Consejos asesores: en qué se diferencian de su junta directiva

Esta guía es para fundadores y juntas que piensan en crear un consejo asesor, un comité consultivo o un grupo de "amigos de" la organización: un círculo de personas que aportan conocimientos, contactos o credibilidad sin gobernar la organización. Los grupos asesores pueden ser muy útiles. También pueden causar confusión si nadie tiene claro quién decide. Al terminar, sabrá la diferencia entre un consejo asesor y su junta directiva, qué dicen la ley y el IRS, cuándo ayuda un grupo asesor y cómo crearlo para que funcione.

Dos cosas muy distintas

Las instrucciones del IRS para el Form 990 (declaración anual) dicen que un director o fideicomisario es un miembro del órgano de gobierno "solo si el miembro tiene derecho a voto", y que "los miembros de consejos asesores que no ejercen ninguna autoridad de gobierno sobre la organización no se consideran directores ni fideicomisarios".

La ley estatal marca una línea parecida. La sección 712 de la ley de corporaciones sin fines de lucro de Nueva York (Not-for-Profit Corporation Law) separa los comités de la junta, formados por directores, de los "comités de la corporación", cuyos miembros pueden no ser directores y que no tienen autoridad para obligar a la junta. Las reglas de su estado pueden ser distintas, así que revíselas.

Cuándo ayuda un grupo asesor

• Conocimientos que no puede sumar a la junta, como un médico, abogado o científico que no puede asumir los deberes ni el tiempo de un director.
• La voz de las personas que sirven, por ejemplo un consejo juvenil o un grupo asesor comunitario que da forma a los programas.
• Contactos y credibilidad, como figuras locales respetadas que abren puertas para recaudar fondos.
• Un lugar para ex miembros de la junta que terminaron su período pero quieren seguir ayudando. Vea períodos y rotación en la junta.
• Un proyecto concreto, como crear un programa nuevo o planear una campaña de capital, con una fecha de cierre clara.

Cuándo no ayuda

• Para evitar arreglar la junta directiva. Si a la junta le faltan habilidades, súmelas a la junta.
• Como sala de espera para personas a las que la junta no quiere decirles que no.
• Cuando nadie tiene tiempo para manejarlo. Un grupo asesor que nunca se reúne, o que nunca sabe qué pasó con sus consejos, daña más las relaciones de lo que ayuda.

Cómo crearlo

1. Decida el propósito y qué quiere la junta del grupo.
2. Apruébelo por resolución de la junta, con una carta constitutiva corta por escrito. Nuestra plantilla de carta constitutiva de comité también sirve para grupos asesores.
3. Decida quién nombra a los miembros, por cuánto tiempo y cuántos serán. Los períodos de uno o dos años funcionan bien.
4. Nombre a una persona de enlace: un miembro de la junta o el director que dirige el grupo y reporta a la junta.
5. Ponga las expectativas por escrito: cada cuánto se reúne, confidencialidad, conflictos de interés, y que los miembros no hablan ni actúan por la organización salvo que se les pida.
6. Sea claro sobre las donaciones. Si espera que los asesores donen o recauden fondos, dígalo desde el principio.

Cómo mantenerlo útil

• Reúnanse con propósito, de dos a cuatro veces al año, con agenda y materiales enviados con anticipación.
• Cierre el círculo. Cuente a los asesores qué decidió la junta y qué pasó con sus consejos.
• Tome notas sencillas de las reuniones. Las instrucciones del Form 990 dicen que la pregunta sobre documentar reuniones de comités abarca a los comités con autoridad para actuar por la junta, "que por lo general no incluyen a los consejos asesores", pero las notas ayudan a todos a recordar qué se sugirió.
• Agradézcales, en persona y en su informe anual, con su permiso.
• Revíselo cada año. Si el grupo ya cumplió su tarea, agradezca a todos y ciérrelo.

Los comités de la junta son otra cosa

Un comité de la junta, como uno de finanzas o de auditoría, no es un consejo asesor. Está formado sobre todo o solo por directores, y la junta puede darle autoridad para actuar dentro de ciertos límites. Las reglas varían según el estado. En Illinois, por ejemplo, 805 ILCS 105/108.40 dice que cada comité debe tener dos o más directores y una mayoría de directores, y enumera decisiones que un comité no puede tomar, como llenar vacantes de la junta o reformar los estatutos. En Nueva York, un comité de la junta debe tener tres o más directores. Vea nuestra plantilla de carta constitutiva de comité.

Lista de verificación del consejo asesor

• La junta aprobó el grupo asesor por resolución, con una carta constitutiva escrita
• Todos saben que el grupo da consejos y no tiene autoridad para decidir
• Los miembros aceptaron la confidencialidad y declarar sus conflictos de interés
• Un miembro de la junta o el director dirige el grupo y reporta a la junta
• Los asesores saben qué pasó con sus consejos
• La junta revisa cada año el propósito del grupo