Cuando falta dinero: cómo responder ante una sospecha de robo o fraude

Esta guía es para el tesorero, el presidente de la junta directiva o el director que acaba de notar que algo anda mal: un saldo bancario más bajo de lo que debería, cheques que nadie recuerda haber escrito, una caja de efectivo a la que siempre le falta dinero, un voluntario que no quiere entregar los libros. Es una sensación terrible, sobre todo en una organización pequeña donde todos se conocen. Al terminar, sabrá qué hacer en los primeros días, a quién avisar y en qué orden, cómo trabajar con su aseguradora y con la policía, qué pregunta el IRS si presenta el Form 990 completo (declaración anual al IRS), y cómo cerrar los huecos después.

Esta guía trata de cómo responder. Para prevenir robos, lea nuestra guía de controles financieros.

El primer día: proteger, no confrontar

1. Anote lo que encontró, cuándo y cómo. Limítese a los hechos: fechas, cantidades, documentos.
2. No confronte a la persona de quien sospecha, ni le diga lo que encontró. Una confrontación puede llevar a que se destruyan registros o se mueva dinero.
3. Proteja los registros. Haga copias de los estados de cuenta bancarios, el archivo de contabilidad, los recibos y los correos. Descargue los estados de cuenta en línea. No deje que nadie borre ni "ordene" archivos.
4. Proteja las cuentas. Pregúntele discretamente al banco qué se puede hacer para evitar más pérdidas, como cambiar a los firmantes, quitar el acceso en línea o cancelar tarjetas. Cambie las contraseñas de las cuentas compartidas, con la ayuda de una segunda persona de confianza.
5. Avise al presidente de la junta directiva (o, si el presidente está involucrado, a otro directivo). Esto no debe ser el secreto de una sola persona.

A quién avisar, y cuándo

Mantenga el círculo pequeño al principio, pero no lo oculte de las personas responsables.

• La junta directiva, o un grupo pequeño de directores que no estén involucrados. La junta es responsable de los bienes de la organización. La guía del Fiscal General de Nueva York sobre controles internos dice que una organización benéfica debe tener procedimientos para que empleados, contratistas y voluntarios informen al comité de auditoría o a la junta sobre "denuncias de fraude o irregularidades financieras".
• Su aseguradora, pronto (vea más abajo).
• Un abogado y un contador, si puede conseguirlos, aunque sea por una hora. Muchos ayudan a organizaciones pequeñas a bajo costo o sin costo. Nuestra guía de aspectos legales básicos explica dónde buscar.
• La policía, si la junta directiva decide que hay pruebas de un delito. La Guide for Charities (guía para organizaciones benéficas) de la Attorney General (fiscal general) de California dice que una organización que descubre un desfalco debe tomar medidas razonables para recuperar los fondos y remitir el caso a la policía local o a la fiscalía de distrito.
• Los financiadores, si el dinero restringido o de subvenciones puede estar afectado. Lea sus acuerdos de subvención: muchos exigen avisar al financiador de una pérdida.
• El regulador de organizaciones benéficas de su estado, si su abogado lo recomienda o su estado lo exige. Las reglas cambian de un estado a otro. En California, por ejemplo, la guía de la fiscal general dice que la pérdida debe declararse en el Form RRF-1 anual de la organización, explicando lo que ha hecho para recuperarla y evitar que se repita. Nuestro directorio incluye al regulador de cada estado.

Si tiene una política de denuncia de irregularidades, sígala. Protege de represalias a la persona que planteó la sospecha.

Llame pronto a su aseguradora

La guía de la fiscal general de California dice que una organización debe consultar con su aseguradora para saber si la pérdida está cubierta, y que "algunas pólizas de seguro incluyen cobertura por robo y deshonestidad de empleados".

• Lea la póliza ahora. Busque coberturas con nombres como "delitos" (crime), "deshonestidad de empleados" (employee dishonesty) o "fidelidad" (fidelity), y pregúntele a su agente qué cubren y qué no cubren sus pólizas.
• Revise las reglas de aviso. Cada póliza fija sus propios requisitos para avisar a la aseguradora de una pérdida y demostrarla. Búsquelos y cúmplalos.
• Guárdelo todo. Guarde los registros que protegió el primer día; su aseguradora puede pedírselos.

Nuestra guía básica de seguros explica los principales tipos de cobertura. Si no tiene cobertura contra delitos, pregúntele a su agente cuando todo esto termine.

Averigüe qué pasó

Antes de que la junta directiva decida algo sobre una persona, necesita conocer los hechos.

