Cómo registrar las donaciones en especie en su contabilidad

Esta guía es para el tesorero o el contable a quien le acaban de entregar una computadora portátil donada, un año de oficina gratis o un sitio web hecho sin cobrar, y se pregunta si eso entra en la contabilidad y cómo. Las donaciones en especie son regalos de cualquier cosa que no sea dinero. Registrarlas bien hace que sus estados financieros muestren con honestidad lo que de verdad cuesta operar sus programas. Al terminar, sabrá qué piden las normas contables, cómo llevar un registro sencillo, qué deben mostrar sus estados financieros y por qué su Form 990 (declaración anual al IRS) puede tratar el mismo regalo de otra forma.

Esta página trata de su contabilidad. Lo que el donante puede deducir, y los formularios del IRS que un donante o la organización pueden necesitar, están en nuestra guía sobre donaciones que no son en efectivo.

Qué cuenta como donación en especie

La norma contable para organizaciones sin fines de lucro las llama activos no financieros aportados (contributed nonfinancial assets). En la ASU 2020-07, el Financial Accounting Standards Board (FASB, la junta que redacta los principios de contabilidad generalmente aceptados de EE. UU., o GAAP) dice que el término incluye:

• activos fijos, como terrenos, edificios y equipos
• el uso de activos fijos o de servicios públicos, como un alquiler gratis
• materiales y suministros, como comida, ropa o insumos médicos
• activos intangibles, como licencias de software o una marca donada
• servicios
• promesas incondicionales de dar cualquiera de estos

El efectivo, los cheques, las donaciones con tarjeta y las acciones son activos financieros, y se registran como contribuciones comunes, no en especie.

Bienes y espacio: se registran a valor razonable

Cuando se registran bienes donados y el uso gratuito de bienes, los GAAP los miden a valor razonable (fair value) en el momento en que se reciben. El valor razonable es, más o menos, lo que el artículo se vendería en su mercado principal. El Topic 820 del FASB explica cómo medirlo, y la ASU 2020-07 le pide describir las técnicas y los datos de valoración que usó.

Formas prácticas en que las organizaciones pequeñas estiman el valor razonable:

• Bienes: el precio del mismo artículo o uno parecido, en condición similar, en el mercado donde normalmente lo vendería o compraría. Una computadora usada se valora como computadora usada.
• Espacio: lo que cuesta alquilar un espacio comparable cerca.
• Artículos grandes o poco comunes (un edificio, un vehículo, arte): pida una valoración externa y consulte a su contador.

Anote ese mismo día su método y la evidencia, como una captura de pantalla de precios comparables o una carta del arrendador. Si más adelante necesita una revisión o auditoría (vea auditorías y revisiones), esa nota es lo que el contador le pedirá.

Servicios donados: algunos se registran, todos se describen

Los servicios son donde hay más confusión. Los GAAP registran algunos servicios donados como ingresos y otros no. La prueba está en el párrafo 958-605-25-16 del Subtopic 958-605 del FASB, tal como lo cita la guía de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro de PwC y lo resume The CPA Journal. Los servicios aportados se reconocen solo si cumplen alguno de dos criterios:

• Crean o mejoran activos no financieros, por ejemplo voluntarios que ayudan a construir o reparar un edificio de su propiedad.
• Requieren habilidades especializadas, los prestan personas que tienen esas habilidades y normalmente habría que comprarlos si no se donaran. Los ejemplos de la norma incluyen contadores, arquitectos, carpinteros, médicos, electricistas, abogados, enfermeros, plomeros y maestros.

La ayuda voluntaria general, como servir comidas o atender una recepción, por lo general no cumple ninguno de los dos criterios y no se registra como ingreso. Su contador aplica la prueba a su caso.

Los registre o no, la ASU 2020-07 mantiene una regla de divulgación para los servicios. Una organización que recibe servicios aportados "shall describe the programs or activities for which those services were used" (debe describir los programas o actividades en que se usaron esos servicios), incluida la naturaleza y el alcance de los servicios recibidos y el monto registrado como ingreso. La norma dice que la naturaleza y el alcance pueden describirse con información no monetaria, "such as the number and trends of donated hours" (como el número y la tendencia de las horas donadas), y anima a divulgar el valor razonable de los servicios recibidos pero no registrados, cuando sea práctico. En sus palabras, la divulgación "is required regardless of whether the services received are recognized" (es obligatoria se registren o no los servicios recibidos).

