Formulario de informe de incidentes

Cuando algo sale mal en un evento, una sesión de un programa o un turno de voluntariado, un registro escrito el mismo día vale mucho más que los recuerdos de un mes después. Le ayuda a cuidar a la persona afectada, a contarle a su aseguradora lo que pasó, a detectar patrones y a demostrar que respondió de forma adecuada. Este formulario sirve para accidentes y lesiones, casi accidentes, daños a bienes, y preocupaciones sobre la seguridad o la conducta de alguien.

Cuándo usarlo

• Alguien se lastima o se enferma durante sus actividades, aunque sea levemente.
• Algo estuvo a punto de causar daño (un casi accidente), como un escalón suelto o un derrame.
• Se dañan, pierden o roban bienes.
• Hay una queja, una amenaza o una conducta que preocupó a alguien.
• Alguien expresa una preocupación por la seguridad de un niño o de un adulto en riesgo.

Qué hacer primero

1. Ponga a las personas a salvo. Dé primeros auxilios, y llame al 911 si alguien está gravemente herido o en peligro.
2. Informe de inmediato las preocupaciones de protección a su responsable de protección, y a las autoridades cuando lo exija la ley de su estado. Nuestra guía de selección y protección de voluntarios explica los reportes obligatorios. No investigue usted mismo un abuso.
3. Llene este formulario el mismo día, mientras los detalles están frescos. Limítese a los hechos: lo que vio y oyó, no suposiciones ni culpas.
4. Avise pronto a su aseguradora si hay una lesión, un daño o un posible reclamo. Su póliza puede fijar un plazo para avisar; revísela. Nuestra guía básica de seguros explica las pólizas que tienen las organizaciones pequeñas.

Si un empleado sufre una lesión grave

Estas reglas son para empleados. La OSHA dice que "todos los empleadores deben notificar a la OSHA dentro de las 8 horas siguientes a la muerte de un empleado relacionada con el trabajo, o dentro de las 24 horas cuando un empleado sufre una hospitalización con internación, una amputación o la pérdida de un ojo relacionadas con el trabajo". Esto se aplica incluso a los empleadores "exentos de llevar registros de la OSHA de forma habitual por el tamaño de la empresa o el sector". Aparte, la OSHA dice que "muchos empleadores con más de 10 empleados deben llevar un registro de las lesiones y enfermedades laborales que deben registrarse". Según 29 CFR 1904.1, si su organización tuvo 10 empleados o menos en todo momento durante el último año calendario, no necesita llevar los registros de lesiones y enfermedades de la OSHA, salvo que la OSHA o la Oficina de Estadísticas Laborales se lo pidan por escrito; algunos sectores también están parcialmente exentos. Si no tiene empleados, estas reglas de la OSHA no se le aplican, pero igual vale la pena usar este formulario. La OSHA dice que muchos estados tienen sus propios programas de seguridad laboral y que "los requisitos para informar pueden variar según el estado", y su aseguradora de compensación laboral tendrá su propio proceso para informar, así que revise ambos.

Cómo guardar los registros

• Mantenga el formulario en privado. Puede incluir información de salud y nombres. Guárdelo donde solo puedan verlo quienes lo necesitan.
• Guárdelo el tiempo que indique su política de conservación, y más si puede haber un reclamo. Pregunte a su aseguradora o a su abogado. Vea nuestra política de conservación de documentos.
• Revisen juntos los incidentes cada pocos meses, y corrijan lo que sigue fallando.
• Si el incidente podría hacerse público, vea nuestra guía de comunicación en crisis antes de que alguien hable con la prensa.