Cuándo el personal de una organización benéfica debe registrarse como cabildero en un estado

Las organizaciones benéficas pueden hacer cabildeo (lobbying). Nuestra guía sobre actividad política y cabildeo explica las reglas tributarias federales: una 501(c)(3) puede hacer cabildeo dentro de ciertos límites, y debe llevar registros e informarlo en su Formulario 990.

Hay un segundo conjunto de reglas, aparte, que muchas organizaciones pequeñas no conocen: las leyes estatales de registro de cabilderos. Estas deciden si una persona u organización debe registrarse ante el estado, pagar una cuota y presentar informes por su cabildeo. No tienen nada que ver con su estatus tributario. Puede estar muy dentro de los límites del IRS y aun así tener que registrarse en su estado, o hacer un poco de cabildeo y nunca llegar al umbral de su estado.

Cómo funcionan los umbrales estatales

Los tres ejemplos estatales de abajo hacen, de una forma u otra, las mismas tres preguntas:

1. ¿Con quién habla? Con legisladores y su personal, y también con funcionarios del poder ejecutivo, como las agencias estatales. La ley de Nueva York también cuenta el cabildeo a nivel local.
2. ¿Sobre qué? Sobre influir en la legislación, y también en acciones administrativas, como los reglamentos.
3. ¿Cuánto dinero o tiempo hay de por medio? Solo hay que registrarse cuando a alguien se le paga, o gasta, más de cierto monto en cabildeo en un período, o dedica cierta parte de su tiempo de trabajo a ello.

Los montos importan. La directora ejecutiva de una organización que se reúne con un legislador una vez al año en el Día de Incidencia puede estar muy por debajo del umbral. Un empleado cuyo trabajo es la incidencia en políticas públicas, o un consultor que usted contrata para hacer cabildeo, puede estar muy por encima.

Tres ejemplos

Ejemplo de California

La Comisión de Prácticas Políticas Justas de California (FPPC) dice que la Ley de Reforma Política "define en general a un cabildero como una persona que recibe $2,000 o más en contraprestación económica en un mes calendario, o cuyas funciones principales como empleado son comunicarse directa o indirectamente con cualquier funcionario estatal electo, funcionario de una agencia estatal o funcionario legislativo con el fin de influir en una acción legislativa o administrativa" (actualización de junio de 2026).

El manual de cabildeo de la FPPC (noviembre de 2019) da ejemplos de un empleado que hace cabildeo para su propia organización. En uno, una empleada dedica un tercio de su tiempo pagado en un mes a testificar en audiencias legislativas y a hablar con funcionarios legislativos y de agencias sobre proyectos de ley y reglamentos, y el manual dice que califica como cabildera interna (in-house lobbyist). Su empleador entonces se registra e informa como "empleador de cabilderos" (lobbyist employer). El manual también explica que una organización que contrata una firma de cabildeo se convierte en empleador de cabilderos, y que algunas organizaciones que gastan $5,000 o más en un trimestre calendario para influir en acciones del estado deben presentar informes aunque no tengan un cabildero propio.

Ejemplo de Nueva York

La Comisión de Ética y Cabildeo en el Gobierno del Estado de Nueva York dice que todo cabildero que "razonablemente prevea incurrir, gastar o recibir más de $5,000" en compensación y gastos declarables combinados por actividades de cabildeo, a nivel estatal, local o ambos, en cualquier año calendario debe registrarse.

La página de la Comisión también dice:

• una vez alcanzado el umbral, el cabildero presenta una declaración de registro por cada cliente para el que hace cabildeo, sin importar lo que pague cada cliente,
• un cabildero que supera el umbral debe registrarse a más tardar 10 días después de superarlo, y
• el registro cuesta una cuota no reembolsable de $200 por cliente, o una cuota prorrateada de $100 para registros presentados después del 1 de enero del segundo año del período de dos años.

En Nueva York, una organización que hace cabildeo por medio de su propio personal también cuenta como cabildero: la definición de la Comisión incluye a organizaciones además de personas, y cubre a cabilderos empleados y designados, no solo a firmas contratadas.