Así que lleve un registro de horas de voluntariado aunque nada de eso entre en la contabilidad.

Qué pide la ASU 2020-07 que muestren sus estados

La ASU 2020-07 se aplica a las organizaciones sin fines de lucro que preparan estados financieros según los GAAP, y entró en vigor para los períodos anuales que empezaron después del 15 de junio de 2021, así que hoy se aplica a todos los años. No cambió si se registra ni cuánto. Cambió cómo se muestra:

1. Una línea aparte. Los activos no financieros aportados van en su propia línea en el estado de actividades, separados de las contribuciones en efectivo y otros activos financieros.
2. Notas por categoría. Las notas desglosan el total por tipo, como comida, equipos, alquiler o servicios profesionales.

Para cada categoría, las notas indican:

• si los artículos se usaron en programas (y en cuáles) o se vendieron (el FASB lo llama "monetized", convertir en dinero)
• su política, si la tiene, sobre vender artículos donados en vez de usarlos
• cualquier restricción del donante sobre ellos
• cómo los valoró, las "valuation techniques and inputs" (técnicas y datos de valoración)
• el mercado usado para el valor, si una restricción del donante le impide vender o usar los artículos en ese mercado

La norma dice que estas divulgaciones no imponen un formato. Para la mayoría de las organizaciones pequeñas basta una tabla corta y un párrafo por categoría.

El Form 990 trata los servicios de otra forma

Su Form 990 y sus estados según los GAAP no siempre coincidirán en las donaciones en especie, y eso es normal.

• Los bienes cuentan. Las contribuciones que no son en efectivo se incluyen en la Parte VIII, línea 1, y la línea 1g muestra cuánto de ese total no fue en efectivo.
• Los servicios y el uso gratuito de bienes no cuentan como contribuciones en el 990. Las instrucciones del Form 990 dicen que informar según la ASC 958 (GAAP) en general es aceptable para la línea 1, "but the value of donated services or use of materials, equipment, or facilities may not be reported" (pero no se puede informar el valor de los servicios donados ni del uso de materiales, equipos o instalaciones). Puede mencionar servicios o espacio donados en las descripciones de sus programas en la Parte III, pero no en las cifras de ingresos, gastos o subvenciones de esa parte.
• Schedule M. La Parte IV, línea 29 del Form 990 pregunta si recibió más de $25,000 en contribuciones que no son en efectivo; si es así, completa el Schedule M (anexo de contribuciones no monetarias), que las enumera por tipo. El arte, los tesoros históricos y las contribuciones de conservación lo activan con cualquier monto (línea 30).

Este es un caso hipotético: una organización cuyos estados auditados registran $40,000 de servicios legales donados deja esos $40,000 fuera de los ingresos y gastos de su Form 990. Dígale a quien prepara su 990 qué montos en especie son servicios o uso gratuito de bienes.

Un registro sencillo de donaciones en especie

Lleve una fila por donación:

Agregue una hoja aparte para las horas de voluntarios y de trabajo profesional sin cobro: fecha, persona, programa, horas y si el trabajo requirió conocimientos profesionales.

Lista sobre donaciones en especie

• Registramos cada donación en especie el día que llega
• Cada registro anota cómo llegamos al valor razonable, con evidencia
• El alquiler donado y los servicios profesionales sin cobro se registran aunque no se contabilicen como ingreso
• Nuestro contador confirmó qué servicios donados registramos
• Las donaciones en especie tienen su propia línea en nuestro estado de actividades
• Nuestras notas desglosan las donaciones en especie por categoría, uso, restricción y método de valoración
• Sabemos si superaremos $25,000 en donaciones no monetarias y necesitaremos el Schedule M
• Los recibos a donantes describen las donaciones sin valorarlas