Cómo pagar de forma justa: salarios, estipendios y las reglas de beneficio excesivo

Esta guía es para juntas directivas que deciden si pagar, y cuánto, a un fundador, a una directora ejecutiva, a un miembro de la junta o a cualquier otra persona cercana a la organización benéfica. Pagar a las personas es normal y muchas veces necesario. Las organizaciones benéficas necesitan personal capacitado, y nadie debería trabajar gratis para siempre. Pero cuando la persona a quien se paga tiene influencia sobre la organización, la ley tributaria federal le pide a la junta que demuestre que el trato es justo. Al terminar, sabrá qué significa un pago "razonable", quién cuenta como allegado, los tres pasos que le dan a la junta una protección sólida y qué pregunta su Form 990.

La regla básica: ningún beneficio privado

Una organización benéfica 501(c)(3) no puede funcionar en beneficio de intereses privados, como su fundador o la familia del fundador. En palabras del IRS, "ninguna parte de las ganancias netas" puede beneficiar a "ningún accionista o individuo privado". Esto se llama beneficio privado indebido (private inurement; vea el glosario).

Eso no quiere decir que no se pueda pagar a los allegados. Quiere decir que el pago y los demás tratos con ellos deben ser justos: lo que la organización da no debe valer más de lo que recibe a cambio.

Quién cuenta como allegado

La ley tributaria llama a los allegados personas descalificadas (disqualified persons; glosario). El IRS define así a cualquier persona "en posición de ejercer una influencia sustancial sobre los asuntos" de la organización en cualquier momento del periodo retroactivo (lookback period), que el reglamento fija en los cinco años que terminan en la fecha de la transacción. No hace falta que use esa influencia; basta con que esté en posición de hacerlo.

El reglamento dice que estas personas están en esa posición:

• los miembros de la junta directiva con derecho a voto
• el presidente, director general o director de operaciones, o quien tenga la responsabilidad final de dirigir la organización, sea cual sea su cargo
• el tesorero o director financiero, o quien tenga la responsabilidad final de las finanzas

Sus familiares también cuentan, igual que las empresas que controlan. El IRS define el control como tener más del 35% del poder de voto de una corporación, más del 35% de las ganancias de una sociedad o más del 35% del interés beneficiario de un fideicomiso. Así que un contrato con la empresa del cónyuge de un miembro de la junta requiere el mismo cuidado que pagarle directamente a ese miembro.

Qué significa un pago "razonable"

El IRS define la compensación razonable como "el valor que normalmente se pagaría por servicios similares en una empresa similar y en circunstancias similares". En palabras sencillas: lo que organizaciones parecidas pagan por un trabajo parecido.

Cuente todo, no solo el salario. El IRS enumera lo que se suma para juzgar si el pago es razonable, por ejemplo:

• salario, honorarios, bonos e indemnizaciones por despido
• pagos diferidos y pagos que no son en efectivo
• la mayoría de las prestaciones, como las primas de seguros
• los intereses que una persona se ahorra con un préstamo de la organización por debajo del mercado

La organización también debe dejar claro, en su momento, que un beneficio es parte del pago. El IRS dice que lo hace con registros escritos de ese momento: un contrato firmado, o informar el beneficio en un Form W-2, Form 1099 o Form 990. Un beneficio que no se documenta como pago no se trata como pago por servicios, así que puede terminar tratándose completo como beneficio excesivo. No deje que un allegado use en silencio el auto o la tarjeta de la organización.

Qué pasa si el pago es demasiado alto

Una transacción de beneficio excesivo (excess benefit transaction; glosario) es aquella en la que una persona descalificada recibe de la organización más valor del que la organización recibe a cambio. La sección 4958 del código tributario, conocida como sanciones intermedias (intermediate sanctions), la grava con impuestos. Según el reglamento y las instrucciones del Form 4720:

• la persona que recibió el beneficio excesivo debe un impuesto del 25% del exceso
• si no se corrige a tiempo, debe un impuesto adicional del 200% del exceso
• cualquier directivo de la organización, como un miembro de la junta, que lo aprobó a sabiendas debe el 10% del exceso, hasta $20,000 por transacción, a menos que su participación no haya sido intencional y se deba a una causa razonable

Para corregirlo, la persona devuelve el exceso más intereses. En casos graves, el IRS también puede revocar la exención de la organización, se apliquen o no estos impuestos. Los impuestos recaen sobre las personas, no sobre la organización, y la organización no debe pagarlos en su nombre.

La protección en tres pasos

La mejor protección es la presunción refutable (rebuttable presumption). Si la junta sigue tres pasos, el IRS presume que el pago es razonable. Solo puede impugnarlo con suficientes pruebas en contra que superen los datos de comparación de la junta.

