incluye a "un voluntario que sirve como director, funcionario, fideicomisario o voluntario de servicio directo".

Según la ley, un voluntario no es responsable del daño causado en nombre de la organización si:

• actuaba dentro de sus responsabilidades como voluntario,
• tenía la licencia, certificación o autorización necesaria, cuando hacía falta,
• el daño no fue causado por "conducta intencional o delictiva, negligencia grave, conducta temeraria o una indiferencia consciente y flagrante" hacia los derechos o la seguridad de la persona dañada, y
• el daño no fue causado al manejar un vehículo, embarcación o aeronave para el que el estado exige licencia o seguro.

La ley también limita los daños punitivos contra voluntarios, y limita la parte de cada voluntario en los daños no económicos (como el dolor y el sufrimiento) a su propio porcentaje de responsabilidad.

Lo que la ley no hace

• No protege a la organización. La ley dice que esa sección no afecta la responsabilidad de la organización sin fines de lucro.
• No impide que la organización demande a su propio voluntario. No afecta las acciones civiles que la organización presente contra su propio voluntario.
• No se aplica a ciertas conductas, como delitos violentos, delitos de odio y delitos sexuales con condena, violaciones de leyes de derechos civiles y actuar bajo los efectos del alcohol o las drogas.
• No cubre a los miembros de la junta a quienes se les paga más del límite de la ley.
• No es un seguro. Es una defensa legal frente a la responsabilidad. No paga un abogado para alegarla, y no cubre los reclamos que quedan fuera de ella.

La ley estatal varía

La ley federal prevalece sobre las leyes estatales que la contradicen, pero no anula las leyes estatales que dan más protección a los voluntarios. Un estado también puede aprobar una ley para no aplicarla en casos de tribunales estatales en los que todas las partes son ciudadanas de ese estado.

La ley también permite que los estados pongan condiciones a su propia protección de voluntarios sin contradecirla. Por ejemplo, un estado puede exigir que la organización siga procedimientos de manejo de riesgos, como capacitar a los voluntarios, o puede hacer que la protección se aplique solo si la organización ofrece "una fuente de recuperación financieramente segura", que puede ser una póliza de seguro. En un estado con una regla así, que sus voluntarios estén protegidos puede depender de que tenga seguro.

Las leyes de cada estado son distintas. El fiscal general de Oregón, por ejemplo, dice a los miembros de juntas que la ley da a los miembros voluntarios inmunidad limitada frente a reclamos por negligencia, pero que aun así pueden ser demandados por pérdidas que se atribuyan a negligencia grave o a actos intencionales o fraudulentos. La misma guía señala que el IRS puede hacer a los directores personalmente responsables si la organización viola la ley tributaria federal, lo más probable por no cumplir con las retenciones obligatorias de nómina.

Pregunte a un abogado de su estado qué protección tienen sus miembros voluntarios de la junta y si alguna parte depende de tener seguro.

Cómo buscar un seguro D&O

• Pida cotizaciones a más de un agente o corredor con licencia. Nuestra guía de nociones básicas de seguros tiene consejos para trabajar con uno.
• Pregunte si el D&O se puede combinar con su póliza de responsabilidad civil general, y si la cobertura de prácticas laborales está incluida o va aparte.
• Tenga listos su presupuesto, el número de empleados y voluntarios, sus programas y cualquier reclamo anterior.
• Anote la fecha de renovación en su lista anual de cumplimiento y avise a la aseguradora de cualquier posible reclamo en cuanto se entere.
• Diga a los nuevos miembros de la junta qué cobertura tienen. Basta con una línea en la orientación.

Lista de control del D&O

• La junta habló del seguro D&O y anotó su decisión
• Sabemos quién cuenta como asegurado en nuestra póliza y si cubre reclamos laborales
• Sabemos si los costos de defensa reducen el límite de la póliza
• Nuestros estatutos tienen una sección de indemnización revisada por un abogado
• Sabemos qué protección da nuestro estado a los miembros voluntarios de la junta y si depende de tener seguro
• Mantenemos un seguro de responsabilidad civil general, porque el D&O no cubre lesiones ni daños a la propiedad
• Les decimos a los nuevos miembros de la junta qué cobertura tenemos