Elegir un sistema contable: ¿hoja de cálculo, programa o contador?

Esta guía es para tesoreros, fundadores y voluntarios que deciden cómo llevar los libros de una organización benéfica pequeña: en una hoja de cálculo, en un programa de contabilidad, o pagando a un tenedor de libros que usa su propio sistema. No hay una única respuesta correcta, y no recomendamos ningún producto. Al terminar, sabrá qué espera el IRS que muestren sus registros, las señales de que una hoja de cálculo ya no le alcanza, y una lista de funciones para comparar y elegir con confianza.

Lo que deben mostrar sus libros

El IRS no exige ningún programa en particular. Su guía de cumplimiento para organizaciones benéficas públicas, la Publicación 4221-PC, dice que "salvo en pocos casos, la ley no exige un tipo especial de registro. Una organización benéfica pública puede elegir cualquier sistema de registro, adecuado a sus actividades, que muestre con claridad los ingresos y gastos de la organización".

Elija lo que elija, debe permitirle:

• Mostrar de dónde vino el dinero y a dónde fue. La Publicación 4221-PC dice que una organización "debe poder documentar las fuentes de los ingresos y los gastos declarados en el Formulario 990 o 990-EZ y en el Formulario 990-T". Los libros "deben mostrar los ingresos brutos, las compras, los gastos (distintos de las compras), los impuestos sobre la nómina y los activos".
• Guardar los documentos que respaldan cada registro. Las boletas de depósito, facturas, recibos, cheques cobrados y estados de cuenta respaldan lo que aparece en los libros. La guía dice que las organizaciones "deben guardar los documentos de respaldo organizados por año y por tipo de ingreso o gasto".
• Llevar la cuenta de donantes y financiadores. La guía dice que una organización "debe mantener una lista de sus donantes y financiadores y del monto de las contribuciones en efectivo o subvenciones (o una descripción de las contribuciones que no son en efectivo) recibidas de cada uno".
• Separar los programas. Si tiene más de un programa, la guía dice que los registros deben identificar los ingresos y gastos de cada uno. Nuestra guía sobre fondos restringidos explica por qué también hay que seguir las restricciones de los donantes.
• Funcionar según su año fiscal. Los libros se llevan por un período contable anual. Nuestra guía sobre el año fiscal y la base contable explica la elección entre base de efectivo y base devengada.

Las tres opciones principales

Pueden combinarse: muchas organizaciones usan un programa que un voluntario o un tenedor de libros pagado mantiene al día.

Señales de que una hoja de cálculo no basta

• Tiene más de una cuenta bancaria, tarjeta o plataforma de pago que conciliar cada mes.
• Recibe subvenciones restringidas y debe mostrar a los financiadores cómo gastó cada una.
• Presenta el Formulario 990 (no el 990-EZ). Las instrucciones de su Parte IX dicen que las organizaciones 501(c)(3) deben declarar los gastos en columnas de servicios de programas, administración y gestión general, y recaudación de fondos. Nuestra guía para preparar el presupuesto operativo anual explica estas columnas.
• Tiene empleados y procesa nómina.
• Más de una persona necesita registrar o revisar transacciones.
• Su junta no puede recibir un informe mensual claro sin que alguien le dedique horas.

Funciones que comparar

Use esta lista para comparar cualquier sistema, incluido el que proponga un tenedor de libros.

Adecuado para una organización benéfica

• Sigue los ingresos y gastos por programa o clase y por fondo o restricción, no solo por cuenta.
• Produce los informes que necesita: estado de actividades, estado de situación financiera, presupuesto frente a lo real y gastos por función.
• Le permite crear un catálogo de cuentas que coincida con las líneas del Formulario 990 o 990-EZ, para facilitar la declaración de fin de año.
• Registra donaciones que no son en efectivo y donaciones en especie.

Controles

• Accesos separados para cada persona, con distintos niveles de permiso (por ejemplo, solo lectura para los miembros de la junta). CISA recomienda conceder "permisos de acceso y de administrador según la necesidad de saber y el mínimo privilegio".
• Un registro de auditoría que muestre quién registró o cambió cada transacción.
• Una herramienta de conciliación bancaria. Nuestra guía de controles financieros explica por qué importa conciliar cada mes.
• Autenticación de varios factores (inicio de sesión en dos pasos), sobre todo para quien tenga permisos de administrador.
• La posibilidad de "cerrar" un período para que los meses pasados no se cambien por error.

Sus datos

• Puede exportar todo (transacciones, cuentas e informes) en un formato estándar, para poder irse si lo necesita.
• La organización, no una persona, es dueña de la cuenta, y al menos dos personas pueden entrar.
• Las copias de seguridad: quién las hace y cómo recuperaría sus libros.
• Cuánto tiempo conservará el acceso a los años anteriores. La Publicación 583 dice que cuando los libros pasan a un sistema electrónico, "debe mantener los sistemas de almacenamiento electrónico mientras sean relevantes para la administración de la ley tributaria". Si cambia de sistema, exporte y guarde antes los años anteriores.

Costo y apoyo

• El costo total por año, incluidos complementos como nómina, usuarios adicionales o conexiones con la gestión de donantes. Pregunte por precios para organizaciones sin fines de lucro; nuestra guía de tecnología gratuita y con descuento explica cómo funcionan estos programas.
• Si su tenedor de libros, contador o auditor ya conoce el sistema.
• Si se conecta con su banco, sus plataformas de pago y su base de datos de donantes, o si tendrá que registrar los datos dos veces.
• La ayuda y la capacitación disponibles para los voluntarios.

Cómo hacer el cambio

1. Elija una fecha de inicio, idealmente el primer día de su año fiscal.
2. Configure su catálogo de cuentas, programas y fondos antes de registrar nada. Pida a su contador que lo revise.
3. Registre los saldos iniciales a partir de sus últimos estados de cuenta conciliados y su balance.
4. Use el sistema viejo y el nuevo al mismo tiempo durante un mes si puede, y compruebe que coinciden.
5. Exporte y archive los registros viejos, y guárdelos el tiempo que exija su política de conservación de documentos.
6. Ponga por escrito cómo lo usan: quién registra qué, cuándo concilian y quién revisa. Guarde las notas con su plan de sucesión.

Su lista de verificación

• Nuestro sistema muestra con claridad todos los ingresos y gastos, y guardamos los documentos que los respaldan
• Podemos sacar informes por programa, por fondo o restricción, y por función
• Cada persona tiene su propio acceso, con permisos que corresponden a su función
• El inicio de sesión en dos pasos está activado para quien tenga permisos de administrador
• Conciliamos cada mes todas las cuentas bancarias y tarjetas
• Al menos dos personas pueden entrar al sistema, y la organización es dueña de la cuenta
• Podemos exportar todos nuestros datos, y guardamos los registros de cualquier sistema anterior