Gastos de voluntarios: deducciones y reembolsos

Esta guía es para coordinadores de voluntarios, tesoreros y fundadores cuyos voluntarios gastan su propio dinero para ayudar: manejan para hacer entregas, compran materiales para manualidades o pagan un uniforme. También es para voluntarios que quieren saber qué pueden reclamar. Al terminar, sabrá qué permite deducir el IRS a los voluntarios, qué no permite, cuándo su organización benéfica debe dar un reconocimiento por escrito y cómo organizar los reembolsos para que nadie pierda dinero y nada quede confuso.

Esta es información general sobre las reglas federales de impuestos. Los voluntarios deben revisar su propia situación con la Publication 526 (guía del IRS sobre donaciones benéficas) más reciente o con un profesional de impuestos. Para ver el panorama completo de cómo manejar un programa de voluntarios, vea gestión de voluntarios.

El tiempo no es deducible

Lo primero que hay que decirles a los voluntarios, con amabilidad: el IRS dice que no se puede deducir el valor de su tiempo ni de sus servicios. La Publication 526 da el ejemplo de un voluntario que trabaja seis horas a la semana en una oficina donde la recepcionista pagada gana $10 la hora. El voluntario no puede deducir $60 a la semana. Tampoco se pueden deducir los ingresos que deja de ganar mientras hace trabajo voluntario.

Algunos gastos personales tampoco cuentan. La Publication 526 dice que los voluntarios no pueden deducir el cuidado de niños, aunque no podrían hacer trabajo voluntario sin ese cuidado. Y el costo de las comidas durante el trabajo voluntario es un gasto personal, salvo que el voluntario tenga que pasar la noche fuera de casa.

Lo que pueden deducir los voluntarios

La Publication 526 dice que los voluntarios pueden deducir lo que pagan al dar servicios a una organización calificada, como una organización benéfica 501(c)(3). Esos gastos deben ser:

• no reembolsados (la organización no se los devolvió),
• directamente relacionados con el trabajo voluntario,
• gastos que tuvieron solo por el trabajo voluntario, y
• no gastos personales, de vida diaria ni familiares.

Algunos ejemplos que da el IRS:

• Uniformes que no sirven para uso diario y que el voluntario debe usar en su trabajo voluntario, incluido el costo de limpiarlos.
• Gastos del carro para ir y volver del trabajo voluntario, o durante ese trabajo (vea abajo).
• Viajes cuando el voluntario pasa la noche fuera de casa por la organización y tiene tareas reales (vea abajo).
• Gastos de convenciones cuando la organización elige al voluntario como su representante, pero no el turismo ni el viaje de su pareja o sus hijos.

Otros gastos, como los materiales que un voluntario compra para el trabajo de la organización, se juzgan con las mismas cuatro pruebas.

Manejar: la tarifa de 14 centavos

Manejar es el gasto de voluntarios más común. La Publication 526 da dos opciones a los voluntarios:

• Costos reales: gasolina y aceite directamente relacionados con el uso del carro para la organización. No se pueden deducir las reparaciones generales, el mantenimiento, la depreciación, el registro, las llantas ni el seguro.
• La tarifa estándar por milla para manejar con fines benéficos: 14 centavos por milla. La página de tarifas estándar por milla del IRS indica 14 centavos tanto para 2025 como para 2026.

En los dos casos, los voluntarios pueden sumar el estacionamiento y los peajes.

La tarifa benéfica es mucho más baja que la tarifa para negocios que aparece en la misma página del IRS, y eso muchas veces sorprende a los voluntarios. Use 14 centavos, no la tarifa para negocios.

Los registros importan. La Publication 526 dice que los voluntarios deben guardar registros escritos y confiables de los gastos del carro, por lo general hechos en el momento o poco después. Los registros pueden mostrar el nombre de la organización, las fechas en que se usó el carro para ella y, si se usa la tarifa de 14 centavos, las millas recorridas.

Viajes fuera de casa

La Publication 526 dice que los voluntarios pueden deducir los gastos de viaje mientras están fuera de casa dando servicios solo si en el viaje no hay un elemento importante de placer personal, recreación o vacaciones. Disfrutar del trabajo no lo descalifica. Lo que importa es estar trabajando "in a genuine and substantial sense" (de forma real y sustancial) durante todo el viaje.

Los propios ejemplos del IRS muestran el límite:

• Un líder de una tropa de exploradores que dirige un campamento y supervisa todo el tiempo puede deducir su viaje.
• Un voluntario que trabaja unas horas cada mañana en una excavación y pasa el resto del día haciendo turismo no puede.