• Calcule el tamaño y el periodo. Compare los estados de cuenta bancarios con sus registros mes por mes, tan atrás como pueda. Un contador externo puede hacerlo más rápido y con más credibilidad que un voluntario.
• Busque el método. ¿Fue efectivo, cheques, una tarjeta, pagos a un proveedor falso, la nómina? El método le dice qué controles fallaron.
• Escuche la versión de la persona, una vez que haya protegido los registros, de preferencia con el consejo de un abogado y con otro miembro de la junta directiva presente.
• Póngalo por escrito para la junta: qué pasó, cuánto, cómo se descubrió y qué ha hecho. Mantenga este documento confidencial.

Las decisiones de la junta directiva

La junta directiva debe decidir, en una reunión con acta:

• Qué pasa con la persona: quitarla de su cargo o de manejar dinero, terminar su empleo o su labor como voluntaria, y si se denuncia a la policía o se pide la devolución.
• Si se busca recuperar el dinero, a través de la aseguradora, la devolución, una demanda civil o una orden judicial en un caso penal.
• Qué decir a los demás, y quién habla en nombre de la organización.

Quien tenga una relación personal con la persona involucrada no debe participar en estas decisiones. Nuestra plantilla de política de conflictos de interés explica cómo.

Qué pregunta el IRS

Si su organización presenta el Form 990 completo (la declaración anual más larga), la parte VI, línea 5, pregunta si la organización "se enteró durante su año fiscal de una desviación significativa de sus bienes", haya ocurrido o no ese año. Las instrucciones dicen:

• Una desviación incluye "cualquier conversión o uso no autorizado de los bienes de la organización para fines distintos de los autorizados, incluidos, entre otros, la malversación o el robo", por parte de cualquier persona: directivos, directores, personal, voluntarios, contratistas o personas ajenas.
• Es significativa si el valor bruto de todas las desviaciones descubiertas durante el año, antes de cualquier seguro o devolución, supera la menor de estas cantidades: el 5% de los ingresos brutos de la organización, el 5% de sus activos totales, o $250,000.
• Si responde "Sí", explica en el Schedule O (anexo de información adicional) la naturaleza de la desviación, las cantidades, las medidas correctivas y las circunstancias, pero las personas que desviaron los bienes "no deben ser identificadas por nombre".

Las organizaciones más pequeñas que presentan el Form 990-EZ o el e-Postcard 990-N no responden esta pregunta, pero aun así deben guardar un registro completo. Nuestra guía para presentar su primer 990 explica qué declaración le corresponde.

Qué decir a los donantes y al público

Quizá no necesite anunciar nada. Pero si la noticia ya se sabe, o la pérdida afecta los programas o a los donantes, diga algo breve y honesto, una vez que la junta directiva esté de acuerdo en qué decir:

• qué pasó, en términos generales, sin nombrar a nadie;
• qué ha hecho para proteger el dinero de la organización;
• qué está cambiando para que no vuelva a pasar.

Nuestra guía de comunicación en crisis explica cómo preparar una declaración y quién debe hablar.

Cierre los huecos

La mayoría de los robos en organizaciones pequeñas ocurren porque una sola persona controlaba el dinero. La guía del Fiscal General de Nueva York dice que los procedimientos deben asegurar "que ninguna persona sea la única responsable de recibir, registrar y depositar los fondos, y de escribir y firmar cheques". Después de una pérdida:

• Divida las funciones, para que quien registra el dinero no sea quien lo deposita o lo gasta.
• Exija dos aprobaciones para los pagos, y verifique que el banco y su banca en línea realmente las exijan.
• Concilie la cuenta bancaria cada mes, con una segunda persona que la revise.
• Dé a un miembro de la junta directiva acceso solo para ver la cuenta bancaria.
• Revise quién puede firmar y quién tiene tarjetas y contraseñas, y actualice los datos en el banco.

Nuestra guía de controles financieros explica cada uno de estos pasos de forma sencilla.

Su lista de verificación de respuesta

• Anotamos lo que encontramos, con hechos, fechas y cantidades
• Guardamos copias de los estados de cuenta, los archivos de contabilidad y los recibos
• Protegimos las cuentas: firmantes, tarjetas, acceso en línea y contraseñas
• El presidente y un grupo pequeño de directores no involucrados están enterados
• Avisamos pronto a nuestra aseguradora y guardamos todos los registros que pidió
• Obtuvimos asesoría legal y contable
• La junta directiva decidió los próximos pasos en una reunión con acta
• Revisamos nuestros acuerdos de subvención y avisamos a los financiadores afectados
• Si presentamos el Form 990 completo, revisamos si la pérdida es una "desviación significativa"
• Cambiamos nuestros controles para que ninguna persona maneje sola el dinero