Pronóstico de flujo de efectivo (13 semanas o 12 meses)

Un presupuesto dice si tendrá suficiente dinero en todo el año. Un pronóstico de flujo de efectivo dice si tendrá suficiente dinero en el banco en cada fecha. Una organización puede ir según el presupuesto y aun así quedarse sin efectivo en marzo, porque la subvención grande llega en junio y la nómina se paga cada dos semanas. Esta plantilla le ayuda a ver ese hueco con semanas de anticipación, cuando todavía puede hacer algo.

Funciona junto con sus controles financieros: la misma persona que concilia la cuenta bancaria cada mes está en buena posición para avanzar el pronóstico.

Qué versión usar

• 13 semanas (un trimestre, semana a semana) cuando el efectivo está justo, cuando paga nómina o cuando un pago grande se atrasa. Tiene suficiente detalle para planear qué cuentas pagar en qué semana.
• 12 meses (mes a mes) para planear el año, elegir cuándo hacer una campaña de recaudación o decidir si puede aceptar una subvención por reembolso. Empiece con su presupuesto anual y mueva cada partida al mes en que el efectivo realmente se mueve.

Muchos tesoreros llevan las dos: una vista de 12 meses para la junta y una de 13 semanas para sí mismos cuando las cosas se ponen difíciles.

Cómo llenarla

• Empiece con el efectivo real. El saldo inicial es lo que hay hoy en el banco, según el estado de cuenta conciliado, no según el presupuesto.
• Cuente como disponible solo el efectivo sin restricciones. El dinero que un donante restringió a un fin solo puede gastarse en ese fin. Llévelo en su propia línea. Vea fondos restringidos.
• Use la fecha en que se mueve el efectivo, no la fecha en que se gana. Una subvención otorgada en enero pero pagada en abril va en abril. Una factura recibida en mayo y pagada en junio va en junio.
• Las subvenciones por reembolso pagan después de que usted gasta. Según las reglas federales, cuando una subvención se paga por reembolso, la agencia federal debe pagar dentro de los 30 días calendario después de recibir una solicitud de pago correcta (2 CFR 200.305). En el pronóstico, eso significa que usted paga los costos primero y el efectivo vuelve después. Muchos otros financiadores pagan según sus propios calendarios, así que revise cada acuerdo de subvención. Vea cómo prepararse para subvenciones federales.
• Los impuestos sobre la nómina tienen sus propias fechas. La Publication 15 del IRS dice que un depositante mensual debe depositar los impuestos de empleo sobre los pagos hechos durante un mes "by the 15th day of the following month" (a más tardar el día 15 del mes siguiente). Los empleadores que declararon más de $50,000 de impuestos en su período de referencia depositan en un calendario bisemanal. Ponga los depósitos en la semana o el mes en que vencen. Los impuestos estatales sobre la nómina y el seguro de desempleo tienen sus propios calendarios, que varían según el estado.
• Recuerde las cuentas de una vez al año. Renovaciones de seguros, honorarios de auditoría o revisión, renovaciones del registro estatal de organizaciones benéficas (las cuotas y fechas varían según el estado) y suscripciones de software pagadas una vez al año.
• Impuesto sobre negocios no relacionados. Si su organización espera deber $500 o más de impuesto sobre ingresos de negocios no relacionados, las instrucciones del Form 990-T dicen que debe pagar impuesto estimado en cuotas. Inclúyalas. Vea ingresos propios.
• Sea honesto con los ingresos inciertos. Incluya promesas de donación y subvenciones pendientes solo cuando esté seguro, o muestre dos saldos finales: uno con ellas y otro sin ellas.

Cómo leer el pronóstico

• Fije un mínimo. Decida con la junta el saldo más bajo que está dispuesto a mantener, por ejemplo lo suficiente para una nómina y un mes de alquiler. Marque cualquier semana o mes que quede por debajo.
• Actúe temprano ante un hueco. Algunas opciones: pedir a un financiador que adelante una cuota, programar una campaña de recaudación, aplazar una compra, o hablar con la junta sobre una línea de crédito a corto plazo. Sus estatutos o la ley estatal pueden exigir la aprobación de la junta para pedir prestado, y la ley estatal varía.
• Compare el pronóstico con lo real en cada período. Cuando cierre una semana o un mes, anote lo que de verdad pasó y avance el pronóstico un período. Con el tiempo, sus cálculos mejoran.