Su presupuesto anual: cómo armarlo, aprobarlo y usarlo

Esta guía es para el tesorero o el director que tiene que armar el presupuesto del próximo año, muchas veces por primera vez y muchas veces en una hoja de cálculo heredada de otra persona. Un presupuesto es su plan, en números, del dinero que espera recaudar y gastar el próximo año. Al terminar, sabrá cómo armarlo a partir de las cifras reales de este año, cómo dividir los gastos entre programas, administración y recaudación como lo hace el IRS, cómo presentarlo para que la junta directiva lo apruebe, y cómo usarlo durante todo el año.

Si es una organización nueva que planea su primer año, empiece con nuestra plantilla de presupuesto del primer año. Si necesita el presupuesto para una solicitud de subvención, vea cómo escribir el presupuesto de una subvención.

Por qué la junta directiva necesita un presupuesto

Un presupuesto no es solo papeleo. Es la forma en que la junta directiva decide qué hará la organización el próximo año, y cómo verifica durante el año que todo va bien. La guía del Fiscal General de Nueva York sobre controles internos dice que los procedimientos financieros escritos de una organización benéfica deben incluir "preparar un presupuesto anual de ingresos y gastos e informes periódicos, al menos trimestrales y de preferencia mensuales, que comparen los ingresos y gastos reales con el presupuesto, con explicaciones oportunas de las diferencias".

En palabras sencillas: haga un presupuesto, apruébelo y compare lo que realmente pasa con él al menos cada trimestre.

Cuándo empezar

Empiece dos o tres meses antes de que comience su año fiscal, para que la junta directiva pueda aprobar el presupuesto antes de que empiece el año. Si su año va de enero a diciembre, empiece en octubre. Nuestra guía sobre el año fiscal y la base contable explica cómo se fija su año.

Paso 1: Empiece con cifras reales

No empiece con el presupuesto del año pasado. Empiece con lo que realmente pasó.

1. Saque los ingresos y gastos reales de este año hasta la fecha, por mes, de sus registros contables o estados de cuenta.
2. Calcule el resto del año. Agregue los meses que faltan, usando lo que sabe (un pago de subvención que llega en noviembre, la campaña de fin de año).
3. Anote lo que fue poco común y no se repetirá: una subvención única, una reparación grande, un evento que se canceló.

Eso le da los totales probables de este año: la base para el próximo.

Paso 2: Calcule los ingresos con cuidado

Sea realista con el dinero que entrará. Es la parte en la que más se equivocan los presupuestos.

• Haga una lista de cada fuente: donaciones individuales, eventos, subvenciones de fundaciones, subvenciones del gobierno, ingresos propios, intereses.
• Ordénelas según su seguridad. El dinero ya prometido por escrito es seguro. Las renovaciones de financiadores de muchos años son probables. Las subvenciones nuevas que planea solicitar son esperanzas.
• Cuente con cuidado el dinero que es solo una esperanza. Incluya solo una parte, o déjelo fuera y anótelo aparte como "si se obtiene".
• Separe el dinero restringido. Las donaciones y subvenciones para un fin específico solo pueden pagar ese fin. Nuestra guía de fondos restringidos explica cómo llevar la cuenta.

Paso 3: Calcule los gastos

• Empiece con los costos fijos que pagará pase lo que pase: alquiler, seguros, sueldos, programas de computadora, contabilidad.
• Agregue los costos de los programas: los materiales, viajes y horas de personal que necesita cada programa.
• Incluya los costos que se olvidan: impuestos de nómina, la auditoría o revisión anual, las tarifas de registro estatal, las comisiones bancarias y por pagos con tarjeta, los equipos que habrá que reemplazar.
• Planee un margen. Una línea pequeña para imprevistos, o un aporte planeado a su reserva, lo protege de sorpresas. Nuestra guía para leer los estados financieros explica las reservas operativas.

Paso 4: Divida los gastos por función

Si su organización presenta el Form 990 completo (declaración anual al IRS), el IRS le pide reportar los gastos en tres columnas por función, y las organizaciones 501(c)(3) y 501(c)(4) deben llenarlas todas. Armar el presupuesto de la misma forma ahora facilita mucho el 990 después, y muchos financiadores también piden estas cifras. Las instrucciones del Form 990 describen las columnas:

Algunos costos pertenecen a más de una columna, como un director que maneja programas y también recauda fondos, o el alquiler de una oficina que se usa para ambas cosas. Las instrucciones dicen que, si su sistema contable no distribuye los gastos, "puede usar cualquier método razonable de distribución", pero debe documentar el método. Una forma sencilla es calcular la parte del tiempo o del espacio que usa cada función, anotar los porcentajes y usarlos todo el año.

Paso 5: Equilíbrelo, o explique por qué no

Compare el total de ingresos con el total de gastos.

• Un superávit (entra más de lo que sale) puede ir a su reserva o a las prioridades del próximo año.
• Un déficit (sale más de lo que entra) necesita un plan: recortar costos, recaudar más, o usar reservas a propósito por una razón clara, como empezar un programa nuevo.

Nunca apruebe un déficit por accidente. Si la junta directiva decide usar reservas, dígalo en el presupuesto y en el acta.

Paso 6: Preséntelo a la junta directiva

Envíe el borrador al menos una semana antes de la reunión. Que no pase de una o dos páginas, con:

• un resumen: total de ingresos, total de gastos, el superávit o el déficit;
• las cifras reales del año pasado y el cálculo de este año junto al presupuesto del próximo, para que la junta vea la tendencia;
• notas breves sobre los cambios grandes: una subvención nueva, un puesto nuevo, un programa que termina;
• sus supuestos: qué ingresos son seguros y cuáles son solo una esperanza.

Luego la junta directiva conversa, hace preguntas y aprueba el presupuesto con una votación registrada en el acta. Nuestra plantilla de agenda para reuniones de la junta directiva y nuestra plantilla de actas de la junta directiva pueden ayudar.

Paso 7: Úselo todo el año

Un presupuesto guardado en un cajón no protege a nadie.

• Compare las cifras reales con el presupuesto cada mes si puede, y al menos cada trimestre.
• Explique las diferencias grandes en una o dos oraciones: "Los ingresos por eventos están $3,000 por debajo del presupuesto porque pasamos la gala a la primavera".
• Revíselo si las cosas cambian mucho, como al perder una subvención importante. La junta directiva aprueba el presupuesto revisado de la misma forma.

Nuestra plantilla del informe del tesorero muestra un formato mensual sencillo, y nuestra guía de controles financieros explica el informe mensual para la junta directiva.

Su lista de verificación del presupuesto

• Empezamos con los ingresos y gastos reales de este año, no con el presupuesto del año pasado
• Los ingresos están ordenados en seguros, probables y esperanzas, y contamos con cuidado las esperanzas
• Los ingresos restringidos se muestran aparte de los no restringidos
• Los gastos incluyen impuestos de nómina, auditoría o revisión, comisiones y reemplazos
• Los costos están divididos entre programas, administración y recaudación, con nuestro método por escrito
• Cualquier déficit es deliberado y está explicado
• La junta directiva aprobó el presupuesto con una votación registrada antes de que empezara el año
• Comparamos las cifras reales con el presupuesto al menos cada trimestre y explicamos las diferencias grandes