Cómo reunirse con sus funcionarios electos: guía práctica

Esta guía es para fundadores, directores y miembros de juntas directivas de organizaciones benéficas pequeñas que quieren que las personas que toman decisiones sobre su comunidad entiendan su trabajo: un concejal que decide sobre un parque, un legislador estatal que vota un presupuesto, un miembro del Congreso cuya oficina podría ayudar con una subvención federal. Los funcionarios electos y su personal quieren saber de las organizaciones locales. Al terminar, sabrá cómo encontrar a sus representantes, cómo pedir una reunión, qué llevar, qué decir, cómo dar seguimiento y cómo respetar las reglas que aplican a las organizaciones benéficas.

Lea primero nuestra guía sobre actividad política y cabildeo. Explica las dos reglas distintas: las organizaciones benéficas nunca pueden apoyar ni oponerse a candidatos, y solo pueden hacer cabildeo dentro de ciertos límites.

Educación o cabildeo: sepa qué está haciendo

El IRS describe el cabildeo como cuando una organización "se comunica, o pide al público que se comunique, con miembros o empleados de un órgano legislativo" para proponer, apoyar u oponerse a una ley, o promueve que se apruebe o se rechace una ley. Dice que una 501(c)(3) "puede hacer algo de cabildeo, pero demasiado cabildeo pone en riesgo la exención de impuestos".

No toda reunión con un funcionario es cabildeo. El IRS dice que las organizaciones "pueden hacer reuniones educativas, preparar y distribuir materiales educativos" y tratar temas de política pública de forma educativa sin poner en riesgo su exención.

En la práctica:

• Por lo general es educación: presentar su organización, invitar a un funcionario a visitar un programa, compartir lo que ve en su comunidad o responder sus preguntas.
• Es cabildeo: pedirle a un legislador o a un concejal que vote a favor o en contra de un proyecto de ley o una ordenanza específicos, o pedir una cantidad específica en un proyecto de ley de presupuesto. El IRS dice que la legislación incluye lo que hacen el Congreso, cualquier legislatura estatal o cualquier concejo local, así que esto se aplica en todos los niveles.

Las dos cosas están permitidas. Solo mantenga el cabildeo como una parte modesta de su trabajo, y lleve un registro sencillo del tiempo y el dinero que le dedica. Si su organización hizo la elección 501(h), lleve la cuenta de los gastos de cabildeo como lo explica nuestra guía de cabildeo.

Encuentre a sus representantes

La página "Find your elected officials" de USAGov (el portal del gobierno federal) tiene enlaces a los datos de contacto de todos los niveles: el presidente, los senadores y representantes federales, los gobernadores y legisladores estatales, y los alcaldes y otros funcionarios locales.

Haga una lista corta de los funcionarios que más importan para su trabajo. Para la mayoría de las organizaciones pequeñas, son el concejal o el miembro de la junta del condado de su zona, sus legisladores estatales y su miembro de la Cámara de Representantes federal. Fíjese también en quiénes representan a sus clientes y voluntarios: los funcionarios prestan más atención a sus propios electores.

Pida una reunión

• Comuníquese con la oficina, por lo general por correo electrónico a través de su sitio web o por teléfono. Muchas oficinas tienen a una persona que maneja la agenda.
• Diga quién es y dónde está, en su distrito, en una oración.
• Diga por qué quiere reunirse, brevemente: para presentar su trabajo, invitarlo a una visita o hablar de un tema.
• Ofrezca opciones: una reunión breve en su oficina del distrito, una videollamada o una visita a su programa.
• Espere reunirse con el personal. Una reunión con el miembro del personal que se ocupa de su tema muchas veces es más útil que un saludo rápido con el funcionario.

Prepare una hoja para dejar

Lleve una página impresa, y téngala lista para enviar por correo:

• quiénes son: su misión en una oración, y dónde trabajan;
• a quién sirven, con algunas cifras reales de sus propios registros;
• una historia breve, compartida con permiso;
• lo que le gustaría: una visita, apoyo para un programa o (si es cabildeo) una postura sobre un proyecto de ley específico;
• los datos de contacto de una persona.

Nuestra guía sobre cómo contar su historia le ayuda a encontrar el ejemplo adecuado, y su caso para el apoyo es una buena fuente para lo demás.

En la reunión

1. Agradezca su tiempo, y presente a quienes están presentes.
2. Cuente su historia en dos o tres minutos: la necesidad, lo que hacen, un resultado.
3. Haga una petición clara, si tiene una.
4. Escuche. Pregunte qué oye de otros electores y qué le ayudaría.
5. Responda con honestidad. Si no sabe algo, diga que lo averiguará.
6. Deje la hoja, y acuerden un próximo paso.

Lleve a una o dos personas, como un miembro de la junta directiva, un voluntario o alguien a quien sirven que se sienta cómodo contando su experiencia. Mantenga el grupo pequeño.

Dé seguimiento

• Envíe un agradecimiento en uno o dos días, con la hoja adjunta y lo que haya prometido.
• Manténgase en contacto con actualizaciones de vez en cuando, como su informe anual o una invitación a un evento.
• Registre la reunión: con quién se reunió, de qué hablaron, si hubo cabildeo y el tiempo dedicado. Ayuda en su próxima visita y en sus registros de cabildeo.

Su lista de verificación para la reunión

• Leímos nuestra guía de cabildeo y sabemos la diferencia entre educación y cabildeo
• Nunca mencionamos elecciones ni candidatos, y la organización no hace donaciones de campaña
• Hicimos una lista de los funcionarios que más importan para nuestro trabajo
• Tenemos una hoja de una página con nuestra historia y datos de contacto
• Pedimos una reunión con una razón clara y breve
• Enviamos un agradecimiento y la información prometida en dos días
• Llevamos un registro sencillo de las reuniones y del tiempo o dinero dedicado al cabildeo