Los gastos de viaje deducibles incluyen los pasajes de avión, tren y autobús; los gastos del carro; el transporte entre el aeropuerto o la estación y el hotel; el alojamiento; y las comidas.

Si su organización le da a un voluntario una cantidad diaria (per diem) para el viaje, la Publication 526 dice que el voluntario debe incluir como ingreso cualquier parte que supere sus gastos de viaje deducibles.

La regla de los $250: lo que le toca a su organización

Aquí entra la organización. La Publication 526 dice que cuando un voluntario tiene gastos no reembolsados de $250 o más por una sola contribución, contada por separado, necesita dos cosas:

1. Registros adecuados para probar la cantidad, y
2. Un reconocimiento por escrito de la organización.

El reconocimiento debe incluir:

• una descripción de los servicios que dio el voluntario,
• una declaración que diga si la organización le dio al voluntario bienes o servicios para reembolsarle,
• una descripción y un cálculo de buena fe del valor de cualquier cosa que la organización sí le haya dado, y
• si el único beneficio fue un beneficio religioso intangible, una declaración que lo diga.

El voluntario debe recibirlo antes de la fecha en que presenta su declaración de impuestos, o antes de la fecha límite para presentarla incluidas las prórrogas, la que llegue primero. La Publication 1771 es la guía del IRS para organizaciones benéficas sobre los reconocimientos por escrito.

Fíjese en que la organización describe los servicios, no la cantidad en dólares de los gastos del voluntario. El voluntario prueba la cantidad con sus propios recibos. Para saber más sobre los reconocimientos, vea nuestra guía sobre reconocimientos a donantes y la plantilla de carta de agradecimiento para donantes.

¿Reembolsar o dejar que los voluntarios deduzcan?

Usted tiene dos opciones honestas para cada tipo de gasto.

Opción 1: Reembolsar. La organización le devuelve el dinero al voluntario. Esto es más considerado, sobre todo con los voluntarios de bajos ingresos, que quizás no reciban ningún beneficio de una deducción, porque deducir donaciones benéficas por lo general exige detallar las deducciones en el Schedule A (anexo de deducciones detalladas). Una vez reembolsado, el voluntario no puede deducir ese gasto.

Opción 2: No reembolsar. El voluntario paga y puede deducirlo según las reglas de arriba. Esto le ahorra dinero a la organización, pero solo ayuda a los voluntarios cuya situación de impuestos les permite aprovecharlo.

Muchas organizaciones combinan las dos: reembolsan los materiales comprados para la organización y dejan que los voluntarios decidan sobre las millas. Elija lo que elija, póngalo por escrito y avise a los voluntarios antes de que gasten.

Cómo reembolsar de forma ordenada

Las reglas del IRS sobre los planes con rendición de cuentas (accountable plans) están escritas para empleadores, en la Publication 15 (guía de impuestos para empleadores). En un plan con rendición de cuentas, el trabajador debe haber pagado los gastos mientras hacía el trabajo, debe comprobarlos (mostrar recibos) en un plazo razonable y debe devolver cualquier cantidad que se le haya pagado de más. La Publication 15 dice que, por lo general, es razonable comprobar los gastos dentro de 60 días y devolver lo que sobre dentro de 120 días. Los pagos que cumplen estas reglas no son salario.

Los voluntarios no son empleados, pero los mismos hábitos protegen las cuentas de una organización pequeña:

• Reembolse solo gastos reales y documentados, con un recibo o un registro de millas.
• Ponga una fecha límite para los reclamos, por ejemplo 60 días.
• Use un formulario sencillo firmado por el voluntario y aprobado por otra persona, nunca por quien recibe el pago. Nuestra guía sobre controles financieros explica por qué.
• Si adelanta dinero, pida los recibos y el cambio que sobre.

Lista de verificación de gastos de voluntarios

• Decida qué gastos reembolsa y póngalo por escrito
• Dé a los voluntarios un registro de millas y un formulario para reclamar gastos
• Exija recibos y una fecha límite para los reclamos
• Haga que otra persona, no quien reclama, apruebe cada reembolso
• Envíe un reconocimiento por escrito cuando un voluntario tenga $250 o más en gastos no reembolsados
• Recuerde a los voluntarios que el tiempo no es deducible y que la tarifa benéfica por milla es de 14 centavos

Información general, no asesoría legal, de impuestos ni financiera. Las reglas cambian y cada situación es distinta, así que revise las fuentes oficiales y hable con un profesional calificado antes de actuar.