Lista de verificación para entregar cuentas y accesos

Cuando alguien deja una organización benéfica pequeña, sus accesos suelen quedarse atrás: un rol de administrador en la página de redes sociales, la única llave del nombre de dominio, una carpeta compartida en su cuenta personal en la nube. Meses después, nadie puede actualizar el sitio web, o un exvoluntario todavía tiene acceso a los datos de los donantes. Esta lista convierte la entrega en una rutina, para que se haga siempre igual, con amabilidad y por completo.

La agencia federal de ciberseguridad, CISA, en su guía Cyber Essentials, pide a las organizaciones "mantener inventarios de las conexiones a la red (cuentas de usuario, proveedores, socios, etc.)", conceder "permisos de acceso y de administrador según la necesidad de saber y el mínimo privilegio", y "elaborar políticas y procedimientos de TI para los cambios en la situación de los usuarios (traslados, despidos, etc.)". Esta lista es ese procedimiento para un equipo pequeño. Nuestra guía básica de ciberseguridad explica las razones de cada paso, y nuestra guía de planificación de la sucesión trata la entrega de un cargo clave.

Cómo usarla

• Empiece antes del último día cuando pueda. Una salida planificada da tiempo para mover archivos y capacitar a la siguiente persona. Si alguien se va de repente, haga la sección "El último día" ese mismo día.
• Use su lista de cuentas. Si tiene un inventario de tecnología, revise cada cuenta que aparece en él. Si no lo tiene, es un buen momento para empezar uno.
• Nunca pida las contraseñas personales de nadie. Pídale que transfiera la propiedad, o que agregue a un nuevo administrador antes de que se le quite el acceso.
• Hágalo con amabilidad. Quitar el acceso no es una señal de desconfianza. Protege a la persona que se va tanto como a la organización, y es igual para todos.
• Borre los equipos de forma segura. La guía de la FTC para proteger la información personal recomienda limitar el acceso a las personas que tienen "necesidad de saber" y, para las computadoras viejas, usar "programas para borrar datos de forma segura, que suelen llamarse utilidades de borrado".
• Revise las normas de su estado. La forma de avisar a su estado de un cambio de directivos, miembros de la junta o agente registrado, y las normas sobre la información personal, varían según el estado. Consulte el sitio web de la secretaría de estado o del organismo que regula las organizaciones benéficas en su estado, y siga sus estatutos.
• Guarde la lista completada con sus registros, según su política de conservación de documentos.