Comunicado de prensa y propuesta a medios

Un comunicado de prensa es un anuncio de una página escrito para que un periodista pueda convertirlo rápido en una noticia. Para una organización benéfica pequeña, sirve para noticias reales: un programa nuevo, un logro importante, un evento público, un donativo o una alianza importante, o datos locales que su trabajo ha descubierto. Funciona mejor junto con un correo breve y personal a un periodista que cubre su tema. Esta plantilla le da ambos, con notas sobre cómo usarlos.

Nuestra guía para contar su historia le ayuda primero a encontrar su mensaje claro. Si está lidiando con una mala noticia, use en su lugar nuestra guía de comunicación en crisis.

¿Es noticia?

Antes de escribir, pregúntese: ¿le importaría a alguien que nunca ha oído hablar de nosotros? Los periodistas locales suelen buscar algo que sea:

• nuevo: ocurre ahora o pronto
• local: afecta a personas de su zona
• humano: hay una persona cuya historia muestra lo que significa
• visual: hay algo que fotografiar o filmar
• útil: los lectores pueden asistir, participar u obtener ayuda

"Celebramos nuestra reunión anual" casi nunca es noticia. "Abre el sábado una nueva clínica gratuita de ayuda con los impuestos para familias con ingresos por debajo de la mediana local" puede serlo.

Cómo encontrar al periodista indicado

• Lea antes de escribir. Fíjese quién cubre educación, salud, artes o su barrio en el periódico, la televisión, la radio y los sitios de noticias comunitarias de su zona.
• Haga una lista corta. Nombre, medio, tema, correo y teléfono, y la última nota que escribió sobre su tema. Diez nombres bien elegidos valen más que doscientos al azar.
• No olvide los medios pequeños. Los boletines de barrio, la radio comunitaria, los medios étnicos y en otros idiomas y los pódcasts locales muchas veces llegan a las personas a quienes usted atiende.
• Mantenga la lista privada y al día. Borre a quienes pidan que los quite.

Cuándo enviarlo

• Para eventos, escriba una o dos semanas antes y envíe un recordatorio el día anterior.
• Para anuncios, envíelo temprano en el día y al inicio de la semana, evitando días festivos importantes y días de grandes noticias locales.
• Los embargos, es decir, "no publicar antes de una fecha y hora determinadas", solo funcionan con periodistas que los hayan aceptado. Si usa uno, póngalo claramente al principio.

Entrevistas

• Elija a un solo vocero y a un suplente. Todos los demás remiten a los periodistas a ellos.
• Prepare tres puntos clave y una historia breve. Practique decir cada uno en una o dos frases.
• Sea honesto. Si no sabe algo, diga que lo averiguará, y responda el mismo día.
• Nunca ponga frente a un periodista a alguien a quien usted atiende sin su consentimiento informado y por escrito. Use nuestro formulario de consentimiento para fotos e historias, y en el caso de niños, obtenga el consentimiento de su madre, padre o tutor.

Reglas para organizaciones benéficas

Una organización benéfica 501(c)(3) tiene, en palabras del IRS (el Servicio de Impuestos Internos), "absolutamente prohibido" participar en cualquier campaña política a favor o en contra de un candidato. Eso incluye las declaraciones escritas, así que nunca respalde ni critique a un candidato en un comunicado, una cita o una entrevista, ni siquiera de pasada. Puede hablar de temas y de su trabajo. Nuestra guía sobre actividad política y cabildeo explica el límite.

Además:

• Revise cada dato y cada cifra. Una corrección cuesta más que un retraso.
• Obtenga la aprobación de cada persona citada, y de los socios o financiadores nombrados.
• No prometa deducciones fiscales ni resultados que no pueda respaldar.

Después de enviarlo

• Dé seguimiento una vez, uno o dos días después, con un correo breve o una llamada: "¿Vio nuestra nota sobre la clínica del sábado? Con gusto organizamos una visita."
• Publique el comunicado en la página de noticias de su sitio web, para que periodistas y simpatizantes lo encuentren.
• Agradezca al periodista si publica la noticia, y compártala con sus simpatizantes.
• Lleve un registro sencillo de a quién contactó y quién publicó, para la próxima vez.