Calendario de conservación de registros y bitácora de destrucción

Su política de conservación y destrucción de documentos es la regla aprobada por la junta: quién es responsable, cómo se destruyen los registros y la regla de "parar todo" cuando surge un asunto legal. Esta plantilla es la herramienta de trabajo que la acompaña. Es una tabla con los registros que de verdad tiene su organización, dónde está cada uno, quién lo cuida, cuánto tiempo se guarda y cuándo se revisó por última vez, más una bitácora de lo que destruye y una lista de lo que está retenido.

Llénela una vez y revísela cada año. Nuestra guía para organizar archivos y registros le ayuda a crear las carpetas a las que apunta este calendario.

De dónde salen los plazos mínimos

El calendario incluye los mínimos federales que pudimos confirmar en páginas de las agencias. Muchos registros no tienen ninguna regla federal, así que el plazo que elija es una decisión de su junta, con la orientación de su contador, su aseguradora, sus financiadores y su abogado.

• Registros tributarios. El IRS dice que se guarden los registros 3 años en la mayoría de los casos, con plazos más largos en algunas situaciones (por ejemplo, 6 años si no se declararon ingresos que debían declararse y que suman más del 25% de los ingresos brutos declarados, e indefinidamente si no se presentó una declaración o si fue fraudulenta). También dice que se guarden los registros de impuestos sobre la nómina "por lo menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, lo que ocurra después", y los registros de bienes hasta que venza el plazo de prescripción del año en que se deshace del bien.
• No solo impuestos. El IRS añade que antes de tirar registros que ya no necesita para fines tributarios, revise si los necesita para otros fines. Las aseguradoras y los acreedores, por ejemplo, pueden exigir que los guarde por más tiempo.
• Nómina y registros de tiempo. La Hoja Informativa n.º 21 del Departamento de Trabajo dice que los empleadores deben guardar los registros de nómina por lo menos tres años, y los registros en los que se basa el cálculo de salarios, como tarjetas de tiempo y horarios de trabajo, dos años.
• Formulario I-9. USCIS dice que se guarde un Formulario I-9 por cada persona contratada durante tres años después de la fecha de contratación, o un año después de que termine el empleo, lo que ocurra después, y que se puedan presentar dentro de tres días hábiles de una solicitud de inspección.
• Expedientes del personal. La EEOC dice que los empleadores cubiertos por las leyes federales contra la discriminación deben guardar todos los registros de personal o de empleo durante un año y, en caso de despido involuntario, un año desde la fecha del despido. Si se presenta un cargo por discriminación, guarde los registros relacionados hasta que el cargo y cualquier demanda se resuelvan de forma definitiva.

Si un mínimo federal es más corto que el plazo de su política, siga su política. Si su estado, un acuerdo de subvención, un contrato de arrendamiento o una póliza de seguro exige más tiempo, siga la regla más larga.

Cómo llenarla

• Anote lo que de verdad tiene. Recorra su unidad compartida, el correo, la base de datos de donantes, el sistema de contabilidad, el proveedor de nómina y los archivos en papel. Añada filas para lo que falte; borre las que no necesite.
• Ponga un responsable en cada fila, normalmente un cargo (tesorero, secretario, coordinador de voluntarios), no una persona, para que no se pierda cuando alguien se vaya.
• Escriba el punto de partida. "7 años" no dice nada sin una fecha de inicio. Diga "7 años después del cierre del año fiscal", "4 años después de que el impuesto vence o se paga" o "3 años después de cerrar la subvención".
• Marque las retenciones legales. Si es posible una demanda, una auditoría, una investigación o una queja, no se destruye nada relacionado hasta que se levante la retención, diga lo que diga el calendario.
• Revísela cada año, idealmente al mismo tiempo que su Formulario 990, y anote lo que destruye.