1. Aprobación independiente y por adelantado. La junta, o un comité que ella autorice, aprueba el pago antes de que empiece. Nadie con un conflicto de interés participa. La persona a quien se paga, y su familia, salen de la sala durante la discusión y la votación.
2. Datos de comparación. Antes de decidir, la junta obtiene datos reales sobre lo que organizaciones parecidas pagan por cargos parecidos, y se basa en ellos. El reglamento da ejemplos: lo que pagan organizaciones similares, con o sin fines de lucro, por puestos comparables; encuestas de compensación independientes; y ofertas de empleo por escrito que la persona tenga de organizaciones similares. Para organizaciones con ingresos brutos anuales de menos de $1 millón, el reglamento dice que basta con datos de lo que pagan tres organizaciones comparables de la misma comunidad o de comunidades similares por servicios similares.
3. Un registro escrito en su momento. El acta registra las condiciones, la fecha de aprobación, quiénes estuvieron presentes en la discusión y la votación, los datos de comparación usados y cómo se obtuvieron, qué hizo cualquier miembro con conflicto y por qué la junta decidió así. El reglamento dice que el registro debe prepararse antes de la más tardía de dos fechas, la siguiente reunión de la junta o 60 días después de la decisión, y luego la junta debe aprobarlo.

Nuestra plantilla de acta de aprobación de compensación recorre cada paso. Úsela junto con su política de conflictos de interés y las prácticas de cómo dirigir las reuniones de la junta.

Estipendios para miembros de la junta

Un estipendio (stipend; glosario) es un pago fijo por un servicio, en lugar de un salario. Se permite pagar a los miembros de la junta, pero un miembro de la junta es una persona descalificada, así que un estipendio es compensación y debería pasar por los mismos tres pasos. Reembolsar gastos reales y documentados es distinto de un estipendio. Mantenga ambas cosas claramente separadas en su contabilidad.

Alquileres, contratos y préstamos con allegados

Las mismas reglas aplican a cualquier trato con una persona descalificada, no solo al pago. Si la organización alquila un espacio a un miembro de la junta, o compra servicios a una empresa que controla un directivo, el precio debe ser el valor justo de mercado y la junta debe aprobarlo con los tres pasos.

Tenga especial cuidado con los préstamos a allegados. Los intereses que un allegado se ahorra con un préstamo por debajo del mercado cuentan como compensación. Quienes presentan el Form 990 deben informar los préstamos hacia y desde personas interesadas en el Schedule L, Parte II, cada uno por separado sin importar el monto, si sigue pendiente al final del año. La política más sencilla es no prestar dinero a allegados. La ley estatal de organizaciones sin fines de lucro también puede limitar estos préstamos, así que revise la de su estado.

Qué pregunta el Form 990

Si presenta el Form 990 completo, según sus instrucciones:

• La Parte VII enumera a todos los directivos, directores y fideicomisarios actuales, sin importar cuánto se les pague, además de los empleados clave con pagos de más de $150,000, los cinco empleados mejor pagados con más de $100,000 y algunos antiguos allegados con más de $100,000.
• El Schedule J es obligatorio si alguien de la Parte VII recibió más de $150,000 en compensación declarable y de otro tipo, o si aparece algún antiguo allegado.
• La Parte VI, línea 15 pregunta si el proceso para fijar el pago del máximo responsable incluyó aprobación independiente, datos de comparación y registros en su momento: los mismos tres pasos.
• La Parte IV, línea 25a pregunta si la organización participó en una transacción de beneficio excesivo. Si la respuesta es sí, la organización la describe en el Schedule L, Parte I, y las instrucciones del Form 4720 le exigen presentar el Form 4720.

Estas respuestas son públicas, así que los donantes y los periodistas pueden leerlas.

Antes de pagarle a alguien

Si está por contratar a su primer empleado, vea cómo contratar a su primer empleado para la nómina y los impuestos, y ¿empleado o contratista? para clasificar el puesto. Nuestra guía sobre los deberes de la junta explica la responsabilidad más amplia de la junta.

Lista de verificación de compensación

• Sabemos quiénes son nuestras personas descalificadas, incluidos familiares y empresas controladas
• Nuestra política de conflictos de interés está adoptada y se firma cada año
• Reunimos datos de comparación antes de cualquier decisión de pago para un allegado
• La persona a quien se paga sale de la sala durante la discusión y la votación
• El acta registra las condiciones, los datos, quiénes estuvieron presentes y por qué decidimos
• El acta se redacta antes de la siguiente reunión o dentro de 60 días, lo que sea más tarde, y luego se aprueba
• Todo beneficio que es parte del pago está documentado como pago
• No prestamos dinero a allegados, o antes pedimos asesoría