Ejemplo de Texas

Las reglas de la Comisión de Ética de Texas, modificadas con vigencia desde el 7 de junio de 2026 (1 T.A.C. §34.43 y §34.41), y su guía (revisada el 23/7/2026) dicen que:

• una persona que recibe, o tiene derecho a recibir, más de $1,200 en un trimestre calendario como compensación o reembolso por hacer cabildeo debe registrarse, y
• una persona que gasta más de $650 en un trimestre calendario en ciertos gastos de cabildeo, como comida, regalos o entretenimiento para funcionarios estatales, debe registrarse.

Una "persona" puede ser una organización además de un individuo. La guía dice que quien supera el umbral de compensación pero no el de gastos no tiene que registrarse si el cabildeo no ocupa más de 40 horas de su tiempo pagado en un trimestre calendario, incluida la preparación. En Texas, hacer cabildeo significa comunicarse directamente con un miembro del poder legislativo o ejecutivo del estado para influir en la legislación o en una acción administrativa; la guía señala, por ejemplo, que escribir un boletín para sus miembros no es "comunicarse directamente" aunque un legislador lo lea.

No todas las páginas de la Comisión están al día: sus instrucciones de registro de 2026, revisadas el 1 de enero de 2026, todavía muestran las cifras anteriores de $2,290 y $990 por trimestre. Lo que cuenta son las reglas modificadas, así que revise las reglas vigentes de la Comisión antes de confiar en una cifra. Las mismas instrucciones dicen que una persona debe registrarse a más tardar cinco días después de la comunicación de cabildeo que la obliga a registrarse. La cuota anual es de $750 para la mayoría, y de $150 para quienes tienen solo clientes exentos según la sección 501(c)(3), 501(c)(4) o 501(c)(6), o trabajan solo para una organización así.

Qué hacer en su organización

• Busque la agencia de su estado. En nuestros ejemplos es una comisión de ética (Nueva York, Texas) o una comisión de prácticas políticas (California); en su estado puede tener otro nombre. Lea su guía para organizaciones, no solo la de cabilderos profesionales.
• Revise también las reglas locales si hace cabildeo ante un concejo municipal o una junta de condado. El umbral de Nueva York cuenta el cabildeo local, y las ciudades y los condados pueden tener reglas propias.
• Anote el tiempo y los costos del cabildeo. Los mismos registros sirven para las reglas del IRS y para los umbrales estatales. Anote qué persona del personal habló con qué funcionarios, sobre qué y cuánto tiempo dedicó a prepararse. Basta con un registro mensual sencillo.
• Cuente a los consultores. Si paga a un consultor o a una firma para hacer cabildeo, puede que deban registrarse, y su organización puede tener que registrarse o informar como su cliente o empleador.
• Vigile el calendario. Los umbrales suelen ser por mes o por trimestre, y los plazos para registrarse pueden ser de días, no de semanas.
• Piense también en los voluntarios. En los tres ejemplos, los umbrales dependen del pago, los gastos o el tiempo pagado. Texas cuenta el reembolso además del pago, aunque su regla excluye el reembolso de los propios viajes, comidas, alojamiento o cuotas de membresía de la persona. Un miembro de la junta al que se le paga, o un voluntario que recibe un estipendio, podría contar. Revise las reglas de su estado.
• Informe a la junta. Si se registra, la junta debe saberlo, y los informes deben estar en su lista anual de cumplimiento.

Antes de un Día de Incidencia o de una reunión con su representante, nuestra guía para reunirse con funcionarios electos explica cómo distinguir la educación del cabildeo y cómo prepararse.

Lista de control del registro de cabilderos

• Sabemos qué agencia maneja el registro de cabilderos en nuestro estado
• Leímos sus umbrales de pago, gastos y tiempo, y si son por mes o por trimestre
• Sabemos si nuestro estado cubre el cabildeo ante el poder ejecutivo y a nivel local
• Anotamos cada mes el tiempo y los costos de cabildeo del personal
• Revisamos si algún consultor al que pagamos debe registrarse, y qué significa eso para nosotros
• Sabemos el plazo para registrarnos cuando superamos un umbral
• Los registros e informes están en nuestro calendario de cumplimiento