Organizar sus archivos: una unidad compartida y un sistema de registros que duren más que cualquier voluntario

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas cuyos archivos están repartidos entre las computadoras de los voluntarios, el correo personal y tres cuentas distintas en la nube. Cuando un tesorero deja el cargo o se daña una computadora, los estatutos, los acuerdos de subvención o los recibos del año pasado pueden desaparecer con ellos. Al terminar, podrá crear un solo lugar compartido para los archivos de la organización, una estructura de carpetas que cualquiera pueda seguir, una regla sencilla para los nombres, accesos sensatos y un plan de qué guardar y por cuánto tiempo.

No recomendamos ningún servicio de almacenamiento en particular. Pregunte por precios para organizaciones sin fines de lucro; nuestra guía de tecnología gratuita y con descuento explica cómo encontrarlos.

Por qué importa

El IRS espera que las organizaciones benéficas puedan mostrar sus registros. Su guía de cumplimiento para organizaciones benéficas públicas, la Publicación 4221-PC, dice que una organización "debe mantener libros y registros que muestren que cumple las normas tributarias", y que sin ellos "la organización puede perder su exención de impuestos o ser clasificada como fundación privada en lugar de organización benéfica pública". También dice que se guarden los documentos de respaldo "organizados por año y por tipo de ingreso o gasto" y que se "guarden los registros en un lugar seguro".

Tener buenos archivos también ayuda cuando solicita una subvención, responde la pregunta de un donante, entrega un cargo o se recupera de un incendio o una inundación. Nuestra guía de planificación de la continuidad trata ese tema.

Un solo lugar, propiedad de la organización

• Elija un solo servicio de almacenamiento compartido para todos los archivos de la organización, y deje de usar cuentas personales para el trabajo de la organización.
• Regístrelo a nombre de la organización, con una dirección de correo de función como admin@suorganizacion.org, no con el correo personal de alguien.
• Dé permisos de administrador al menos a dos personas, con el inicio de sesión en dos pasos activado. Nuestra guía básica de ciberseguridad explica cómo.
• Pase los archivos existentes a medida que la gente los encuentre. Una breve "amnistía de archivos" en una reunión de la junta, en la que cada uno sube lo que tiene, funciona bien.

Una estructura de carpetas que cualquiera pueda seguir

Manténgala poco profunda y sencilla. La mayoría de las organizaciones pequeñas pueden empezar con unas pocas carpetas principales como estas:

Dentro de Finanzas y Recaudación de fondos, cree una carpeta para cada año fiscal (por ejemplo, "AF2026"), así cerrar un año significa mover una sola carpeta al archivo.

Una regla sencilla para los nombres

Acuerden una regla y escríbanla al principio de la unidad compartida. Por ejemplo:

AAAA-MM-DD descripción-breve versión

• 2026-03-14 acta de la junta aprobada
• 2026-07-01 acuerdo de subvención de la fundación comunitaria firmado
• 2026-09-30 conciliación bancaria cuenta corriente

Poner primero la fecha, como año-mes-día, hace que los archivos se ordenen solos. Evite "final", "nuevo" o "último" en los nombres; use "borrador" y "aprobado" o "firmado", y borre o archive los borradores viejos cuando el documento esté terminado.

Quién puede ver qué

La guía de la FTC para proteger la información personal dice que el acceso debe limitarse a las personas con "necesidad de saber". En la práctica:

• La mayoría de las carpetas pueden estar abiertas a todos los voluntarios y empleados activos.
• Restrinja los expedientes de personal, las verificaciones de antecedentes, los datos de pago de los donantes y los registros sobre las personas a las que sirve a las pocas personas que los necesitan.
• No guarde lo que no necesita. Entre los principios de la FTC están "Reducir: guarde solo lo que necesita para su negocio" y "Desechar: deshágase correctamente de lo que ya no necesita". Nuestra guía de privacidad de datos trata con más detalle la información personal.
• Revise los accesos cuando alguien se vaya, con nuestra lista para entregar cuentas y accesos, y al menos una vez al año.

Copias de seguridad

La guía Cyber Essentials de CISA dice que hay que "mantener inventarios de la información crítica o confidencial", "establecer copias de seguridad automáticas y periódicas y redundancia de los sistemas clave", y proteger las copias con "seguridad física, cifrado y copias sin conexión". Un servicio en la nube que sincroniza archivos no siempre es una copia de seguridad: si un archivo se borra o un programa de secuestro de datos lo cifra, el cambio puede sincronizarse en todas partes. Revise si su servicio guarda versiones anteriores y archivos borrados, y por cuánto tiempo, y tenga una copia adicional de los registros más importantes.

Qué guardar y por cuánto tiempo

La Publicación 4221-PC dice que algunos registros deben guardarse para siempre: "la solicitud de reconocimiento de la exención, la carta de determinación que reconoce la exención y los documentos de constitución, como los artículos de incorporación y los estatutos, con sus enmiendas, así como las actas de la junta".

Para otros registros, dice que se guarden los que respaldan una partida de una declaración hasta que venza el plazo de prescripción de esa declaración, que según la guía es en general "tres años después de la fecha en que vence o se presenta la declaración, la que sea posterior", y que los registros de impuestos sobre la nómina se guarden "por lo menos cuatro años después de presentar el cuarto trimestre del año". La página general del IRS sobre cuánto tiempo guardar los registros expresa la regla de los impuestos sobre la nómina como "por lo menos 4 años después de la fecha en que el impuesto vence o se paga, la que sea posterior", así que cuente cuatro años desde la más tardía de estas fechas. Agrega que puede ser necesario guardar registros más tiempo "por otros fines legales, incluidos los impuestos estatales o locales". Los acuerdos de subvención también pueden fijar sus propios plazos.

Estos son mínimos federales. Nuestra plantilla de política de conservación de documentos usa los mismos plazos del IRS: guarda para siempre los documentos de constitución, las actas de la junta y la carta de determinación, guarda los registros de nómina y de impuestos sobre la nómina por lo menos 4 años, y sugiere guardar los registros bancarios, contables y de donaciones por lo menos 7 años. Ese plazo de 7 años es una sugerencia nuestra, no una norma del IRS, y su estado, sus financiadores o su aseguradora pueden exigir más. Escriba sus plazos en la política, y revise el archivo una vez al año para borrar lo que ya no necesita guardar.

Su lista de verificación

• Todos los archivos de la organización están en un solo servicio compartido registrado a nombre de la organización
• Al menos dos personas tienen permisos de administrador, con inicio de sesión en dos pasos
• Tenemos una estructura de carpetas sencilla y una regla de nombres por escrito
• Las carpetas confidenciales están restringidas a quienes las necesitan
• Sabemos cómo se hacen las copias de seguridad de nuestros archivos y cómo recuperarlos
• Los registros permanentes (solicitud de exención, carta de determinación, artículos, estatutos, actas) están guardados de forma segura
• Tenemos una política de conservación de documentos y revisamos el archivo cada año
• Revisamos los accesos cada vez que alguien se va