Calendario anual de la junta

Algunas decisiones de la junta se repiten cada año: el presupuesto, la declaración de impuestos, el seguro, la evaluación del director ejecutivo, la reunión anual. Cuando nadie las anota, se olvidan, normalmente hasta que un financiador o un aviso de presentación tardía pregunta por ellas. Este calendario pone todo el año en una página, según su propio año fiscal, para que la junta vea lo que viene y quién es responsable.

Nuestra guía para dirigir reuniones de la junta tiene una tabla breve del "año de la junta"; esta plantilla la convierte en un plan para llenar. Nuestra herramienta de calendario de cumplimiento calcula las fechas de presentación federales y estatales de su organización, y la lista anual de cumplimiento detalla cada trámite.

Cómo llenarlo

• Empiece por su año fiscal. El "mes 1" es el primer mes de su año fiscal. Si su año va de enero a diciembre, el mes 1 es enero; si va de julio a junio, el mes 1 es julio. Nuestra guía sobre el año fiscal y la base contable explica cómo elegirlo.
• Calcule la fecha de la declaración al IRS. La tabla de fechas del IRS indica que los Formularios 990, 990-EZ y 990-PF vencen el día 15 del quinto mes después del cierre de su año. Si su año termina el 31 de diciembre, es el 15 de mayo. El Formulario 8868 da una prórroga automática de 6 meses (el 15 de noviembre si su año termina en diciembre) si lo presenta antes de la fecha original, pero no sirve para el Formulario 990-N. Si una fecha cae en fin de semana o día feriado, pasa al siguiente día hábil. Nuestra guía de la primera declaración 990 explica qué formulario presenta.
• Agregue las fechas de su estado. Las renovaciones del registro estatal de organizaciones benéficas, los informes anuales a la secretaría de estado y otros trámites varían según el estado, y algunos dependen del cierre de su año fiscal o de la fecha en que se constituyó. Use la herramienta de calendario de cumplimiento y consulte con su estado.
• Que coincida con sus estatutos. Sus estatutos pueden decir cuándo se celebra la reunión anual, cuándo se eligen los directivos y cada cuánto se reúne la junta. Anote primero esas fechas.
• Nombre a una persona para cada tarea, no solo a un comité.
• Revíselo cada año en la primera reunión del año fiscal, y actualícelo cuando algo cambie.

Por qué estas tareas

Muchas filas vienen de preguntas que el IRS hace cada año en la Parte VI del Formulario 990. Pregunta si la junta recibió una copia completa del Formulario 990 antes de presentarlo (línea 11a); si se exigió a los directivos, directores, fideicomisarios y empleados clave "declarar cada año los intereses que pudieran dar lugar a conflictos" (línea 12b); si la organización tenía políticas escritas de denuncia de irregularidades y de conservación de documentos (líneas 13 y 14); y si el proceso para fijar el pago del máximo ejecutivo incluyó "una revisión y aprobación por personas independientes, datos comparables y documentación contemporánea de la deliberación y la decisión" (línea 15a).

La guía del Attorney General (fiscal general) de Nueva York para directores, Right from the Start (Desde el principio), dice que los directores deben "asegurarse de que haya una comparación continua entre lo real y lo presupuestado, con las diferencias explicadas", y que los informes financieros mensuales preparados para la administración deben estar disponibles para la junta o sus comités de finanzas y auditoría. Por eso cada reunión tiene un informe financiero.