¿Debemos solicitar las tarifas postales para organizaciones sin fines de lucro?

Esta guía es para organizaciones benéficas pequeñas que envían por correo cartas de solicitud, boletines o invitaciones a eventos y se preguntan si pueden pagar menos franqueo. El Servicio Postal de EE. UU. (USPS) ofrece precios más bajos de Nonprofit USPS Marketing Mail (correo de marketing para organizaciones sin fines de lucro) a las organizaciones que autoriza. Solicitarlos implica un formulario y algunos documentos, y usar esos precios trae tarifas, tamaños mínimos de envío y reglas sobre el contenido. Al terminar, sabrá si es probable que califique, cómo solicitarlo y si vale la pena para la cantidad que envía.

Esta guía se basa en la Publicación 417 del USPS y en la lista de precios actual del USPS. Si algo no está claro, pregunte al personal de correo comercial de su oficina de correos; las reglas y los precios del USPS cambian.

Quién califica

La Publicación 417 dice que pueden solicitarlo las organizaciones sin fines de lucro "organizadas y operadas" para uno de ocho fines principales: religioso, educativo, científico, filantrópico (benéfico), agrícola, laboral, de veteranos o fraternal. Ciertos comités políticos y funcionarios de registro de votantes también pueden solicitarlo.

Ser una organización sin fines de lucro no basta por sí solo. La Publicación 417 enumera organizaciones que no califican "aunque estén organizadas sin fines de lucro", entre ellas asociaciones empresariales, cámaras de comercio, clubes automovilísticos y asociaciones cívicas y de mejora vecinal. Los organismos de gobierno estatales, de condado y municipales en general tampoco califican, con algunas excepciones como los distritos escolares.

La mayoría de las organizaciones benéficas 501(c)(3) encajan en las categorías religiosa, educativa, científica o filantrópica, pero el USPS decide por su cuenta, según sus documentos.

Lo que necesitará para solicitarlo

Un funcionario responsable presenta el PS Form 3624, Application to Mail at Nonprofit USPS Marketing Mail Prices (solicitud para enviar correo a precios de Nonprofit USPS Marketing Mail), en la oficina de correos desde la que piensa enviar. La Publicación 417 pide adjuntar:

• Prueba de que es una organización sin fines de lucro, como su carta de determinación del IRS. Se puede usar en su lugar un estado financiero de un auditor independiente, pero "las declaraciones de los directivos de la organización solicitante, los estados financieros internos u otros documentos internos no son suficientes".
• Documentos de constitución, como sus artículos de incorporación, que describan su fin principal.
• Tantos documentos sobre su funcionamiento como pueda: una lista de sus actividades de los últimos 12 meses, un estado financiero del último año fiscal con su presupuesto actual, y materiales como boletines, actas, folletos e informes anuales.

Pida una copia de su solicitud con sello de fecha. Si se la niegan, la Publicación 417 dice que puede apelar por escrito dentro de 15 días.

Envíos mientras espera

Mientras la solicitud está pendiente, paga los precios normales. La Publicación 417 dice que no hay reembolsos para el correo enviado como First-Class. Para recibir el reembolso de la diferencia del correo enviado a precios normales de USPS Marketing Mail, debe acordar con el jefe de la oficina de correos enviar con un sistema de depósito mientras espera. Si lo aprueban, puede recuperar la diferencia de los envíos desde la fecha de vigencia, que es la fecha en que presentó la solicitud o la fecha en que cumplió los requisitos por primera vez, la que sea posterior.

Las tarifas y los mínimos

• Tamaño mínimo del envío. Los precios para organizaciones sin fines de lucro son para envíos preclasificados de "al menos 200 piezas con dirección o 50 libras de piezas con dirección".
• Una tarifa anual de envío. La lista de precios del USPS (Notice 123, vigente desde el 4 de octubre de 2026) indica una tarifa anual de envío de $390 por período de 12 meses para USPS Marketing Mail.
• Una tarifa de permiso de franqueo impreso (permit imprint) si paga el franqueo con un permiso impreso en lugar de estampillas o máquina franqueadora: la misma lista de precios indica una tarifa de solicitud de $390.
• Úselo o lo pierde. La Publicación 417 dice que debe hacer al menos un envío a precios para organizaciones sin fines de lucro cada 2 años, o la autorización "se revocará automáticamente por falta de uso".

Compare los precios actuales para organizaciones sin fines de lucro y los normales para su tipo de pieza en el Notice 123. Los precios cambian, así que revíselos cuando planifique un envío.

Las reglas sobre el contenido

Los precios para organizaciones sin fines de lucro tienen límites sobre lo que envía:

• Solo su propio correo. La Publicación 417 dice que nunca se usen estos precios "para enviar material en nombre de, o producido para, una organización o persona no autorizada".
• Nada de envíos cooperativos con empresas. No puede compartir el costo, el riesgo o el beneficio de un envío con una organización no autorizada, como una empresa que le paga el franqueo a cambio de promocionarse. Hay una excepción limitada para cierto correo de recaudación de fondos.
• Límites a la publicidad. El Domestic Mail Manual (manual de correo nacional, sección 703.1.6.4) dice que las tarifas para organizaciones sin fines de lucro no se pueden usar para correo que anuncie una tarjeta de crédito, débito o cargo ofrecida por medio de una organización que no esté autorizada, y que solo permite anuncios de seguros, viajes u otros productos y servicios si se cumplen condiciones estrictas, como que el producto esté sustancialmente relacionado con su propósito. El capítulo 6 de la Publicación 417 explica las pruebas en detalle.
• Las empresas de envíos pueden ayudar. La Publicación 417 da el ejemplo de una organización que contrata a un agente comercial de envíos por una tarifa fija para imprimir y enviar su boletín a precios para organizaciones sin fines de lucro, usando el permiso del agente, con el nombre y la dirección de remitente de la organización en el sobre.

¿Vale la pena?

• Probablemente sí si hace al menos algunos envíos al año de 200 piezas o más, como un boletín impreso, una campaña de fin de año o una invitación a un evento.
• Tal vez si envía una vez al año. Compare el ahorro de ese envío con la tarifa anual, o pregunte si una empresa de envíos puede mandarlo a precios para organizaciones sin fines de lucro con su propio permiso.
• Probablemente no si casi siempre envía pocas cartas, recibos o notas de agradecimiento. Esas suelen ir como First-Class, y los boletines por correo electrónico pueden servir mejor para las novedades habituales.

Su lista de verificación

• Verificamos que nuestro fin principal encaja en una de las ocho categorías que califican
• Tenemos lista nuestra carta de determinación del IRS, los artículos de incorporación y una lista de las actividades de los últimos 12 meses
• Presentamos el PS Form 3624 en la oficina de correos desde la que enviaremos, y guardamos una copia con sello de fecha
• Mientras esperamos, enviamos con un acuerdo de depósito si queremos el reembolso de la diferencia
• Sabemos que nuestros envíos cumplen el mínimo de 200 piezas o 50 libras
• Presupuestamos la tarifa anual de envío y cualquier tarifa de permiso
• Nuestros envíos son propios, sin acuerdos cooperativos con empresas
• Enviamos a precios para organizaciones sin fines de lucro al menos una vez cada 2 años para mantener la autorización